Is a publishing professional with more than twenty years of

3. Get Off to a Flying Start
Formal outlines are a waste of time unless the outline is going 
to become part of the document, or if that’s how you happen to 
think best. Otherwise, if you need to organize your thoughts before 
you write, create a mind map. Identify your subject and write it in 
the center of a sheet of paper. Put down the major points you want 
to make, and connect them to the subject by lines. Attach remind-
ers about data, anecdotes, and examples you’ll want to use to the 
appropriate major points with other lines. Number the points in 
the order you want them to appear.
If you prefer, you can use information management software 
for this purpose. Some of it works in exactly the same way as the 
paper  method,  by  letting  us  visualize  what  we  wish  to  commu-
nicate.  Use  the  method  that’s  most  convenient  and  natural—the 
electronic  format  is  handy  because  it  captures  thoughts  so  they 
can be used for the next step. It is also helpful, in the hands of an 
accomplished user, to capture the ideas of a group of people dur-
ing a brainstorming session, and to share those ideas with others.
Using an outline or a mind map, you now have captured and 
roughly organized all the ideas you need to include. If you need 
more information, you’ll discover that now (rather than halfway 
through the project). When you’re ready to go, you’ll know exactly 
where you’re going.
Now engage in a little flash keyboarding. Just let the words fly, 
without worrying about punctuation, spelling, or sentence struc-
ture. The important point is to capture the essence of each idea 
and the flow between ideas.
You’ll need to go back and edit, of course, but the time it takes to 
key a rough (very rough) draft and then edit it will be less—possibly 
much  less—than  you  would  have  taken  pushing  your  way  along, 
word by tortured word, trying to create perfection as you go.
C O M M U N I C AT I O N S

---

T I M E   M A N AG E M E N T
126