Is a publishing professional with more than twenty years of

SCheDULe 
At this point, your tasks have been captured, defined, and priori-
tized. You have expended a lot of effort in getting this far in the 
process, despite the fact that none of your tasks have been com-
pleted. There is one more step in managing your tasks that greatly 
increases the likelihood of their completion: scheduling. 
You must assign a place in your schedule for each of your tasks. 
This  scheduling  is  a  commitment  to  yourself  and  to  others,  by 
showing that you have a plan for each task and have allotted time 
G E T   O R G A N I z E D

---

T I M E   M A N AG E M E N T
78
in which to complete the plan. A to-do list by itself does not accom-
plish this, and makes your tasks easier to ignore. There are many 
daily planners suitable for scheduling. When choosing a planner, 
portability, capacity or space, and editability are important quali-
ties to keep in mind. Because you should use a single planner to 
schedule all of your duties, it must be convenient to keep with you 
and transport between locations. You will also want to be thorough 
in describing each task, so you will need room to write and make 
notes. And, because the meeting you were planning to prepare for 
has been postponed for a week, you will need to reschedule the 
preparation task in your planner with a minimum of effort. 
Start with your regular and repeating responsibilities. The meet-
ings you attend every week, the checkups with your reports and your 
boss, any recurring event should be scheduled (if it’s not already). It 
will be possible to cancel or reschedule a meeting if necessary, but 
laying them out should prevent most major conflicts. You may not 
have assigned a high priority score to some of your meetings, feel-
ing that little is accomplished in a particular get-together. However, 
if you are expected to attend, then it should go into the schedule.
Next, take your highest priority tasks, those you’ve objectively 
determined are most important (the “As” and “Bs”), and schedule 
each one, assigning a fixed slot with beginning and ending times. 
If you have been thorough in the definition stage, and conscien-
tious  in  the  prioritizing  stage,  it  should  be  possible  to  schedule 
most steps in the largest of projects. If you rely on project manage-
ment software for scheduling of complex projects, then your per-
sonal planner should at least reflect your time commitments, even 
if the particular task is not specified. It’s important to know that 
certain time slots will not be available for other tasks. 
You may be alarmed at this point if your planner is beginning 
to fill up and you still have many tasks to schedule. You may take 
comfort in the fact that your tasks are prioritized—it should prepare 
you for the reality that you have more to do than time permits. It will 
be difficult for some individuals to realize that they simply cannot 
accomplish everything they’re expected to do. The rational among 

---

79
us will not be surprised, however, but will continue to schedule tasks 
in the time slots remaining, and when the schedule is full, stop. 
Cramming,  by  the  way,  is  not  allowed.  During  the  definition 
stage, you determined how much time is required to complete each 
task. If you attempt to cram a two-hour task into a one-hour time slot 
on your schedule, you will not be able to complete it and will end up 
rushing the task, cutting corners and quality. You must decide, even 
before starting, that it needs to be rescheduled to a time when you 
can dedicate the necessary hours to its completion. 
You will find leftover tasks because your schedule is full. Despite 
their being low priority tasks—if you didn’t fill up your schedule only 
with  highest  priority  tasks—you  still  need  to  manage  them.  Some 
should be discussed with your boss if they are part of your assigned 
duties (bring along your planner for this discussion). Others should 
be  negotiated  with  the  appropriate  stakeholders—family,  friends, 
committee  members.  Having  your  planner  during  the  negotiations 
and permitting others to see your schedule is worth a few credibility 
points. Ideally, you will be able to shift responsibility for a low prior-
ity task to someone else; if not, move the due date to a time you can 
accommodate, or reduce your involvement to a manageable level.
You may wish to make your schedule available to others, certainly 
anyone having responsibility to schedule your time. Technology is on 
your side if you’ve chosen a planner that can easily synchronize with 
a resource accessible to others.