Is a publishing professional with more than twenty years of

a FeW CaUTiOnS aBOUT inSTanT WriTing
We’ve  come  a  long  way  from  the  days  of  communicating  with 
letters chiseled on stone tablets or scrawled with sticks in the dirt. 
Today’s preferred method, e-mail, offers so many advantages and 
is so firmly entrenched in business culture that it’s impossible to 
conduct business without it. But in view of the suggestions for good 
business writing we just discussed, it’s worth noting several char-
acteristics about e-mail that counter these writing techniques.
E-mail liabilities include:
•  Because you can send it so fast, you can send it too fast (and 
wish you hadn’t).
The need for speed, enabled by the e-mail medium, encourages 
us to write without considering a message’s effect—on the recipi-
ent, on others who receive a copy, or on others unknown to you 
who may be copied now or at a later time. It’s worthwhile to take 
a moment to think about a message’s tone—ask a colleague if the 
topic warrants it—before firing off that reply.
•  A “private” e-mail message is not private.
Paper has a way of falling into the wrong hands sometimes, 
too. The problem here is that e-mail creates the illusion of privacy. 
But the e-mail system is a business resource, and all the messages 
sent are the property of the business. Think about all those e-mails 

---

129
that turn up at trials. E-mails also can easily be sent to the wrong 
people.  The  stories  of  e-mails  inadvertently  sent  to  unintended 
recipients—hitting  “reply  all”  instead  of  “reply”  is  the  classic 
method—are legendary and quite amusing as long as they’re not 
about you. Don’t e-mail it if you don’t want the world to read it. If 
you anticipate that you may need to save an e-mail before finishing 
it, address it to yourself in case it’s inadvertently sent.
•  E-mail messages are forever.
You can’t take it back. You may be able to erase your copy, but it 
most certainly will remain on the company’s server—indefinitely. 
•  The  delivery  system  doesn’t  diminish  the  importance  of  the 
quality of the message.
You still need to think, organize, write, revise, and make sure 
the tone is appropriate for your message and your audience. We 
haven’t invented the technology to do the creating for us.
•  The sheer volume of e-mail.
The average worker receives more than fifty e-mails every day. 
Many of us receive substantially more, and it’s time consuming 
just to review them all. Set up filters in your e-mail client to orga-
nize  and  separate  what’s  important  from  the  personal  mail  that 
can wait. Then, instead of dealing with one inbox containing all 
your  e-mails,  you  can  select  smaller  folders  based  on  priorities 
you’ve established.
You must discipline your use of e-mail or risk getting caught up 
in a time-gobbling, mind-numbing round of point-counterpoint dia-
logue. You may need to establish e-mail–free zones in your day, or 
to set regular periods when you will read and reply to your e-mails.
E-mail is a tool—and nothing more. Select it when it’s the best 
method  of  communication  in  a  given  situation.  There’ll  still  be 
room for the confidential written memo, the formal business let-
ter,  the  telephone  call,  and  for  the  announcement  tacked  on  the 
bulletin board.
C O M M U N I C AT I O N S

---

---

131