|
С - тўлиқлик(cомплетенесс). Хабар асл ғояни тўлиқ акс эттириши керак. Буни жўнатувчи ва қабул қилувчини ҳам ҳисобга олиш керак. Сўнгги хабарнинг моҳиятини тушуниш учун етарли даражада унга эътибор бериш керак;
С - қисқалик (cонcисенесс). Хабарнинг мазмуни батафсил тақдимот билан лойқа бўлмаслиги керак. Агар фикрни қисқача ифода қилиш мумкин бўлса, уни албатта бажариш керак;
С - аниқлик (cонcретенесс). Хабарда максимал хусусиятлар бўлиши керак. Хулоса натижалари ёки натижа ҳақида ноаниқлик бўлса ҳам, абстракт сўзлардан четланиш керак;
С - тўғрилик (cорреcтнесс). Хабарни узатиладиган тил қоидаларига мувофиқ тузилиши керак. Бу айниқса халқаро лойиҳаларни амалга оширишда муҳим аҳамият касб этади, бу ерда атамалардаги оддий хатолар лойиҳа иштирокчилари учун жуда кўп муаммога сабаб бўлиши мумкин.
Амалга оширилаётган лойиҳаларнинг табиати бошланғич даражада хилма-хил бўлгани сабабли, лойиҳани амалга ошириш жараёнида мулоқотга таъсир қилувчи омилларнинг ижобий таъсирини таъминлашга ҳаракат қилиш керак. Ушбу омиллар қуйидагилардир:
коммуникаторнинг ташкилий тузилиши ва лавозими;
лойиҳани бошқариш услуби;
меҳнатни тақсимлаш даражаси, лойиҳа иштирокчилари сони ва уларнинг касбий даражаси.
Лойиҳа бошланишидан олдин бу омилларга раҳбариятнинг эътиборини жалб қилиш асосий иш вақтида алоқа муаммоларини бартараф этишга ёрдам беради.
Ушбу жараённинг муҳимлигини тушунмаслик, лойиҳани бошқаришда ва одамлар билан ишлашда энг кўп учрайдиган хато манбаларидан биридир. Кўпинча одамлар келган маТумотни нотўғри талқин қиладилар.
Одатда алоқа (cоммуниcатионс) остида қуйидагилар тушунилади:
ҳар қандай ахборотни топшириш ҳақидаги иш ёки ҳақиқат;
оғзаки ёки ёзма хабар;
оддий рамзлар тизимидан фойдаланадиган одамлар ўртасида семантик тузилмаларни алмашиш ж араёни.
Лойиҳа иштирокчилари ўртасида ўзаро тушуниш керак, чунки уларнинг ҳар бири лойиҳанинг қандай амалга оширилиши тўғрисида ўз нуқтаи назарига эга. Алоқа тизимидаги бузилишлар энг кутилмаган натижаларга олиб келиши мумкин (8-расм).
Лойиҳа менежери жамоа аъзолари ва бошқа лойиҳа иштирокчилари ўртасида доимий, ишончли ва кенг қамровли ахборот оқимлари учун масъулдир. Лойиҳани муваффақиятли амалга оширишга таъсир қилиши мумкин бўлган ахборотга алоҳида эътибор қаратиш лозим. Бу хабарлар норасмий суҳбатлар, учрашувлар, йиғилишлар, бизнес ёзишмалар, маърузалар ва презентатсияларни ўз ичига олади.
Кундалик ишларнинг кўпчилиги лойиҳа аъзолари ўртасида информал маълумот алмашиш орқали амалга оширилади (суҳбатлар, телефон сўзлашувлари, электрон почта хабарлари ва ҳк). Бундай алоқаларнинг соддалигига қарамай, уларнинг ёрдами билан жамоа аъзолари ҳамкасбларининг ишига, муайян топшириқлар бўйича ўзлари олган қарорлар, пул тақсимотига, иш тартибига таъсир кўрсатиши мумкин.
Норасмий мулоқотнинг натижалари лойиҳа жамоасининг кейинги учрашувида ҳужжатлаштирилиши керак. Алоқа жараёнида лойиҳа иштирокчилари ўртасида ахборот оқимларининг тоза бўлиши ўзаро тушуниш учун зарур шарт (8-расм).
Алоқа тўсиқларининг манбалари
Самарали мулоқот одамларнинг идрокига, шахсий фазилатларига, турли нуқтаи назарларга, кайфиятга ва бирор нарсага қисман муносабатда бўлишига боғлиқ турли сабабларга кўра тўсқинлик қилиши мумкин.
Алоқа тўсиқларининг манбаларини кўриб чиқамиз:
Одамлар бир хил хабарни турли жиҳатдан баҳолаганда, тушуниш тўсиқлари пайдо бўлади. Фикрлашга таъсир этадиган омиллар орасида таълим даражасида ва аввалги иш кўламининг фарқига эътибор қаратамиз. Фикрлаш муаммолари жуда аниқ маънога эга сўзларни қўллаш орқали камайтирилиши мумкин.
