Методические рекомендации «Организация и проведение культурно-массовых мероприятий»

Содержание действия	Дикторский текст	Декоративное оформление	Фонограмма	Свет
Примечания
Указывается фаза перемены	Указывается сигнальная фраза	Указывается перемена оформления	Указывается источник звучания	Указывается источник

После написания монтажного листа режиссер-постановщик делает постановочные выписки по разделам:
-выписка по костюмам (указывается размеры одежды, номер заказа, Ф.И.О. исполнителя роли, перечисляются все детали костюма);
-выписка по оформлению (указывается название эпизода, номер эскиза, перечень декоративных конструкций, номера чертежей);
-выписка по реквизиту (указывается название эпизода, Ф.И.О. исполнителя роли, кому выдавать реквизит, кто изготовитель);
-выписка постановочных средств (название постановочного средства, где и когда используется, кто изготовитель);
-выписка по музыкально–шумовому оформлению (указывается фаза и название эпизода, название фонограммы, время звучания, носитель);
-выписка по транспорту (указывается вид транспорта, место и время использования, ответственный).
Режиссёром-постановщиком совместно с организатором мероприятия и специалистами, отвечающими за отдельные элементы, составляются технологические карты.
Технологические карты — это главные указания к действию, изложенные на бумаге на основании выписок, в них прописано расположение тех или иных постановочных средств, указывается фамилия ответственного и план перемещения этих средств по пространству с указанием времени и места перемещений.
В период создания литературного сценария, режиссер-постановщик и организаторы мероприятия должны определиться с кругом исполнителей, ансамблями и творческими коллективами, которые будут задействованы. Согласно графику подготовки мероприятия, каждый участник программы обязан до определённого срока подготовить свои номера и композиции. Все члены режиссёрско-постановочной группы участвуют в качестве экспертов и создателей в репетициях и просмотрах.
В то время, когда режиссёр-постановщик и сценарист работают над сценарием, организационный комитет решает ряд важных задач:

• 
  Заказ и распространение печатной продукции (афиши, буклеты, пригласительные билеты). Тексты билетов, буклетов и афиш утверждаются оргкомитетом и подписываются в печать. Распространением билетов занимается отдельная группа, которая имеет схему зала (зрительских мест), продумывает и определяет в ней сектора для гостей и различных категорий зрителей. Чтобы не затянуть начало мероприятия, в пригласительном билете указывается время сбора зрителя, которое на 30-60 минут раньше начала открытия мероприятия. Пригласительные билеты развозятся или раздаются по организациям. Если мероприятие коммерческое, билеты поступают в кассы и к распространителям.
  
• 
  Рекламирование мероприятие через средства массовой информации. Для этого задействуются статьи, объявления, рекламные публикации, анонсы на радио, рекламные заставки и ролики на телевидении. Организовывается производство наружной рекламы – растяжка, щиты, конструкции. Устраиваются специальные рекламные акции – театрализованные действия на улицах – хэппининги, перфомансы, шествия, которые привлекают внимание своей неординарностью и хорошо запоминаются.
  

• 
  Организация обеспечения правопорядка на мероприятии, силами местного УВД, и службами безопасности организаций.
  

Охрана и безопасность обеспечивается по установленным правилам и не должно выходить за рамки законности.

• 
  Организация необходимого медицинского обслуживания, дежурство машин скорой помощи при большом скоплении народа.
  

• 
  Организация на мероприятии работы пунктов общественного питания, заключение договоров на обслуживание мероприятия. Пункты общепита (буфета) устанавливаются в местах скопления народа, но так, чтобы они не мешали основному действию. Пункты общепита должны быть обеспечены водой и электричеством.
  

Накануне мероприятия (перед генеральной репетицией) специалисты, задействованные в нем, готовят территорию и основные объекты в соответствии со схемой и планом, представленной режиссером.
Происходит завоз оборудования, монтируется площадка, устанавливается сцена, световые фермы, декорации, укладывается покрытие танцпола и т.д. Работы могут проводиться и в ночную смену, если это оговорено в договоре. На утреннее время перед мероприятием обычно оставляют только установку звукоусилительной техники, которая должна быть настроена и готова к проведению генеральной (сводной) репетиции.
Перед мероприятием организационный комитет должен произвести:

• 
  Осмотр территории или помещения. Организационный комитет выезжает на место проведения мероприятия для его осмотра и принятия всех работ, произведенных согласно договорам–подрядам. К оргкомитету присоединяются представители служб города–МЧС, УВД.
  

