Основные разновидности деловых писем

6.1.5.Извещение 
Письмо-извещение
-- служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях 
(совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.). 
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреж-
дений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых ме-
роприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сооб-

---

Делопроизводство: Учебное пособие / Авт.-сост. Кузнецов И.Н. М., - 2009. - 616 с.
щать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно при-
глашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспо-
могательную информацию. 
Письмо-извещение может иметь приложения, которые содержат карту участника, ан-
кету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы. 
Письмо-извещение близко письму-приглашению. Как правило, различие между ними 
заключается в том, что в письме-приглашении ключевой фразой является "Приглашаем 
Вас...", а письма-извещения обычно начинаются указанием даты, времени, места проведения 
мероприятия: "15 ноября 2008 г. в 15:00 в конференц-зале академии состоится..." или "Сооб-
щаем, что 11 октября 2008 г. в 10:00 состоится заседание...". Нельзя исключить возможность 
соединения в одном письме извещения и приглашения. 
Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит "Адресат" 
оформляется обобщенно или не оформляется вообще. 
Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем ру-
ководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия. Письма-извещения мо-
гут подписываться и несколькими руководителями одной организации или разных организа-
ций, если проводится совместное мероприятие. 
Для писем-извещений организации могут использовать унифицированные формы с 
трафаретным текстом.