Менежментга кириш фанидан маърузалар матни

4.2. Бошқарувдаги ахборотлар ва коммуникация
Бошқарув вазифаларини бажариш, якка шахслар ва ижтимоий гуруҳлар ўртасидаги ўзаро ҳамкорликлар, коммуникациялар ва ахборотларни алмаштириш воситасида амалга оширилади. Ахборот ва коммуникация тушунчалари ўзаро боғланганлар, аммо коммуникация ўз ичига нимани узатилиши (ахборотни) ва у қандай узатилишини олади.
Ҳар қандай раҳбарнинг фаолияти қуйидаги операциялар ва тадбирларни бажарилиши билан боғлиқдир:
 ахборотларни олиш, текшириш ва ишлаб чиқиш;
 қарорларни ишлаб чиқиш ва амалга ошириш;
 уларни бажарилишини назорат қилиш ва тузатишлар киритиш;
 бажарилган қарорлар бўйича маълумотларни тизимлаштириш ва саклаш.
Коммуникациялар бу фаолиятни амалга оширишнинг асосий усули бўладилар. Коммуникациялар ҳам жараѐн, ҳам ҳодиса сифатида кўриб чиқилади. Жараѐн сифатида коммуникациялар одамлар ўртасида ахборотлар
алмашувининг тамойиллари ва қонунларини акс эттирадилар, ҳодиса сифатида тегишли ташкилий шакллардаги ташкилотлар доирасидаги одамлар ўртасидаги белгиланган меъѐрлар (қоидалар, йўриқномалар, ҳолатлар)дан иборат бўладилар.
Коммуникация жараѐнида ахборот битта субъектдан бошқасига узатилади. Алоҳида шахслар, гуруҳлар ва ташкилотлар субъектлар бўлишлари мумкин. Коммуникацияларнинг қуйидаги типологияси қабул қилинган:
-ташкилот ва ташқи муҳит ўртасидаги коммуникациялар;
-бўлинмалар ўртасидаги коммуникациялар;
-ишлаб чиқариш ва бошқарув босқичлари бўйича бўлинмалар ичидаги коммуникациялар;
-шахслараро коммуникациялар;
-норасмий коммуникациялар.
Коммуникациялар исталган жавобни олиш мақсадида таклифлар, фикрлар, луқмалар ѐки ҳиссиѐтларни оғзаки ва бошқача шаклда ( ѐзма шакл, имо-ишора, бирор вазиятда туриш, охиригача айтмаслик ва х к.) узатиш йўли билан амалга оширилади.
Коммуникацияда унинг иштироқчилари кўриш, эшитиш ва ҳис қилишга кодир бўлишлари, ҳамда маълум кўникмаларга ва ўзаро тушунишнинг маълум даражасига эга бўлишлари керак.
Бошқарув учун шахслараро коммуникациялар муҳим аҳамиятга эгалар, чунки кўпгина бошқарув масалалари одамларнинг бевосита мулоқатида ҳал килинади. Уни бир неча босқичлардан ташкил топган жараѐн сифатида кўриб чиқиш даркор. (3.3-расм). Жўнатиш босқичида жўнатувчи жараѐн иштирокчиларига узатиш учун мўлжалланган ахборотни лойиҳалаштиради ва кодлаштиради, яъни ўзини якка шахс сифатида белгилайди (“мен кимман”) ва нимани узатишни истаѐтганлигининг маъносини шакллантиради.
Кейин узатиш учун мўлжалланган ахборот кодлаштирилади. Аввалига ахборот манбалари (товуш, нур, ҳарорат, хид , дид, жисмоний ҳаракат)
Жўнатиш
босқичи
Нима жўнатилган?
Ким узатган?
Шовқинлар . Нима орқали ва қандай
. тартибда жўнатилган?
Жўнатмани ким олган?
Нима олинди?
Олиш
босқичи Қандай тушунилган?
Кандай баҳоланди?
Тушунилдими?
Ким жавоб қайтариши керак?
