Ma’lumotlar bazasi jadvallarida saqlanayotgan mavjud ma’lumotlardan effektiv foydalanish uchun kerakli axborotlarni izlashning oddiy va qulay vositalariga ega bo‘lishi zarur. Jadval katta sonli yozuvlardan iborat bo‘lishi mumkin. Yaxshi MBBT (Ma’lumotlar Bazasini Boshqarish Tizimlari) esa ular orasidan keraklisini tez va oson topish, hamda ajratib olish imkonini berishi kerak. Shu nuqtai nazardan, Access bu amallarni bajarishda foydalanuvchiga maksimal qulayliklar yaratadi va katta hajmdagi ma’lumotlarni effektiv qayta ishlash imkonini beradi.
5.3.1 Jadvaldagi ma’lumotlarni tartiblash
Ma’lumotlarni tartiblash asosan kerakli ma’lumotlarni topish qulay bo‘lishi uchun ishlatiladi. Ekranda tartiblangan qator ko‘rinishidagi ma’lumotlar aks ettirilganda kerakli qatorni topish juda oson bo‘ladi. Jadval kattaliklar alfavit bo‘yicha, sana bo‘yicha, sonlardan iborat ustunlar qiymatlarining oshishi yoki kamayishi bo‘yicha tartiblangan bo‘lishi mumkin. Ammo, bazi hollarda qatorlarni har xil belgilar (jadval ystunlaridagi) bo‘yicha tartiblashni xohlab qolamiz. Ideal holatlarda bu ish osongina bajarilishi mumkin. Access ham bu ishlarni shunday bajarish imkonini beradi. Jadvallar Таблицы holatida ochilganda ular kalit maydon qiymati bo‘yicha tartiblanadi. Agar jadval uchun kalit maydon aniqlanmagan bo‘lsa, u holda yozuvlar jadvalga kiritilgan tartibda chiqariladi. Agar yozuvni boshqa maydon qiymati bo‘yicha tartiblash lozim bo‘lsa, u holda kursorni mos ustunning ixtiyoriy qatoriga qo‘yib uskunalar panelidagi Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) yoki Сортировка по убыванию (Sort Descending) tugmachalaridan birini bosish kerak bo‘ladi.
Bu amallarni bajarishning boshqa usuli quyidagicha: kerakli ustunning ixtiyoriy qatorida sichqonning o‘ng tugmasi bosiladi va kontekst menyudan mos buyruq tanlanadi.
Shunday qilib, yozuvni jadvalning ixtiyoriy ustuni bo‘yicha saralash mumkin. Cheklashlar saralash mumkin bo‘lmagan ma’lumotlar turlarigagina tegishlidar: MEMO turidagi maydonlar qiymatlari, gipermurojatlar va OLE ob’ektlari bo‘yicha tartiblartirish mumkin emas.
Saralashni to‘g‘ri qo‘llash uchun quyidagi bir nechta oddiy qoidalarni bilish zarur.
O‘sish tartibi bo‘yicha saralashda bo‘sh maydonlarga ega (bo‘sh qiymatli) yozuvlar ro‘yxatda birinchi ko‘rsatiladi.
Matn maydonida joylashgan sonlar son qiymatlar sifatida emas, balki belgilar qatori ko‘rinishida tartiblanadi. Agar ularni sonli tartibda saralash zarurati tug‘ilsa, u holda barcha matn qatorlar bir xil sonli uzunlikka ega bo‘lishi kerak. Agar qatordagi belgilar soni kam bo‘lsa, avvalo ularga qiymatga ega bo‘lmagan nollar qo‘yiladi.
Jadvallar saqlanganda ularning saralash tartibi ham saqlanadi.
Saralash tartibi ma’lumotlar bazasini yaratishdagi Параметры (Options) muloqat oynasida aniqlangan tilning sozlanishiga bog‘liq bo‘ladi. Bu sozlashni o‘zgartirish uchun Сервис (Tools) menyusida Параметры (Options) buyrug‘i tanlanadi, Общие (General) qo‘yilmasi ochilib Порядок сортировки базы данных (New database sort order) maydonida kerakli til tanlanadi.
Agar oldindan kerakli maydonga indeks yaratilgan bo‘lsa, saralash jarayoni sezilarli tezlashadi.
Agar, siz jadvaldagi yozuvlarni saralash tartibini o‘zgartirib, so‘ngra uni yopmoqchi bo‘lsangiz, u holda Access хотите ли вы сохранить изменения макета, deb so‘raydi. Agar siz Да (Yes) deb javob bersangiz, u holda yangi saralash tartibi saqlanadi va jadval keyingi marta ochilganda shu tartibda aks ettiriladi. Saralashning avvalgi tartibiga (kalit maydon qiymati bo‘yicha) qaytish uchun Записи (Records) menyusining Удалить фильтр (Remove Filter/Sort) buyrug‘i bajariladi.
Agar bir nechta maydonlarning qiymatlari bo‘yicha saralash zarur bo‘lsa, u holda avvalo saralanadigan ustunlar yonma-yon va prioritetni hisobga olib siljitilishi kerak bo‘ladi. Prioritet chapdan o‘ngga o‘rnatiladi, ya’ni birinchi bo‘lib chap chekkadagi ustun qiymati bo‘yicha saralanadi. So‘ngra barcha ustunlar tanlanadi va uskunalar panelidagi Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) yoki Сортировка по убыванию (Sort Descending) tugmasi bosiladi.
