|
Hujjatlarni so‘ndirish
– hujjatlarda ularning ishlatilganligi
to‘g‘risida «olindi», «to‘landi» yoki «so‘ndirildi» degan shtamplarni
bosish yo‘li bilan belgi qo‘yish.
Barcha pul hujjatlari ularni qayta ishlatishning oldini olish
maqsadida tezkor tarzda so‘ndiriladi. Boshqa barcha hujjatlar ular
schotlarga yozilganidan so‘ng adashib qayta yozish yoki qandaydir
suiiste’mollarning oldini olish uchun joriy tartibda so‘ndirilishi lozim.
Agar korxonada hisobning avtomatlashtirilgan shakli qo‘llanilsa,
hujjatlarni buxgalteriyada ishlash hisob nomenklaturalarini (buxgal-
teriyada) tegishli xos raqam (kod) bilan belgilash va hujjatlarni
pachkalarga komplektlashdan iborat bo‘ladi.
7.4. Hujjatlar aylanishi, arxivi va saqlanishini
tashkil etish
Dastlabki hujjatlarning buxgalteriyaga o‘z vaqtida kelishini va
ketma-ketligini ta’minlash uchun korxona bosh buxgalteri hujjatlar
aylanishini belgilaydi. Hujjatlar aylanishi deb hujjatlarning tuzilgan
paytidan arxivga topshirilgungacha bo‘lgan yo‘lni bosib o‘tishiga
aytiladi. Bu yo‘lda hujjatlar quyidagi bosqichlardan o‘tadi:
1) tuzilishi (yozilishi);
2) buxgalteriyaga qabul qilinishi;
3) hujjatlarning hisob tizimida ro‘yxatga olinishi;
4) arxivga topshirilishi.
Hujjatlarning aylanish tartibi hisobni tashkil qilish, korxonaning
tuzilish hajmi va hisoblash texnikasini vositalaridan foydalanishga
bog‘liq.
Barcha dastlabki hujjatlar uchun namunaviy reja-grafik asosida
hujjatlar aylanishining reja-grafigi ko‘rinishidagi sxemasi ishlab
chiqiladi. Bunda barcha dastlabki hujjatlar, ularning tayinlanishi, nechta
nusxada tuzilishi, kim tomonidan va qaysi muddatga tuzilishi, har bir
hujjatning qayerga va qachon taqdim etilishi, taqdim etilgan hujjatlarni
kim qabul qilishi va ishlov berishi, buxgalteriyada qanday ishlar
bajarilishi hamda ularning qaysi hisob registrlarida aks ettirilishi birma-
bir ko‘rsatiladi. Hujjatlar aylanishi reja-grafigida korxonadagi har bir
tarkibiy bo‘linma bo‘yicha hisob va hisobot ishlarining bajarilish
muddatlari, hisobot ishlarining har bir turi va har bir ijrochi bo‘yicha
204
topshirilish vaqti ko‘rsatiladi. hujjatlar aylanishi reja-grafigining
namunaviy shakli 7.6-rasmda keltirilgan.
Hujjatlar aylanishining reja-grafigi balanslarni va boshqa davriy
hisobotlarni qisqa muddatda tuzish va taqdim etishni ta’minlaydi.
Reja-grafik hisob va hisobot sohasidagi ishlar intizomini
mustahkamlab, korxonalarda hisob va nazoratning sifatini oshiradi.
Mazkur korxona uchun ishlab chiqilgan hujjatlar aylanishining
reja-grafigi korxona rahbari tomonidan tasdiqlanadi va korxonadagi
barcha moddiy javobgar shaxslar, hisob xodimlari va mansabdor
shaxslarga yetkaziladi.
Hujjatlar aylanishini belgilovchi hujjatlar va ma’lumotnomalar
hajmi korxonada qabul qilinadigan boshqaruv qarorlariga ham ta’sir
ko‘rsatadi.
Buxgalteriya hujjatlarini saqlash buxgalteriya hisobini yo‘lga
qo‘yishda muhim ahamiyatga ega. Hujjatlarni saqlashning oqilona tizimi
nafaqat qonunchilikda belgilangan muddatlar davomida hujjatlarning
butunligi va saqlanishini, balki istalgan vaqtda ulardan har xil ma’lumot
sifatida foydalanish imkoniyatini ham ta’minlaydi.
Dastlabki hujjatlar, hisob registrlari va buxgalteriya hisobotlari
arxivga topshirilishi shart, bungacha ular maxsus xonalarda yoki
qulflanadigan shkaflarda saqlanishi lozim. Qat’iy hisobot blankalari
shkaflarda yoki ularning saqlanishini ta’minlaydigan maxsus xonalarda
saqlanishi kerak.
