Yig'ilish raisi barcha qatnashchilarni faol mehnat qiishga chaqiradi. Bunda u qatnashchilarni muayyan masala yuzasidan so'rov qiladi. Boshliqning nuqti yig'ilish vaqtining 25% idan oshmasligi kerak.
Guruh ishtirokchilari navbat bilan yig'ilish bayonnomalarini olib kelishlari kerak. Bayonnomada ma'lum tadbirlarni ishlab chiqish ishlarining holati, ilgari surilgan takliflar, ularni amalga oshirish muddatlari ifodalanishi lozim. Bayonnomalarning nusxalarini yuqori boshqarmaga beriladi.
Kelishuv asosida qarorlar qabul qilish. Butun guruh qabul qilinyapgan qarorlarni qo'llab - quvvatlashi va hamma yakuniy qarorga teng ta'sir qilish imkoniga ega bo'lishi muhim. Umumiy yig'ilish uchun tavsiyalar ishlab chiqadigan guruhlarga yakkafikrlilik mavjud bo'lmagan masalalar topshiriladi.
Muhokama qilinyapgan masalalar mazkur bo'linmaning vakolat doirasida bo'lishi va bo'linma guruhining faoliyatiga taalluqli bo'lishi kerak. Agar boshqa bo'linmalarning faoliyati oqibatida maxkur bo'linmada muammo paydo bo'lsa, bo'linma rahbari darhol bu haqida xabar qilishi kerak.
Bo'linmaning faoliyati nimaga va kimga bog'liqligi, uning ishining mazmuni va natijalarining "iste'molchisi" haqidagi ma'lumotlar hamda uning sifatini o'lchash va baholash masalalari yig'ilishda e'lon qilinishi kerak.
Rahbariyat yig'ilishda barcha xodimlar qatnashuvining majburiyligini va qatnashmaslik sabablari oldindan muhokama qilinishini ta'kidlashi lozim.
Guruhlar ishini tashkil qilish. Barcha ishchilar maxsus tayyorgarlikdan o'tganidan so'ng ularning javobgarligini oshirish lozim. Odatda bo'linma faoliyatini takomillashtirish bo'yicha guruh o'zining rivojlanishida uch bosqichni bosib o'tadi: 1) anglash va o'rganish; 2) tushunish; 3) muammoni hal qilish va qarorlarni qabul qilish.
Anglash va o'rganish bosqichi quyidagi aspektlarni qamrab oladi:
Tashkilotning maqsadlarini tushunish.
Faoliyatni yaxshilash jarayonini tushunish.
"Bexato ish" standartini faoliyatning me'yori sifatida qabul qilish.
Ma'lumotlarni to'plash va turkumlash usullari.
Muammolarni aniqlash usullari ("aqliy hujum" usuli va boshqalar).
Muammolarni tahlil qilish usullari (sabab - oqibat diagrammalari va Pareto diagrammalari, ekspert guruhning yuzaga kelgan vaziyatni tahlil qilishi, gistogrammalar).
Natijalarni hujjatlar ko'rinishida tahlil qilish (grafiklar, jadvallar, rahbariyatga dokladlar).