Is a publishing professional with more than twenty years of

priOriTiZe
Prioritizing  is  an  important  part  of  the  organization  and  control 
process. Priorities are those activities that influence your ability to 
G E T   O R G A N I z E D

---

T I M E   M A N AG E M E N T
76
reach your goals, so it’s necessary to define your goals before you 
can determine your priorities. Defining your goals will force you to 
think long term and consider life objectives involving family and 
friends, community, and self-improvement, as well as work goals. 
Because you don’t have enough time to complete all of your 
tasks, prioritizing is essential. Large tasks will require more time 
to complete, but that does not necessarily mean they should receive 
priority,  or  be  scheduled  in  your  “prime  time.”  Small  tasks  can 
and should be completed quickly, but they should be prioritized 
using the same rules as the large tasks. 
What  rules?  This  is  the  point  where  you  should  look  dispas-
sionately at your list of tasks and decide what is most important, 
which require your attention, and which can be put off. You may be 
inclined to put out fires first (the urgent tasks), particularly at work, 
but depending on their importance, some can be left to burn out by 
themselves. Figure 8.1, a grid made popular by Stephen Covey, may 
be helpful in forcing you to ask two questions about each task:
Figure 8.1
Ken  Blanchard,  in  his  book, 
The  On-Time,  On-Target  Man-
ager: How a “Last-Minute Manager” Conquered Procrastination 
developed a variation of this grid, shown in Figure 8.2.
IMPORTANT
URGENT
(A) 
IMPORTANT
NOT URGENT
(B) 
NOT IMPORTANT
URGENT
(C) 
NOT IMPORTANT
NOT URGENT
(D) 

---

77
Figure 8.2
Either of these grids offers an excuseless means of qualifying 
the nature of a task. You may wish to assign a rating to your tasks; 
pick a range that’s convenient to work with, if you decide to do 
this. If you use “1” through “10,” you can be more precise, but it 
may not be worth the extra effort in distinguishing between a “6” 
or a “7” when a simple “A,” “B,” “C,” or “D” will suffice. You’ll 
still end up with a lot of tasks with the highest value in your range, 
but it’s likely that you’ll simply discard some as well. You will also 
find that as you weigh the importance of a task, rereading some 
old magazine articles, for example, you will change that task to a 
more practical one, such as “discard old magazines.”