Шахсий фазилатлар ва қизиқишлар, масалан, таъми ёки душманлик, мулоқотга кучли таъсир кўрсатади. Одатда одамлар қизиққан суҳбат мавзуларига диққат билан қулоқ соладилар ва суҳбат мавзуси зерикарли ёки улар билан таниш бўлмаганларида диққат қилмайдаилар.
Фикрлар, ҳис-туйғулар ва нотўғри фикрлар нотўғри талқиннинг сабабидир. Бирор нарсадан қўрқадиган, кучли ёки кучли нафратланадиган одамлар мулоқот жараёнини бузиш орқали ўзларини ҳимоя қилишга интилади. Кучли ҳис-туйғулар одамларни ҳодисаларни тўғри баҳолашга қодир эмас. Лойиҳани бошқариш жараёнида турли хил алоқа турларини янада кенгроқ кўриб чиқайлик.
Презентатсиялар (Тақдимотлар) лойиҳа менежери томонидан лойиҳанинг муҳим жиҳатларини мижозга, бошқарувга ва бошқа манфаатдор томонларга кўрсатиш учун тез-тез ишлатилади. Тақдимотни самарали қилиш учун мўлжалланган аудиторияни яхшилаб ўрганиб чиқиш ва келажакда томошабинлар нуқтаи назаридан барча материалларни тайёрлаш керак. Тақдимотни ташкиллаштириш, масалан, муаммодан ечимга, номаълумдан маълумга, сабабдан оқибатгача ёки хронологик тартибда ягона мантиқий тузилишга бўйсуниши керак.
Одатда, тақдим этиш вақти чекланган, шунинг учун фақат керакли маТумотларни, энг муҳим жадвалларни ва жадвалларни тақдим этишингиз керак. Батафсил маТумотни қизиққан шахслар тегишли ҳисоботларда ўқишлари мумкин.
Жамоа учрашувлари лойиҳани амалга ошириш даврида қабул қилинган частота билан ўтказилади. Кун тартиби олдиндан ишлаб чиқилиши керак, у мунозарани самарали олиб боришга ёрдам беради. Кутилмаган муаммоларни юзага келганда, фавқулодда йиғилишларни ўтказиш мумкин. Барча жамоавий учрашувлар, режалаштирилган бўлишидан қатъи назар, қайд этилиши керак.
Харажатлар, иш жадвали ва ҳуқуқий масалалар бўйича қарор қабул қилишда бизнеснинг ёзишмалари ва ҳисоботлари катта аҳамиятга эга. Барча расмий ҳужжатларнинг санаси ёзилиши керак, улар аниқ тузилишга ва ихчам қисқача мазмунга эга бўлиши керак.
Бир лойиҳани самарали бошқариш учун менежер мунтазам равишда уни амалга оширишдаги ютуқларни тавсифловчи лойиҳа ҳолати ҳисоботини тузиши керак.
Бугунги кунда махсус компютер дастурлари мавжуд ва кўплаб маърузалар стандарт шаклда ёзилиши мумкин. Менежернинг вазифаси - муайян лойиҳанинг ўзига хос хусусиятларини акс эттирадиган ва жамоанинг ишини объектив баҳолаган ҳолда ҳисобот ёзиш.
Сўнгги йилларда ахборот технологиялари соҳасидаги ютуқлар ахборот алмашинувини яхшиланди. Бугунги кунда телекоммуникатсия бозорида электрон почта, видео конферентсиялар, бир вақтнинг ўзида таржима билан телефон конферентсиялари - буларнинг барчаси ва яна кўп нарсалар таклиф этилмоқда. Лойиҳа менежменти дастурий маҳсулотлари лойиҳа иштирокчиларига умумий маълумотлар базаси орқали бевосита алоқа қилмасдан маълумот алмашиш имконини беради, барча воқеалар лойиҳанинг тақвимига ва тармоқ жадвалига мос келадиган ҳолда кўрсатилади.
Замонавий ахборот технологиялари вақтни тежашга имкон беради, ма ълумотни зудлик билан қабул қилади ва узатади ва лойиҳадаги ҳар қандай ўзгаришларга деярли жавоб беради. Компютер дастурларидан фойдаланиш лойиҳани амалга ошириш вақтини қисқартиришга ёрдам беради.
Ўз-ўзини назорат қилиш учун саволлар
Лойиҳа бошқарувида мулоқот жараёнининг мақсади нима?
5-С алоқа тизимининг мулоқот белгиларини кўрсатинг.
Алоқа учун тўсиқларнинг асосий манбаи нима?
Do'stlaringiz bilan baham: |