Joriy oydagi qo‘lda ishlov berilgan, ma’lum bir hisob registriga
tegishli dastlabki hujjatlar xronologik (ketma-ket) tartibda jamlanadi va
hujjatlar jild ko‘rinishida tikiladi.
Hujjatlarni ularning tavsifi va tayinlanishi bo‘yicha jildlarda
joylashtirish quyidagi belgilar bo‘yicha amalga oshiriladi:
—
predmetli belgisi bo‘yicha (masalan, kassa hujjatlari, hisob-
kitob hujjatlari va h.k.);
—
korrespondentlik belgisi bo‘yicha (mazkur hujjatlar tegishli
bo‘lgan tashkilotlar bo‘yicha);
—
xronologik belgisi bo‘yicha (oylar, oylar ichida esa kunlar
bo‘yicha);
—
hujjatlarning raqamlari bo‘yicha.
Masalan, kassa orderlari, avans hisobotlari va bank ko‘chirmalari
ilova qilingan hujjatlari bilan birga xronologik tartibda jamlanadi va
muqovalanadi.
Arxivni tashkil etish, dastlabki hujjatlar, hisob registrlari va
205
hisobotlarni arxivda saqlash muddatlari O‘zbekiston Respublikasining
«Arxivlar to‘g‘risida»gi qonuni va boshqa tegishli qonunosti hujjatlarida
belgilangan. Arxivda hujjatlar jildlari ma’lum tartibda – alfavit bo‘yicha
va h.k. tartibda joylashtiriladi.
Hujjatlar qulflanadigan xonalarda maxsus shkaflar yoki seyflarda
saqlanishi lozim.
Hujjatlar arxivga berilishi oldidan ma’lum registrlar bo‘yicha
jamlanadi va arxiv uchun ma’lumotnoma tuziladi. Bu ma’lumotnomada
quyidagilar ko‘rsatiladi:
—
mazkur dastlabki hujjatlar tegishli bo‘lgan hisob registrlarining
nomi;
—
hujjatlar jamlangan davr boshlangan va tugallangan sana;
—
jamlangan hujjatlarning ro‘yxati;
—
hujjatlarni jamlash va arxivga topshirish sanasi;
—
mas’ul shaxslar imzosi.
Masalan, barcha dastlabki hujjatlar korxonada kamida 5 yil
saqlanadi. Choraklik hisobotlar, inventar kartochkalar, asosiy vositalarni
hisobga olish daftari (ular tugatilganidan so‘ng), pul mablag‘lari va
tovar-moddiy qiymatliklarni olish uchun ishonchnomalar (buzilganlari
ham), kafolat xatlari, inventar ro‘yxatlar, dalolatnomalar, taqqoslash
vedomostlari (munozarali masalalar yoki sudlov ishlari yuzaga
kelganida) 3 yil saqlanadi. Yillik buxgalteriya hisobotlari va ularga
tushuntirishlar, bosh daftar 10 yil saqlanadi. Eng uzoq muddatga
saqalanadigan hujjatlarga xodimlarning shaxsiy hisobvaraqalari kiradi.
Ular 75 yil saqlanishi lozim.
Tezkor boshqaruv bilan bog‘liq hujjatlar (imzolar namunasi
tushirilgan kartochkalar, ichki hisobotlar)ni saqlash muddati zaruratga
qarab belgilanadi.
Arxivdan hujjatlarni berish xo‘jalik yurituvchi
subyekt rahbarining ruxsati bilan amalga oshiriladi.
Dastlabki hujjatlar, hisob registrlari va balanslarni korxona
arxividan olib ketish faqat O‘zbekiston Respublikasi Jinoyat Kodeksiga
muvofiq dastlabki tekshiruv, prokuratura, sud va soliq organlarining
qaroriga muvofiq amalga oshiriladi.
Buxgalteriya hujjatlarini olish tartibi 7.7-rasmda keltirilgan.
Hujjatlarni olish korxonaning mansabdor shaxslari ishtirokida
amalga oshiriladi. Hujjatlarni olish uchun farmoyish bergan organ vakili
olingan hujjatlarning ro‘yxatini tuzishi va bu haqda bayonnoma
rasmiylashtirishi lozim. Bayonnomaning 1 nusxasi hujjatlar olingan
korxonaning xodimiga imzolangan holda topshiriladi.
206
«Buxgalteriya hisobida hujjatlar va hujjatlar aylanishi to‘g‘risidagi Nizom»
ga
№3-ilova
Do'stlaringiz bilan baham: |
