Oliy va oʻrta maxsus ta’lim

Keluvchilar oqimini boshqarish ham muhim amiyatga ega, u hammadan avval keraksiz va ma’lum qilinmagan keluvchilardan oʻzini chetga tartishga qaratilgan. Rahbarlar ishlarni begona masalalarga chalgʻitmasdan oʻylab koʻrishlari uchun vaqtga ega boʻlishlari kerak. Agar har kanday kishi va haftaning har qanday kunida va kunning har qanday vaqtida shaxsan yoki telefon boʻyicha menejer bilan muloqat qilishga da’vogarlik qilsa, bu yoʻl qoʻyib boʻlmaydigan ortiqchalik hisoblanadi. Bu narsa sodir boʻlmasligi uchun quyidagilar tavsiya etiladi:

• 
  kotibga kelishlar muddati va sanasini oldindan muvofiqlashtirish va unga rioya qilishni topshirish;
  
• 
  kotibning yozuv stolidan oʻziga xos toʻsiq sifatida foydalanish, uni hech kim “Men Sizga nima qilishim mumkin?”, “U Sizga qoʻngʻiroq qilishi mumkinmi?” soʻrovlarini olmasdan, chetlab oʻta olmaydi;
  

192

• 
  “osoyishta soat”ni kiritish, masalan, ish kunining boshida, bu vaqtda sizni hech kim bezovta qilmasligi kerak;
  
• 
  umumiy qabul soatlarini, hamda alohida rahbarlar uchun qabulning ma’lum qabul soatlarini belgilash;
  
• 
  keluvchilarni turgan holda qabul qilish va salomlashish vaqtida kelishning ustivorligi yoki zaruriyatini belgilash.
  

Ma’lum qilinmagan keluvchilar bilan muloqat qilish usullari siz- ning etarliga vaqtga ega boʻlishingiz, keluvchi bilan qanday munosabatda ekanligingiz, uning bilan oldingi muloqotlardan qanday tajriba olgan -ligingizga bogʻliq boʻladi. hammadan avval, uning kelishining sabablari ha- qida soʻrash kerak. Javobga koʻra u bilan suhbatni oʻzingizning xodimingiz yoki boshqa boʻlimga topshiring. Agar masalaga kamroq vaqt sarflash bilan hal qilish mumkin boʻlsa, suhbatni davom ettiring yoki uchrashuv haqida kelishib oling. Ammo eng yaxshisi

• 
  qat’iy ma’lum qabul soatlariga oʻrgatishdir.
  

Qabulga tayyorgarlik koʻrish uchun quyidagilar zarur:

• 
  keluvchidan kelishning maqsadini aniqlash;
  
• 
  suhbatning davomiyligini oldindan belgilash;
  
• 
  agar moʻljallangan maqsadga rejalashtirilgan vaqt davomida erishishning iloji boʻlmasa, suhbatni boshqa vaqtga koʻchirish;
  
• 
  xususiy axborotni qabul oxirida bayon qilish;
  
• 
  suhbatga tayyorlanish va kerakli hujjatlarni tayyor holda ushlab turish.
  

Oʻz xodimlarini qabul qilish uchun ham qabul saotlarini belgilash zarur. Vujudga kelgan muammolarni aniqlash uchun muntazam ravishda qisqa operativ majlislarni oʻtkazish zarur.
Agar majlis choʻzilib ketsa, keluvchi esa uni tugatishni istamasa, quyidagilar maqsadga muvofiqdir:
-umumiy xulosani aytish va suhbatni yakunlash;
-qoʻl soatiga qarash;
-turish va keluvchini eshikkacha kuzatish;
-kotib bilan, u suhbatni uzib qoʻyishi va keyingi ish haqida eslatishni kelishib olish;
-keluvchini suhbatgacha va uni yakunlashdan oldin sizni boshqa keluvchilar kutayotganligi va sizning vaqtingiz cheklanganligini xabardor qilish;
-oddiygina qilib, siz hozir suhbatni tugatishni istayotganligingizni aytish.