Is a publishing professional with more than twenty years of

TaSK aLLOCaTiOn
The next stage is allocating the steps of the project to individuals 
in the project team. This often requires a global view; the manager 
needs to be aware of outside demands on team members, and most 
importantly, to take advantage of individual strengths and build 
skills within the team for future projects. Tasks can be modified 
to fit the experience of individuals, and grouped if they have com-
mon  requirements.  Task  allocation  is  an  opportunity  to  develop 
the team as a collection of individuals. 
Time management is task management, whether for a project or 
for your own individual tasks. By thoroughly understanding a task, 
you can allocate the appropriate resources and schedule it accurately. 
If you are working with your own personal set of skills, you should 
be realistic in understanding how to take advantage of your strengths 
and accommodate your weaknesses to accomplish your goals.
Time eSTimaTing
We’ve already seen how by breaking down a project into manage-
able steps, it’s possible to assign them a schedule. Then, by putting 
together the steps into the longest path, you can get a good idea of 
the total time the project will require. There are lots of assump-
tions to be made and time estimating can be a scary process. It’s 
important to keep records of how long individual activities take so 
you can use this experience in future projects. 
If you don’t have the results of previous projects to use in esti-
mating the current one, then you’re left with trying to guess time 
requirements  as  accurately  as  possible.  It’s  tempting  to  be  opti-
mistic,  ignoring  potential  or  unknown  problems,  and  assuming 
things will go smoothly. Problems have been known to occur in 
the best planned project, so it’s wise to build in some slack so it 
doesn’t blow your schedule out of the water. Your superiors may 
encourage you to deliver faster, and there may be honest business 

---

171
reasons to do so, but resist the pressure to compromise quality or 
give unrealistic promises.
These principles apply equally to planning individual tasks. To 
successfully work your way through the day’s to-do list, you need 
to know how much time each task will require, and be realistic in 
establishing your schedule. No matter how urgent they may be, or 
strong your desire to cross them off your list, you will not com-
plete five three-hour tasks in an eight-hour day.