|
TUSHUNTIRISH XATI
Xizmat sohasidagi, xizmatga aloqador masalani, uning ayrim jihatlarini
yozma izohlovchi va muassas a (bo‘lim) rahbariga (ichki) yoki yuqori
tashkilotga (tashqi) yo‘llanuvchi hujjatdir.
Yuqoridagi ta’rifdan ko‘rinadiki, tushuntirish xati xuddi ma’lumotnoma
va bildirishnoma singari ichki va tashqi xususiyatga ega. Keyingi holatda,
ya’ni tushuntirish xati yuqori tashkilotga yuborilayotganda, u ko‘pincha
biror asosiy hujjat (rejalar, hisobotlar, loyihalar)ga ilova tarzida bo‘lib,
mazkur hujjatni umuman yoki ba’zi o‘rinlarini qisman izohlab, tushuntirib
beradi. Bu xildagi tushuntirish xati, shuningdek, muassasada bo‘lib o‘tgan
voqea-hodisaga, rahbarning ba’zi xatti-harakatiga, rejalashtirilgan
ishlarning bajarilmay qolishiga ham izoh beradi yoki dalillaydi. Demak, bu
holda tushuntirish xati mustaqil hujjat hisoblanmaydi. Shunga qaramay, u
muassasa xos ish qog‘ozida rasmiylashtiriladi va rahbar tomonidan
imzolanadi.
Ichki, boshqacha aytganda, shaxsiy tushuntirish xatlari asosan xodim
(ishchi, xizmatchi, kolxozchi, talaba) tomonidan, ba’zan bo‘linmalar
rahbarlari tomonidan muassasa rahbari nomiga yoziladi. Unda ish (o‘qish)
jarayonida xodim (talaba) tomonidan sodir etilgan ba’zi xatti-harakatlar
(masalan ish yoki o‘ qishga kech qolish, kelmay qolish, reja yoki ayrim
topshiriqni bajarmaganlik, belgilangan tartib -qoidalarga rioya qilmaganlik
va boshqalar) va ularni keltirib chiqargan sabablar izohlanadi, dalillanadi.
Bevosita xodim (muallif) tomonidan imzolanadigan bunday tushuntirish
xati oddiy varaqqa yoziladi. Shaxsiy tushuntirish xatlari odatda mansabdor
(rahbar) shaxsning talabi bilan yoziladi, chunki u keyinchalik xodim
haqida muayyan qarorga kelish, unga nisbatan tegishli intizomiy jazo
chorasi qo’llash yoki dalillar asosli (uzrli) bo‘lsa qo‘llamaslik uchun asos
vazifasini o‘tashi mumkin.
Umuman, tushuntirish xati quyidagi zaruriy qismlardan iborat bo‘ladi:
1.Hujjat yo‘llanayotgan tashkilot yoki mansabdor shaxsning to‘liq nomi.
2.Hujjatni tayyorlagan (yozgan) muassasa yoki shaxsning to‘liq nomi.
3.Hujjat turining nomi (Tushuntirish xati).
4.Hujjat matni (mazmuni).
5.Imzo.
6.Sana (hujjat yozilgan vaqt).
Tashqi, xizmat yuzasidan korxona yoki muassasa nomidan yoziladigan
tushuntirish xatlari xos ish qog‘ozida rasmiylashtiriladi, tabiiyki,
muassasaning to‘liq nomi ushbu ish qog‘ozida aks etadi. Ichki tushuntirish
xatlarida esa rahbarning yoki xodimning to‘liq nomi deganda, u
ishlaydigan (o‘ qiydigan) bo‘linmaning nomi, shaxsning lavozimi, ismi, ota
ismining bosh harflari va familiyasi nazarda tutiladi.
Zaruriy qismlari va yozilish shakli jihatidan tushuntirish xati arizadan
deyarli farq qilmaydi, tarkibiy qismlarning joylashishi ham bir xil. Faqat
shaxsiy tushuntirish xatining muallifi arizadagiday chiqish kelishigida
emas, balki qaratqich kelishigida rasmiylashtirilgan ma’qulroqdir.
3. Ish qog‘ozlarining yozilishi.
Taklifnoma – biror bir tantanali tadbirga taklif etish uchun
qo‘llaniladigan yozma axborot. Taklifnomaning zaruriy qismlari:
1.Nomi (taklifnoma).
2.Matn:
a)taklifnoma turiga qarab: taklif qilinayotgan shaxsning
familiyasi yoki ismi va otasining ismi;
b)taklifqiluvchimuassassaningnomi;
v)qanday tadbirgataklifqilinayotganligi.
3. Tadbirni o‘tkazilish sanasi va vaqti.
4. O‘tkazilish joyi
5. Imzo (tadbirnitashkiletgantashkilotningnomi).
Xatlar-muassasalar orasidagi xizmat aloqalarini amalga oshiruvchi asosiy
hujjatdir. Xat orqali bajariladigan masalalar ko‘lami keng bo‘lib, bunday
yozishmalar tushuntirishlar, xabarlar, taklifnomalar, iltimoslar, kafolatlar beriladi
yoki qabul qilinadi. Mazmun jihatdan tullicha bo‘lgan bunday hujjatlar
umumlashtirilgan holda xizmat xatlari xususiyatlariga ko‘ra o‘zaro farqlanadi.
Xatlarni bajaradigan vazifasiga qarab quyidagi turlarga bo‘lishmumkin:
javob xatni talab qiluvchi xatlar (da’vo xatlar, so‘rov xatlar, iltimos
xatlar).
2) javob xatni talab qilmaydigan xatlar (ilova xat, tasdiq xat, eslatma xat,
axborot xat, kafolat xat va boshqalar).
Do'stlaringiz bilan baham: |
