Общая характеристика частной фирмы «force»

Рис.2 Взаимосвязь отделов при учете прихода-учета и анализа использования основных материалов на производство⁴

Ведомость учета и анализа использования основных материалов согласно нормативных документов должна составляться ежедневно, но чаще всего на практике применяется декадное и ежемесячное получение выходного документа – ведомости.

В состав нормативно справочной информации (НСИ) входят: словари, справочники и классификаторы, элементы которых используются при формировании текущих документов. В основе работы каждой автоматизированной системы лежит нормативно-справочная информация. НСИ – это условно-постоянная часть всей производственной информации, не претерпевающая существенных изменений в процессе повседневной деятельности организации.
Данная задача входит в подсистему «Бухгалтерский учет» и связана с задачей «Учет движения материалов».
3.Информационное обеспечение

Реализация задач управления социально-экономической системой требует наличия информа­ции о состоянии её внутренних переменных и воздействующей на нее внешней среды. Внутренние переменные - ситуационный фактор внутри организации. К основным внутренним переменным относятся цели, структуры, задания, технологии и люди. Внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов. Для отражения информации, характеризующей состояние управляемой системы, в автоматизированных информационных системах (АИС) требуется специальная организация информации и выделение специальной подсистемы - информационного обеспечения.

Под информационным обеспечением понимается совокуп­ность единой системы классификации и кодирования инфор­мации, унифицированной системы документации, циркулирующих в системе информационных потоков, методологии построения баз данных. Разработка подсистемы должна начинаться с построения и анализа моделей функционирования системы, поскольку это процессы взаимосвязанные.
Задачи подсистемы:

• 
  представление полной, достоверной и своевременной ин­формации для принятия управленческих решений;
  
• 
  полное отображение объекта управления в системе по­казателей;
  
• 
  обеспечение взаимной увязки задач, решаемых в раз­личных функциональных подсистемах;
  
• 
  минимизация затрат на организацию информационных процессов;
  
• 
  организация эффективного хранения и поиска данных;
  
• 
  обеспечение своевременности получения, обработки и выдачи информации конкретным пользователям;
  
• 
  разработка методических материалов, обеспечивающих функционирование перечисленных компонентов.
  

Различают внемашинное и внутримашинное информаци­онное обеспечение. Внемашинное информационное обеспечение включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию. Внутримашинное информационное обеспечение – система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматической обработке, накоплению, хранению, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Реализация внемашинного информацион­ного обеспечения (внемашинной информационной базы) пред­полагает формирование:

• 
  комплекса показателей, необходимых для управления объектом;
  
• 
  системы используемой документации и схем ее дви­жения; ▪классификаторов и кодов экономической информации;
  
• 
  системы носителей результатной экономической инфор­мации;
  
• 
  системы моделей, отражающих информационные связи;
  
• 
  инструктивно-методических материалов по организации и использованию названных компонентов.
  

Реализация внутримашинного информационного обеспече­ния (внутримашинной информационной базы) предполагает:

• 
  организацию и ведение массивов информации;
  
• 
  организацию и ведение баз данных на машинных но­сителях.
  

Выходной информацией является «Ведомость учета и анализа использования основных материалов».
Чаще всего экономические данные выводятся на бумажные носители и на дисплей в форме таблиц, но имеет значение и графическое изображение в виде гистограмм. Исходные данные набираются на клавиатуре, а для вычисления промежуточных величин и итоговых строк в соответствующие клетки помещаются формулы расчета.
Описание выходной информации включает в себя: перечень и описание выходных сообщении, документов; перечень структурных единиц информации; периодичность возникновения и сроки получения информации; наименование; идентификатор по каждой форме документа, которые приводятся в таблице № 1, перечень и описание структурных единиц информации производится в таблице № 2.
Таблица № 1