Основы теории бухгалтерского учета

По способу отражения операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы служат для отражения, как правило, одной операции: приходные и расходные ордеры, денежные чеки, товарно-транспортные накладные и др. Накопительные документы фиксируют однородные хозяйственные операции, совершенные в течении определенного периода времени, например, дневной заборный лист, в котором отражают отпуск сырья и материалов за день из склада на производство.

По месту составления различают документы внутренние и внешние. Внутренними являются документы, составляемые и используемые только на данном предприятии. Внешние документы поступают от других предприятий, организаций и учреждений. К ним относятся товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета и др.

По методу составления документы могут быть составлены вручную и с помощью компьютера. При отсутствии компьютера или редко встречающихся документов, составляются вручную. Однако, при нынешних условиях оснащенности предприятия большинство документов составляются на компьютере.

Одним из направлений рационализации учета является разработка комбинированных, сводных и накопительных документов. К средствам дальнейшего совершенствования документов относится их унификация и стандартизация.

Под унификацией документов понимается то, что все предприятия однородные операции составляют по одной и той же типовой форме. Например, с 1 января 1998 года в Республике Узбекистан покупка и реализация товарно-материальных запасов оформляются по единой форме счета-фактуры. Аналогично этому все кассовые и банковские денежные операции оформляются типовыми унифицированными документами.
Стандартизация же документов представляет собой применение единого размера и формы для однородных документов. Приведенный выше документ «счет-фактура» и ряд других может быть примером стандартизированного документа.
Все документы, предусмотренные для оформления факта хозяйственной операции, должны отвечать следующим требованиям:
1. документы должны содержать обязательные реквизиты, основными их которых является:
* наименование документа;
* порядковый номер документа;
* дата составления документа;
* наименование участников сторон, адреса, телефоны, банковские реквизиты, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
* содержание хозяйственной операции;
* Ф.И.О руководителя и главного бухгалтера;
* основание для совершения операции (например, номер и дата доверенности);
2. Документ должен быть подписан (руководителем, главным бухгалтером и лицами ответственными за совершение операций и оформления документа).
3. Документ должен быть заверен печатью предприятия.
4. Документ не должен быть составлен карандашом.
5. Все экземпляры должны быть одинаковыми.
Документы, составленные с нарушением установленных правил считаются недействительными.
Современная компьютерная технология позволяет составлять документы с высоким качеством, со всеми реквизитами и повышает оперативность их обработки и хранения.
Сроки обработки документации и качество учета зависят от документооборота. Документооборотом называется движение документов от момента его составления до хранения в архиве. Порядок, сроки и пути прохождения документов фиксируются в графике. Документооборот должен быть построен по рациональной схеме, охватывающей наименьшее число промежуточных инстанций и минимальное количество времени нахождения на каждой из них.
В условиях компьютерной технологии организация документооборота приобретает исключительно важное значение, ибо новая технология позволяет значительно ускорить документооборот в любой момент и на любом рабочем месте, оснащенное компьютерной техникой можно разыскать нужный документ.
В целях предотвращения возможных злоупотреблений, таких как, повторного использования документов ряд из документов следует погасить. Это значит, что такие документы после их оформления погашаются штампом: «Получено», «Оплачено», «Погашено» и т.п.
Одним из требований к организации бухгалтерского учета является обязательная проверка документов поступающих в бухгалтерию. Такие проверки производятся по существу, по форме и правильности арифметических расчетов. После, так называемой, таксировки документы группируются в определенном порядке.
Проверка документов по существу преследует цель выяснения совершенных хозяйственных операций с точки зрения их соответствия действующему законодательству и нормативным документам. Например, при проверке расчетов по заработной плате проверяют, прежде всего, соответствие данных расчетов законодательным документом (должностной оклад, ставки и расценки за единицу работ и т.д.).
По форме документы проверяются с целью определения правильности составления их требованиям заполнения в них всех реквизитов, четкости текста и цифр, а также наличия в них подписей лиц.
Арифметическая проверка, а также таксировка документов производится с целью определения правильности расчетов, подсчета общих итогов и денежной оценки хозяйственных операций.
Далее документы следует группировать по однородным признакам, а итоги их заносить в накопительные ведомости.
Обработка документов завершается путем записи корреспонденции счетов, которые проставляются обычно в самих документах или оформляются отдельно на бланке проводок.
Все документы после завершения обработки собираются в отдельные папки, либо подшиваются и передаются на хранение в архив предприятия для обеспечения их сохранности.
В соответствии с Законом РУз «О бухгалтерском учете» и законодательству об архивном деле, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы предприятий хранятся в течении определенных сроков в бухгалтерии предприятия, затем они либо уничтожаются, либо сдаются в государственный архив, соблюдая правила, предусмотренные в законодательстве об архивном деле.