Is a publishing professional with more than twenty years of

DeLegaTing, SWapping, anD LeTTing gO
Once you determine that someone else should be doing a job you’re 
now performing, you have three options for getting someone else 
to do it.
1. Delegating
A  lot  of  folks  are  fortunate  enough  to  have  someone  else  to 
answer the phone for them, thus absorbing the interruptions and, of 
course, screening callers. Some folks have other folks to open and 
sort their mail for them, too, and make the coffee, and fill out all 
those stupid forms and a lot of other less-than-glamorous tasks.

---

187
Time  management  books  always  suggest  that  we  save  time 
by delegating such jobs to others. (Note that this doesn’t actu-
ally “save” any time. It simply shifts the time from one person 
to another.)
Unfortunately, this option is open only to bosses. If you have 
no one to boss, you have to answer your own phone and open your 
own  mail.  This  time  management  book  is  for  you,  too,  so  let’s 
explore two other options.
2. Swapping
One program assistant loves to file and fill out forms but dreads 
answering the telephone. (I believe that phonephobia is much more 
prevalent in the workplace than any of us would like to admit.)
Another program assistant, working in the same office, hates 
the paperwork but loves answering the phone.
Not surprisingly, the first assistant doesn’t do a very good job 
with  callers,  while  the  second  is  invariably  courteous,  cheerful, 
and helpful.
Neither assistant has the authority to delegate work to the other. 
But they might be able to arrange a trade, with their supervisor’s 
approval, of course.
3. Letting Go
Some folks don’t let anyone else open their mail or answer their 
telephone because they won’t, rather than because they can’t.
This  may  stem  from  a  lack  of  trust  in  the  subordinate,  of 
course—a bad situation for a variety of reasons, but the inability 
to let go may not have anything to do with anybody else. Some 
folks just have a terrible time delegating. Even if they do assign a 
task to someone else, they find themselves “supervising” so much, 
J U S T   D O N ’ T   D O   I T !

---

T I M E   M A N AG E M E N T
188
they wind up spending as much or more time on it—and alienating 
the coworker in the process.
When you hand a job off to someone else, don’t tie a string to it. 
Make sure your coworkers know what they’re supposed to accom-
plish, and then let them accomplish it their way. If they don’t get 
the desired results in the allotted time, work on these specific out-
comes. But keep your hands off the work in progress.
That way you really save the time, and your coworker doesn’t 
have to put up with your fussing.