Жўнатувчи
Маънони шакллантириш
Жўнатма манбалари
Жўнатма шакли
Жўнатма
Узатувчи
Канал
Қабул қилувчи
Жўнатмани қабул қилиш
Жўнатмага қўшимча киритиш
Жўнатмани баҳолаш
Маънони қабул қилиниши
Олувчи
Мен кимман?
Нимани жўнатишни истади? истади?
Нима орқали жўнатишга қарор қилди
Маънони кодлаш-тириш
Маъно қандай ташкил қилинган ?
Маънони коддан чиқариш
4.3 расм. Коммуникацион жараѐн
танлаб олинади, кейин улар маълум шакл (нутқ, матн, расм, ҳаракат)да ташкил қилинадилар.
Шундай қилиб жўнатма шакллантирилади, Бунда жўнатувчи уни ўзида кодлаштирилган маънога адекват равишда қабул қилинишини кўзда тутади.
Узатилган ва қабул қилинганлар орасидаги фарқлар қанчалик катта бўлса, коммуникациялар шунчалик камбағалроқ бўлади. Мисол учун, касб эгаларида одатда омма билан мулоқат қилишда қийинчиликлар вужудга келади, чунки улар маъноси фақат ўз доираларидаги одамларга тушунарли бўлган шаклда кодлаштирадилар.
Жўнатма узатувчи (шахс, техник восита, кимѐвий ѐки жисмоний ҳолат) воситасида уни манзилига етказиб берувчи узатувчи каналга келиб тушади. Жўнатма ѐки сигнални узатиш бошланиши биланоқ, шу пайтдан бошлаб жўнатиш босқичи якунланади ва узатилаѐтган ахборотни олиш босқичи бошланади.
Канал жўнатмани қабул қилувчига чиқаради, у ушбу жўнатмани олини- шини қайд этади.
Жўнатма йўналтирган шахс олувчи деб аталади. У олинган жўнатмани қайд этади ва уни тушунарли маънода коддан чиқаришни амалга оширади. Коддан чиқариш остида жўнатмани қабул қилиш, уни тушуниш ва баҳолаш кўзда тутилади.
Жўнатмалар асосан бузилган ҳолда бўладилар. Бу коммуникация жараѐнида шовқинни мавжудлиги билан боғликдир.Ташкилий ташкил қилувчилар (кўп босқичлилик, бошқариш кўлами ва х к .) унинг манбалари бўлишлари мумкин. Масалан, ахборотни хизмат бўлинмалари ўртасидаги узатишда бузилиши (ахборотли энтропия қонуни ). Бошқарувчи ахборот асосан табиий тил ѐрдамида узатилади, у ахборотли ошиқчаликка эга. Ўзбек тилини коммуникацион жараѐн воситаси сифатидаги ахборотли ортиқчалиги 32 % да баҳоланади, бу кўпгина бошқа тилладан анча кўп. Ахборотли ортиқчалик - хабар моҳиятини бузилишининг манбасидир. Ахборотни
бошқарувнинг тўртта босқичи орқали узатилишида дастлабки хабардан 100 % гача бузилишларни олиш эҳтимоли бор. Шовқин ҳамма вақт мавжуд бўлади, шунинг учун коммуникация жараѐнининг барча босқичларида узатилаѐтган жўнатманинг баъзи бир бузилиши содир бўлади. Менежер мавжуд шовқинни кўпроқ бартараф этиши ва жўнатма маъносини иложи борича аниқроқ узатиши керак.
Коммуникацион жараѐннинг охирги босқичи жараѐн иштирокчилари ролларини алмаштиргандаги тескари алоқадан иборат бўлади. Бутун давра такрорланади, аммо бошқа йўналишда. Тескари алока- бу олувчининг жўнатмага жавобидир. Жўнатма манзилигача етиб бордими ва қандай маънода етиб борганлигини билиш имконияти пайдо бўлади. Тескари алоқа олинган жўнатмага қараганда бошқароқ кодли тизимда акс эттирилиши мумкин. Масалан, кўпинча жумлага биз бошимизни силкитиш билан жавоб қайтарамиз. Раҳбарлар учун тескари алоқа тўғридан тўғри (бевосита кузатиладиган ҳулқни ўзгариши) ѐки воситали (меҳнат унумдорлигини ошиши) сифатида бўлиши мумкин.
