Microsoft Word Public Procurement Procedures Handbook Final version January 2013

PART I
PART I
PART I
PART I ---- GUIDELINES ON GOVERNMENT PROCUREMENT PROCEDURES FOR THE 
GUIDELINES ON GOVERNMENT PROCUREMENT PROCEDURES FOR THE 
GUIDELINES ON GOVERNMENT PROCUREMENT PROCEDURES FOR THE 
GUIDELINES ON GOVERNMENT PROCUREMENT PROCEDURES FOR THE 
PUBLIC SECTOR
PUBLIC SECTOR
PUBLIC SECTOR
PUBLIC SECTOR ................................................................................................................. 1 
CHAPTER 1.
CHAPTER 1.
CHAPTER 1.
CHAPTER 1. THE HANDBOOK ON PUBLIC PROCUREMENT PROCEDURE
THE HANDBOOK ON PUBLIC PROCUREMENT PROCEDURE
THE HANDBOOK ON PUBLIC PROCUREMENT PROCEDURE
THE HANDBOOK ON PUBLIC PROCUREMENT PROCEDURES
S
S
S ............... 1 
Section 1 Purpose
Section 1 Purpose
Section 1 Purpose
Section 1 Purpose .......................................................................................................... 1 
Section 2 Scope
Section 2 Scope
Section 2 Scope
Section 2 Scope ............................................................................................................ 1 
Section 3 Usage
Section 3 Usage
Section 3 Usage
Section 3 Usage ............................................................................................................ 2 
CHAPTER 2.
CHAPTER 2.
CHAPTER 2.
CHAPTER 2. THE PUBLIC PROCUREMENT FRAMEWORK
THE PUBLIC PROCUREMENT FRAMEWORK
THE PUBLIC PROCUREMENT FRAMEWORK
THE PUBLIC PROCUREMENT FRAMEWORK............................................ 2 
Section 4 Legal Framework
Section 4 Legal Framework
Section 4 Legal Framework
Section 4 Legal Framework ........................................................................................... 2 
Section 5 Procurement Institutional Framework and Responsibilities
Section 5 Procurement Institutional Framework and Responsibilities
Section 5 Procurement Institutional Framework and Responsibilities
Section 5 Procurement Institutional Framework and Responsibilities ............................ 3 
Organisational Framework ......................................................................................... 3 
Oversight and Functional Responsibilities.................................................................. 3 
CHAPTER 3.
CHAPTER 3.
CHAPTER 3.
CHAPTER 3. PUBLIC PROCUREMENT GUIDING PRINCIPLES AND OBJECTIVES
PUBLIC PROCUREMENT GUIDING PRINCIPLES AND OBJECTIVES
PUBLIC PROCUREMENT GUIDING PRINCIPLES AND OBJECTIVES
PUBLIC PROCUREMENT GUIDING PRINCIPLES AND OBJECTIVES....... 5 
Section 6 Fundamental Principles
Section 6 Fundamental Principles
Section 6 Fundamental Principles
Section 6 Fundamental Principles ................................................................................. 6 
Value for Money ......................................................................................................... 6 
Fairness and Equal Treatment ................................................................................... 6 
Transparency ............................................................................................................. 6 
Integrity and Ethical Behaviour .................................................................................. 7 
Section 7 Other Guiding Principles and Objectives
Section 7 Other Guiding Principles and Objectives
Section 7 Other Guiding Principles and Objectives
Section 7 Other Guiding Principles and Objectives .......................................................10 
Competition ..............................................................................................................10 
Efficiency ..................................................................................................................10 
Confidentiality and Accuracy of Information ..............................................................10 
