Har bir Access-shaklni ekranda quyidagi holatlarda aks ettirish mumkin:
konstruktor holatida;
shakl holatida;
jadval holatida.
Ko‘rsatilgan holatlarni o‘zgartirish Вид menyusi buyruqlari yordamida yoki uskunalar panelidagi holatlar nomlari ro‘yxatini ochuvchi Вид tugmasi yordamida amalga oshiriladi.
Konstruktorholati. Shakllarning konstruktor holati Вид menyusining Конструктор buyrug‘i yordamida o‘rnatiladi va shakllarni loyihalash uchun mo‘ljallangan.
Shakl holati.Вид menyusining Режим формы buyrug‘i shakllarning ishchi ko‘rinishini o‘rnatadi. Bu holatda foydalanuvchi shakl yaratilgan jadvalda qo‘shish, o‘chirish, yangilash va ma’lumotlarni aks ettirish ishlarini bajarishi mumkin. Ma’lumotlar yozuvlar bo‘yicha (faqat bitta yozuv ma’lumotlari ko‘rinadi) yoki jadval ko‘rinishida (ekranda bir nechta yozub paydo bo‘ladi) aks ettiriladi. Yozuvlar bo‘uich tasvirlashni ma’lumotlarni qo‘shish va o‘zgartirish uchun ishlatish tavsiya etiladi.
Jadval holati. Shakllarni jadval holatida tasvirlash Вид menyusining Режим таблицы buyrug‘i yordamida analga oshiriladi. Bu holatda foydalanuvchi bir paytda bir nechta boshqaruv elementlarisiz formatlanmagan yozuvlarni ko‘rishi mumkin. Jadval holatida tasvirlangan shakl har doim ham shakl uchun asos bo‘lgan jadval bilan bir xil bo‘lmaydi. Maydonlarning shaklda va joriy jadvalda joylashish tartibi farq qilishi mumkin.
Shakldagi yozuvlarni ko‘rish shakl oynasining pastki qismida joylashgan strelkali tugmalar hamda [PageUp] va [PageDown] tugmalari yordamida amalga oshiriladi. Aktivlashtirilgan maydon tashkil qiluvchilari belgilanadi. Shakl maydonlarini tashkil etuvchilarini almashtirish mumkin bo‘lgan tahrirlash holati [F2] tugmasini bosish yordamida o‘rnatiladi. Maydon tashkil etuvchilari o‘zgartirilganda shakl oynasining belgilash ustunida qalam tasviri paydo bo‘ladi.
Shaklga yangi yozuvlar kiritish mumkin. Buning uchun Записи menyusining Ввод данных buyrug‘i mo‘ljallangan. Uni ishga tushirganda yangi ma’lumotlar bilan to‘ldirish mumkin bo‘lgan bo‘sh yozuv paydo bo‘ladi. Shakldan yozuvlarni o‘chirish [Delete] tugmasi yordamida amalga oshiriladi. O‘chiriladigan yozuv belgilanishi hart. Buning uchun belgilash ustunida sichqonni bosish etarli. Yozuvlarni belgilash ustunidan tashqarida sichqonni bosish bilan bekor qilinadi. Belgilangan yozuvlar Правка menyusining Вырезать и Копировать buyrug‘i yordamida almashish buferiga olib qo‘yilishi mumkin. Shakllarda izlash va almashtirish amallarini bajarish mumkin.