Коммуникация жараѐнини амалга ошириш учун коммуникацион тармоқдан, яъни коммуникацион жараѐн иштироқчиларни ахборот оқимлари билан улашдан фойдаланилади. Бу тармоқ вертикал, горизотал ва диагонал алоқалардан ташкил топади. Вертикал алоқалар бошлиқдан қўл остидагилар томон, горизонтал эса- даражалар бўйича тенг якка шахслар ѐки бўлинмалар ўртасида шаклланадилар. Диагонал алоқалар –бу бошқа бошлиқлар ва бошқа қўл остидагилар билан алоқалардир. Бу алоқаларнинг тармоғи ташкилот тузилмасини ташкил қилади. Ташкилий тузилманинг вазифаси коммуникацион оқимга тўғри йўналиш беришдан иборатдир.
Ходимларнинг сони бўйича ҳар хил гуруҳлари учун коммуникацион тармоқларнинг ўрнашиб қолган намуналари мавжуд.Улар “ғилдирак”, “юлдуз”, “тўгарак”, “занжирча”, “пирпирак” ва ҳ.к. деб аталадилар. (3.4.расм,)
Уч кишилик гуруҳ
“Пирпирак” “Ғилдирак” “Барча каналли”
Тўрт кишилик гуруҳ
“Ғилдирак” “Занжирча” “Барча каналли”
4.4.расм. Коммуникацион тармоқларнинг намуналари
Улар ташкилот фаолиятига катта таъсир кўрсатадилар. Масалан, “ғилдирак” туридаги тармоқларда ҳукмронликнинг марказлаштирилган иерархияси берилган. “Ғилдирак” нинг марказида турган шахс кўпроқ жўнатмалар олади, гуруҳнинг бошқа аъзолари томонидан кўпроқ етакчи сифатида тан олинади, гуруҳнинг бошқа аъзоларига кўпроқ даражада таъсир
кўрсатади, кўпроқ жавобгарликка эга , муаммони ҳал қилиниши бошқаларга қараганда кўпроқ унга боғлиқ.
Бошқарувда фойдаланиладиган ахборотлар қуйидагича тавсифланадилар:
 бошқарув объекти бўйича;
 бошқарувнинг у ѐки бу тизимчасига тегишлилиги бўйича;
 узатишнинг шакли бўйича (вербал, сўзли ва новербал);
 вақтдаги ўзгарувчанлиги бўйича;
 узатиш усули бўйича;
 узатиш тартиби бўйича;
 белгиланиши бўйича
 объектнинг яшаш давраси босқичлари бўйича;
 бошқарув объектининг субъектга муносабати бўйича.
Ахборотнинг сифатига асосий талаблар қуйидагилардир:
 ўз вақтидалик;
 тўғрилик;
 етарлилик;
 ишончлилик;
 манзиллилик;
 фойдаланишнинг кўп марталиги;
 йиғиш, ишлаб чиқиш ва узатишнинг юқори тезлиги;
 кодлаштириш имконияти;
 долзарблилик.
Ахборот массиви – бу бошқарув идоралари томонидан фойда-ланиладиган ахборотларнинг барча турлари йиғиндисини маълум аломатлар бўйича тартибга солиш. У қуйидагиларни таъминлаши керак: истемолчиларни сақланаѐтган ахборотларга тўғридан тўғри мурожаат қилишлари, уларнинг ахборот эхтиѐжларини тўлиқроқ қаноатлантириш,
ахборотларни оператив қидириб топиш ва бериш, ахборотларни бузилишдан сақлаш.
Ахборот оқими – ахборотларнинг манбалардан истемолчиларгача ҳаракатланишидир.
Ахборот ҳажми –шартли бирликлар (сўз, хабар, белгилар, ҳарфлар, варақлар ва бошқалар) ѐрдамида ўлчанадиган ва бошқарув идораларининг ахборотли тўлдирилганлигини белгилаш, бошқарувни автоматлаштириш бўйича қарорлар қабул қилиш учун фойдаланиладиган миқдорий таърифдир.