Environmental Sustainability .....................................................................................10 
CHAPTER 4. THE TENDERS COMMITTEE
CHAPTER 4. THE TENDERS COMMITTEE
CHAPTER 4. THE TENDERS COMMITTEE
CHAPTER 4. THE TENDERS COMMITTEE ....................................................................10 
Section 8 Formation and Duties of the Tenders Committee
Section 8 Formation and Duties of the Tenders Committee
Section 8 Formation and Duties of the Tenders Committee
Section 8 Formation and Duties of the Tenders Committee ..........................................11 
Formation of the Tenders Committee ........................................................................11 
Duties of the Tenders Committee ..............................................................................11 
Section 9 Functions of Ad
Section 9 Functions of Ad
Section 9 Functions of Ad
Section 9 Functions of Ad----HocTender Committees
HocTender Committees
HocTender Committees
HocTender Committees ......................................................11 
Pre-Tender Committee .............................................................................................12 
Bid Opening Committee ............................................................................................12 
Tender Evaluation Committee ...................................................................................12 
Statement of Ethics and Declaration Regarding Fraud and Corruption .....................12 
Proceedings of Tender Evaluation Committees ........................................................13 
Section 10 Organisation and Responsibilitie
Section 10 Organisation and Responsibilitie
Section 10 Organisation and Responsibilitie
Section 10 Organisation and Responsibilities of the Tenders Committee
s of the Tenders Committee
s of the Tenders Committee
s of the Tenders Committee .....................13 
Agenda of the Tenders Committee ...........................................................................13 
Contract and Evaluation Summaries, and Publication of Contract Awards ................15 
The Role of the Contractor-General’s Office .............................................................16 
The Role of the Solicitor-General ..
..
...........................................................................16 
Internal and Independent Monitoring .........................................................................16 
Documentation/Records Management ......................................................................16 
Filing/Record Management System ..........................................................................17 
CHAPTER 5. PROCUREMENT PLANNING & BUDGETING
CHAPTER 5. PROCUREMENT PLANNING & BUDGETING
CHAPTER 5. PROCUREMENT PLANNING & BUDGETING
CHAPTER 5. PROCUREMENT PLANNING & BUDGETING ...........................................18 
Section 11 Budget Preparation and Procurement Planning
Section 11 Budget Preparation and Procurement Planning
Section 11 Budget Preparation and Procurement Planning
Section 11 Budget Preparation and Procurement Planning ..........................................18 
Section 12 Procurement Planning Process
Section 12 Procurement Planning Process
Section 12 Procurement Planning Process
Section 12 Procurement Planning Process ...................................................................18 
Effective Procurement Plan .......................................................................................18 
Level of Planning ......................................................................................................19 
Procurement Options ................................................................................................20 

