Министерство по развитию информационных технологий и коммуникаций республики

Политика подготовки, обмена и хранения документов
Политика подготовки, обмена и хранения документов охватывает все подразделения, службы, отделы, чья деятельность связана с подготовкой, копированием, хранением, обменом документами, информацией, данными с
использованием информационно-технологических ресурсов компании.
Персонал компании должен придерживаться следующих требований по подготовке, копированию, хранению, обмену документами, информацией,
данными , файлами:
по содержанию:
документы по виду и содержанию должны соответствовать официальному имиджу компании, следует употреблять общепринятую
деловую лексику;
следует избегать употребления слов и выражений, раскрывающих
критическую деятельность компании, в необходимых случаях использовать
сокращения .0


по хранению электронных документов:
документы офисных, почтовых, графических и др. стандартных приложений (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, PhotoShop и пр.) должны создаваться и храниться в папках Мои Документы; все папки должны иметь понятную вложенную структуру и наименования по темам; личные файлы,
не относящиеся к деятельности компании, должны храниться в отдельной папке;
критичные для компании документы после создания и обработки следует хранить в общедоступной папке ДляОбмена – на сервере, в личных
подпапках ;
полный доступ к личной подпапке в ДляОбмена на сервере имеет владелец папки, доступ на чтение могут иметь другие пользователи согласно
разрешениям доступа;
запрещено хранить личные файлы, не относящиеся к деятельности
компании , на серверах компании;
периодически, раз в неделю удалять устаревшие версии файлов с
сервера - из личных папок ДляОбмена и Мои Документы;
корпоративные базы данных (Navision, 1С, Access и др.) должны храниться на серверах компании, архивироваться по расписанию, иметь
разграниченный авторизованный доступ для персонала;
копировать данные на внешние накопители типа CD/DVD-RW, USB
FlashDrive, FlashCard и пр. разрешено лицам, имеющим особое разрешение.