Ҳужжатлар айланишини лойиҳалаштиришда қуйидагилар таъминланиши керак.
 ҳар бир ҳужжатда қарорлар қабул қилиш учун зарурий ва етарлича
ахборотларнинг мавжудлиги;
 ҳужжатлар ва уларда мавжуд бўлган кўрсатқичларни бартараф қилиш йўли билан ахборот оқимларини рационаллаштириш;
 ҳужжатларни манбадан истеъмолчига ўтадиган йўналишларни камай- тириш;
 ҳужжатларни ижро этиш муддатлари устидан самарали назорат қилиш;
 ҳужжатлар шаклларини унификациялаш.
Шуни таъкидлаш керакки, интернетнинг глобал ахборот супермагистрали ва корпорацияларнинг маҳаллий тармоғи менежерлар учун маълумотларни йиғиш ва ишлаб чиқиш технологиясини тубдан ўзгартиради ва, асосийси, тенг ҳуқуқли мижозларни вертикал бюрократизмсиз масофавий алоқа қилишларини таъминлайди, яъни шерикчилик характеридаги горизонтал вақтинча тузилмаларни шакллантиради.
Ахборот тизимлари ишнинг сифатига ташхис қўйиш ва уни таҳлил қилиш учун ахборот сифати тушунчаси мавжуд, у одатда қуйидаги параметрлар билан баҳоланади: тузатилганлик, зиддиятсизлик, аниқлик, жадаллик, релевантлик ( тегишлилик ).
Новербал ахборотлар, яъни жўнатувчи томонидан сўзлардан фойдаланмасдан жўнатилган ахборотлар ҳам ғоятда муҳим роль ўйнайдилар.
Улар новербал коммуникацияларнинг асосида ѐтган новербал жўнатмаларни ташкил қиладилар. Имо-ишоралар, мимика, интонациялар – ишга доир мулоқатнинг муҳим қисмидир. Баъзида бу воситалар(улар новербал деб аталадилар) ѐрдамида, сўзлар ѐрдамига қараганда анча кўпроқ нарсаларни айтиш мумкин. Новербал ахборотнинг асосий турлари қуйидагилардан иборат:
 одамнинг жисмоний ҳолати (бўйи, оғирлиги, сочларининг ранги, гавдасининг ҳиди ва х.к. )
 гавданинг ҳаракатлари (имо–ишоралар, туриш ҳолати, тегиб кетиш, юзнинг ифодаси, кўзларнинг ҳаракати ва х. к.)
 нутқ (интонациялар, саводлилик, товуш, нутқнинг тезлиги ва х.к.)
 муҳит (ѐритилганлик, шовқин, ѐритилиш, иншоат, мебель ва х.к.)
 муҳитдан фойдаланиш (ҳулқнинг одатлари, мулоқат қилишдаги масофа ва х.к.)
 вақт (эрта келиш, кеч қолиш, ўзини кутишга мажбур қилиш ва х.к.)
Новербал коммуникациялар асосан онгсиз асосга эга бўладилар, чунки коммуникацион жараѐн иштироқчиларининг ҳақиқий ҳиссиѐтларидан дарак берадилар ва ҳисларни намоѐн қилишнинг ғоятда ишончли индикатори бў-
ладилар. Новербал ахборотлар билан маневрлар қилиш қийин ва уни шахс -лараро коммуникацияларда яшириш мушкулдир.
Кўпгина новербал сигналлар, уларнинг аниқ маънолари одам “ўсган” у ѐки бу инсоний маданиятининг намуналари бўладилар. Улар ушбу белгилар- дан ҳулқининг намуналари сифатида фойдаланиладиган ва бунда аломатли маънога эга бўлган даражада иштироқ этувчи томонлар томонидан сўзли код ларнинг маълум тизими билан акс эттириладиган вербал белгилар каби аниқ тушунилишлари мумкин.