---

iv 
Consolidation of Procurement ...................................................................................21 
Bulking of Orders ......................................................................................................21 
Procurement Plan Monitoring and Updating ..............................................................21 
Procurement Plan and Private Sector Capacity ........................................................22 
CHAPTER 6.
CHAPTER 6.
CHAPTER 6.
CHAPTER 6. PROCUREMENT OF GOODS, WORKS, AND GENERAL SERVICES 
PROCUREMENT OF GOODS, WORKS, AND GENERAL SERVICES 
PROCUREMENT OF GOODS, WORKS, AND GENERAL SERVICES 
PROCUREMENT OF GOODS, WORKS, AND GENERAL SERVICES 
METHODS AND STRATEGIES
METHODS AND STRATEGIES
METHODS AND STRATEGIES
METHODS AND STRATEGIES ........................................................................................23 
Section 13 Competitive Tendering
Section 13 Competitive Tendering
Section 13 Competitive Tendering
Section 13 Competitive Tendering ................................................................................23 
Small Business, and Socially and Economically Disadvantaged Business ................25 
Contractor Registration .............................................................................................25 
Advertising and Pre-Qualification ..............................................................................25 
Tax Compliance Requirement for Foreign Contractors..............................................26 
Cost of Bidding Documents .......................................................................................26 
Single vs. Two-Stage Tendering ...............................................................................27 
Debarement, Suspension and Ineligibility .................................................................28 
Community Participation ...........................................................................................29 
Misprocurement ........................................................................................................29 
Section 14 Pre
Section 14 Pre
Section 14 Pre
Section 14 Pre----Qualification of Bidders
Qualification of Bidders
Qualification of Bidders
Qualification of Bidders ........................................................................29 
Pre-Qualification Documents ....................................................................................29 
Criteria for Prequalification ........................................................................................30 
Evaluation of Prequalification Applications ................................................................30 
Notification to Applicants ...........................................................................................30 
Section 15 Defining the Contract & SBDs
Section 15 Defining the Contract & SBDs
Section 15 Defining the Contract & SBDs
Section 15 Defining the Contract & SBDs .....................................................................31 
Subject of the Contract .............................................................................................31 
Estimating the Value of the Contract .........................................................................31 
Duration of the Contract ............................................................................................32 
Types of Contract(s) .................................................................................................32 
Threshold Values ......................................................................................................33 
Selecting the Right Bidding Documents ....................................................................33 
Section 16 Tendering Methods
Section 16 Tendering Methods
Section 16 Tendering Methods
Section 16 Tendering Methods .....................................................................................34 
Open Tendering Procedure .......................................................................................34 
Selective Tending Procedure ....................................................................................34 
Limited Procedure .....................................................................................................35 
Single Source or Direct Contracting ..........................................................................35 
Micro Procurement ...................................................................................................36 
Procedures for the Disposal of Assets ......................................................................36 
Framework Agreements (FAs) ..................................................................................40 
The Lease or Purchase Decision ..............................................................................40 
External Funding Agencies .......................................................................................41 
Procurement for General Services ............................................................................41 
Section 17 Bid Opening
Section 17 Bid Opening
Section 17 Bid Opening
Section 17 Bid Opening ................................................................................................42 
Public Bid Opening ...................................................................................................42 
Bid Opening Committee ............................................................................................42 
Bid Opening Preparation ...........................................................................................42 
Bid Opening Steps ....................................................................................................43 
Consultants’ Proposals .............................................................................................44 
Bid Pages to be initialled ...........................................................................................45 
Questions from Attendees .........................................................................................45 
The End of the Opening Session and Minutes of Bid/Proposal opening ....................46 
Formulation of the Evaluation Plan ...........................................................................46 
The Pre-Tender Evaluation Meeting .........................................................................47 
Evaluators .................................................................................................................47 
Section 18 Bids Evaluation
Section 18 Bids Evaluation
Section 18 Bids Evaluation
Section 18 Bids Evaluation ...........................................................................................47 
General .....................................................................................................................47 
Preliminary Examination (Goods and Works) ............................................................48 
Tender Validity ..........................................................................................................48 