Помещение должно соответствовать всем нормам противопожарной безопасности. Использование всех специальных эффектов должно быть согласовано. Декорации и пластические конструкции должны быть огнеупорными.
С работниками, обслуживающими мероприятие проводится инструктаж по технике безопасности. Их знакомят с планом эвакуации зрителей. Записывается несколько обращений к зрителям, одно из которых информирует о правилах поведения на мероприятии, в частности, запрете курения в зале и за кулисами, указывают места, предназначенные для курения. Второе обращение — на случай экстренной эвакуации.
Службы, обеспечивающие правопорядок и безопасность на мероприятии, согласовывают с организаторами схему прохода зрителей на территорию, их рассредоточение и перемещение. Входы на мероприятие должны быть обеспечены металлоискателями, через которые проходят все участники мероприятия. Службой безопасности не допускаются на территорию лица в состоянии алкогольного и наркотического опьянения, без пригласительного билета. В её компетенцию входит контроль за перемещением людской массы по территории. Если в каком–то месте количество зрителей подойдет к критической цифре, применяются меры по рассредоточению людей в целях их безопасности.
Организационный комитет мероприятия проверяет работу световой, звукоусилительной аппаратуры в соответствии с техническим райдером, а также просматривает видеофильмы и клипы, которые транслируются на видеоэкранах.
Когда приемка объектов мероприятия состоялась, режиссер-постановщик начинает сводную репетицию основной программы мероприятия. В её осуществлении участвует вся режиссерско-постановочная группа. Коллективы заезжают, размещаются, переодеваются в сценические костюмы, выходят на сцену согласно расписания. Главная задача режиссера—отрепетировать и закрепить «связки» между отдельными номерами, внести технические изменения, просмотреть смену декораций и реквизита на сцене. Может проводиться техническая репетиция, где без участия артистов, под звуковой ряд и чтение литературного текста ведущими производятся все технические действия—открываются и закрываются кулисы, работает освещение, видеоэкраны, устанавливаются и убираются конструкции, реквизит.
В конце генеральной или технической репетиции режиссер ещё раз собирает свою постановочную группу, указывает на недочеты, вносит изменения в монтажные листы.
За час до мероприятия объявляется перерыв и отдых для всех служб. В это время проводится уборка территории (помещения), освежается сцена, отгоняется транспорт технических служб на стоянку.
Всё управление ходом мероприятия, и соответственно, ответственность за него принимает на себя режиссёр. К нему стекается информация от всех служб и специалистов. Без его разрешения не производиться ни одно действие. Это делается по одной простой причине–только он владеет полной информацией и стратегией всего хода мероприятия, а все остальные ответственные лица–только информацией о своём участке работы.
В Беларуси организации мероприятий уделяется большое внимание, предусматриваются все форс-мажорные обстоятельства, иногда даже встречается излишняя «переорганизация», но делается это для предотвращения возможных человеческих жертв.
Теперь в местах проведения массовых мероприятий принято перекрывать станции метро, усложнилась процедура прохода на праздничную территорию.
Нужно ещё раз подчеркнуть, что ни какие самые грандиозные задачи мероприятия не стоят даже одной человеческой жизни.
Исходя из вышеизложенного, становится ясно, что организационный процесс массового мероприятия имеет определенные технологические наработки и нюансы, о которых неквалифицированный специалист может не знать, или не иметь достаточного опыта, чтобы быстро и верно среагировать на изменения хода мероприятия.
Руководство массовым мероприятием–это большая ответственность перед обществом. Не каждому непрофессионалу удаётся это осознать в полной мере, поэтому необходимо более строго подходить к подбору специалистов и режиссёрско-постановочной группы. Отбор проводить на конкурсной основе идей и проектов.