Fundamentals of Management, 8th ed

Open systems

are systems that interact with their environment, whereas

closed systems

do not interact with their environment. Although organizations are

open systems, some make the mistake of ignoring their environment and behaving as

though it is not important.

The systems perspective also stresses the importance of

subsystems

—systems within a

broader system. For example, the marketing, production, and finance functions within

Mattel are systems in their own right but are also subsystems within the overall organiza-

tion. Because they are interdependent, a change in one subsystem can affect other subsys-

tems as well. If the production department at Mattel lowers the quality of the toys being

made (by buying lower-quality materials, for example), the effects are felt in finance

(improved cash flow in the short run owing to lower costs) and marketing (decreased

sales in the long run because of customer dissatisfaction). Managers must therefore

remember that although organizational subsystems can be managed with some degree of

autonomy, their interdependence should not be overlooked. For instance, recent research

has underscored the interdependence of strategy and operations in businesses.

41

Synergy

suggests that organizational units (or subsystems) may often be more suc-

cessful working together than working alone. The Walt Disney Company, for example,

benefits greatly from synergy. The company’s movies, theme parks, television programs,

and merchandise-licensing programs all benefit one another. Children who enjoy Disney

movies such as Monsters University and Frozen want to go to Disney World to see the

attractions and shows based on the movies and their favorite characters; and when they

shop at Target, they see and want to buy stuffed toys and action figures of the same

characters. Music from the films generates additional revenues for the firm, as do com-

puter games and other licensing arrangements for lunchboxes, clothing, and so forth.

Synergy was also the major objective of Procter & Gamble’s acquisition of Gillette; the

firm decided it could use its own retailing presence and international distribution net-

works to substantially increase Gillette’s sales. And Gillette’s products are natural com-

plements to P&G’s existing line of grooming products.

42

Synergy is an important concept

for managers because it emphasizes the importance of working together in a cooperative

and coordinated fashion.

43

Finally,

entropy

is a normal process that leads to system decline. When an organiza-

tion does not monitor feedback from its environment and make appropriate adjust-

ments, it may fail. For example, witness the problems and eventual demise of

Studebaker (an automobile manufacturer) and Circuit City (a major retailer). Each of

these organizations went bankrupt because it failed to revitalize itself and keep pace

with changes in its environment. A primary objective of management, from a systems

perspective, is to continually reenergize the organization to avoid entropy.