---

v 
Qualification Requirements .......................................................................................49 
Substantial Responsiveness .....................................................................................50 
Correction of Arithmetic Errors ..................................................................................50 
Detailed Examination of Tenders ..............................................................................51 
Post-Qualification......................................................................................................51 
Section 19 Contract Award
Section 19 Contract Award
Section 19 Contract Award
Section 19 Contract Award ...........................................................................................52 
Determination of Award ............................................................................................52 
Disagreement Among Evaluation Committee Members ............................................52 
Recommendation for Award and Evaluation Report ..................................................52 
Review and Approval of Evaluation Report ...............................................................54 
Extension of Tender Validity .....................................................................................54 
Negotiation, Goods and Works .................................................................................55 
Award and Signing of the Contract ............................................................................56 
Preparation of the Contract .......................................................................................57 
Signing of the Contract .............................................................................................57 
The Performance Security ........................................................................................58 
Failure of a Bidder to Sign the Contract or Provide the Performance Security (Bond)58 
Advance Payments ...................................................................................................59 
Notification of the Unsuccessful Bidders ...................................................................59 
Publishing the Award ................................................................................................59 
Debriefing Unsuccessful Bidders ..............................................................................59 
Section 20 Standard Bidding Documents & 
Section 20 Standard Bidding Documents & 
Section 20 Standard Bidding Documents & 
Section 20 Standard Bidding Documents & Important Clauses
Important Clauses
Important Clauses
Important Clauses ....................................62 
Preparing the Bidding Documents .............................................................................62 
No Restrictions on Nationality or Location .................................................................63 
Fraud and Corruption ................................................................................................63 
Instructions to Tenders .............................................................................................64 
General Conditions of Contract (GCC) ......................................................................64 
Special Conditions of Contract (SCC) .......................................................................65 
Sub-Contracting ........................................................................................................66 
Contract Securities ...................................................................................................67 
Liquidated Damages and Bonus Clauses .................................................................68 
Force Majeure ...........................................................................................................69 
Settlement of Disputes ..............................................................................................70 
Termination of Contract ............................................................................................72 
Section 21 Important Contract Provisions
Section 21 Important Contract Provisions
Section 21 Important Contract Provisions
Section 21 Important Contract Provisions .....................................................................73 
Clarity of Bidding Documents ....................................................................................73 
Standards & Brand Names .......................................................................................73 
Samples....................................................................................................................74 
Bids Validity ..............................................................................................................74 
Bid Security ..............................................................................................................74 
Pricing Of Bids ..........................................................................................................75 
Transportation ..........................................................................................................76 
Insurance ..................................................................................................................77 
Price Adjustment .......................................................................................................78 
Currency Provisions ..................................................................................................79 
Terms and Methods of Payments..............................................................................79 
Clarification/Modification of Bidding Documents and Pre-Bid meeting ......................80 
Time for Preparation/Submission/Opening of Bids ....................................................81 
Clarification and Alteration of Bids ............................................................................81 
Confidentiality ...........................................................................................................82 
Fraud and Corruption ................................................................................................82 
Other Contract Provisions .........................................................................................82 
CHAPTER 7. PROCUREMENT OF 
CHAPTER 7. PROCUREMENT OF 
CHAPTER 7. PROCUREMENT OF 
CHAPTER 7. PROCUREMENT OF CONSULTING SERVICES, METHODS AND 
CONSULTING SERVICES, METHODS AND 
CONSULTING SERVICES, METHODS AND 
CONSULTING SERVICES, METHODS AND 
STRATEGIES
STRATEGIES
STRATEGIES
STRATEGIES ...................................................................................................................83 
Section 22 Consulting Services Procedure
Section 22 Consulting Services Procedure
Section 22 Consulting Services Procedure
Section 22 Consulting Services Procedure ...................................................................83 
When RFP May Be Used ..........................................................................................83 

---

vi 
Procurement Stages .................................................................................................83 
Key Elements of Procurement Cycle for Services .....................................................86 
Special Features of Consultancy Services ................................................................86 
Section 23 Procurement Methods
Section 23 Procurement Methods
Section 23 Procurement Methods
Section 23 Procurement Methods .................................................................................87 
Quality Cost Based Selection (QCBS) ......................................................................87 
Quality Based Selection (QBS) .................................................................................88 
Selection under a Fixed Budget ................................................................................89 
Least-Cost Selection (LCS) .......................................................................................89 
Selection Based on Consultants’ Qualifications (CQS) .............................................90 
Single-Source Selection ............................................................................................90 
Selection of Individual Consultants ...........................................................................90 
Section 24 Terms of Reference and Budget Estimate
Section 24 Terms of Reference and Budget Estimate
Section 24 Terms of Reference and Budget Estimate
Section 24 Terms of Reference and Budget Estimate ..................................................90 
The Terms of Reference (ToR) .................................................................................91 
Estimating Cost and Budget ......................................................................................92 
Section 25 Expression of Interest (EOI)
Section 25 Expression of Interest (EOI)
Section 25 Expression of Interest (EOI)
Section 25 Expression of Interest (EOI) .......................................................................92 
Pre-Qualification Criteria ...........................................................................................92 
Advertisement ...........................................................................................................92 
Evaluation of EOI and Short-Listing ..........................................................................93 
Section 26 Preparation and Issue of Request for Proposal (RFP)
Section 26 Preparation and Issue of Request for Proposal (RFP)
Section 26 Preparation and Issue of Request for Proposal (RFP)
Section 26 Preparation and Issue of Request for Proposal (RFP) ................................93 
The Letter of Invitation (LOI) .....................................................................................94 
Information to Consultants (ITC) ...............................................................................94 
Technical Proposal - Standard Forms .......................................................................94 
Financial Proposal – Standard Forms ........................................................................95 
Standard Forms of Contract ......................................................................................95 
Se
Se
Se
Section 27 Evaluation of Proposals
ction 27 Evaluation of Proposals
ction 27 Evaluation of Proposals
ction 27 Evaluation of Proposals ..............................................................................95 
Technical Evaluation Criteria ....................................................................................95 
Financial Evaluation Criteria .....................................................................................96 
Section 28 Contract Types and Negotiation
Section 28 Contract Types and Negotiation
Section 28 Contract Types and Negotiation
Section 28 Contract Types and Negotiation ..................................................................97 
Lump Sum (Fixed Price) Contracts ...........................................................................97 
Time-Based Contract ................................................................................................97 
Retainer and/or Contingency (Success) Fee Contract ...............................................98 
Percentage Contract .................................................................................................98 
Definite Delivery Contract (Price Agreement) ............................................................98 
Tender and Performance Security ............................................................................99 
Negotiation of Contract .............................................................................................99 
Award of Contract ................................................................................................... 100 
Award Notification ................................................................................................... 100 
Notification to Unsuccessful Tenderers ................................................................... 101 
CHAPTER 8. CONTRACT ADMINISTRATION AND MONITORING
CHAPTER 8. CONTRACT ADMINISTRATION AND MONITORING
CHAPTER 8. CONTRACT ADMINISTRATION AND MONITORING
CHAPTER 8. CONTRACT ADMINISTRATION AND MONITORING .............................. 101 
Section 29 Effective Contract Management
Section 29 Effective Contract Management
Section 29 Effective Contract Management
Section 29 Effective Contract Management ................................................................ 101 
Principles of Contract Administration ...................................................................... 102 
Contract Administration Planning ............................................................................ 103 
Conference following Signature of Contract ............................................................ 104 
Section 30 Contract Performance Monitoring
Section 30 Contract Performance Monitoring
Section 30 Contract Performance Monitoring
Section 30 Contract Performance Monitoring ............................................................. 104 
Monitoring Quality of Performance .......................................................................... 104 
Monitoring Progress of Performance ....................................................................... 105 
Defects in Performance .......................................................................................... 106 
Delay in Performance ............................................................................................. 106 
Warranty Obligations .............................................................................................. 108 
Other Aspects of Monitoring .................................................................................... 108 
Section 31 Management of Payment
Section 31 Management of Payment
Section 31 Management of Payment
Section 31 Management of Payment .......................................................................... 108 
Advance Payment ................................................................................................... 109 
Progress (or Partial) Payments ............................................................................... 109 
Invoices .................................................................................................................. 110 
Retention Money ..................................................................................................... 110 

---

vii 
Disbursement ......................................................................................................... 110 
Section 32 Other Contract Management Elements
Section 32 Other Contract Management Elements
Section 32 Other Contract Management Elements
Section 32 Other Contract Management Elements ..................................................... 111 
Contract Modifications ............................................................................................ 111 
Assignment and Sub-Contracting ............................................................................ 112 
Stop work orders ..................................................................................................... 112 
Replacement of Personnel ...................................................................................... 112 
Remedies ............................................................................................................... 113 
Settlement of Contract Disputes .............................................................................. 113 
Claims
.................................................................................................................... 113 
End of Activity Report ............................................................................................. 114 
Documentation........................................................................................................ 114 
Contract close-out ................................................................................................... 115 
CHAPTER 9. HANDLING OF COMPLAINTS AND PROTEST
CHAPTER 9. HANDLING OF COMPLAINTS AND PROTEST
CHAPTER 9. HANDLING OF COMPLAINTS AND PROTEST
CHAPTER 9. HANDLING OF COMPLAINTS AND PROTEST ................................... 115 
Section 33 Complaint Mechanism
Section 33 Complaint Mechanism
Section 33 Complaint Mechanism
Section 33 Complaint Mechanism .............................................................................. 115 
Format of the Complaint.......................................................................................... 116 
Procuring Entity Register of Complaints .................................................................. 116 
Section 34 Review of Procurement Process
Section 34 Review of Procurement Process
Section 34 Review of Procurement Process
Section 34 Review of Procurement Process ............................................................... 116 
Review by the Head of Procuring Entity .................................................................. 117 
Review by the Contractor General’s Office .............................................................. 117