Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Опубликуйте ваше «меню» стандартных сроков
В конце упражнения соберите все, чему научились, добавьте в
«меню» стандартной подготовки общих задач и опубликуйте это на
общедоступном сайте, чтобы помочь сотрудникам составлять более
реалистичные и своевременные запросы.
• Представьте, сколько времени на обучение сэкономит этот
инструмент, когда вы будете готовы поручить кому-либо задание.
• Представьте, какую пользу принесет этот инструмент вашему
преемнику, когда вас повысят в должности!
Я видел успешную работу этого подготовительного процесса в
Hewlett Packard, Procter & Gamble и других компаниях, где менеджеры
приветствовали точную информацию о том, что (и как быстро) они
могут ожидать при внезапном возникновении возможности продаж
или оказания услуг клиентам. Сохраняя реалистичность запросов, они
избегают паники и получают все необходимое.
Не заставляйте ваших менеджеров «лететь по
приборам»
Почти каждую неделю мы встречаем специалиста или менеджера,
который не осмеливается показывать риски своим непосредственным
начальникам. Такие сотрудники говорят: «Кто я такой, чтобы

---

расставлять или изменять приоритеты? Мне дали указания. Мои
менеджеры и клиенты ожидают их выполнения, не более!»
И правда – в 80 процентах случаев вы подчинитесь, даже если это
будет болезненно. В бизнесе в целом иерархия выстроена таким
образом: вы безропотно принимаетесь за новую работу. Молчаливо
приспосабливаетесь. Работаете поздно вечером и на выходных. И
будете правы, поступая так.
Но в случае нескольких избранных заданий, имеющих большое
влияние, требующих больших вложений, обремененных проблемами и
к тому же порученных в последний момент, вы увидите риск и
поймете, что здесь необходимо обсудить условия. В конце концов,
ваши руководители и клиенты могут не знать или не помнить
состояние ранее порученных дел. Будьте осторожны: если вы молча
примете новый срочный запрос, который потеснит уже существующее
основное задание, то вынудите обратившихся к вам принять риск с
закрытыми глазами.
ВЫВОД: изложите ситуацию, как вы ее видите. Набросайте
несколько вариантов, ведущих к разным последствиям. Единственное,
чего нельзя допустить, – молчания.
Не уклоняйтесь
Многие разочарованные специалисты попадают под перекрестный
огонь двух воюющих менеджеров, чьи приоритеты столкнулись.
Некоторые пробуют пойти на такую опасную уловку: «У них в руках
все полномочия. Пусть посоревнуются и примут решение, а я
подчинюсь. Посмотрим, как карты лягут».
Наученные горьким опытом, мы видим, что такой подход может
ухудшить наше положение. Если обе стороны не понимают, каков
объем работ, то могут придумать решение еще хуже. Измученные
менеджеры дадут вам указание «просто работать и выполнять оба
дела». А другие предложат такие уступки, которые подвергнут риску и
то, и другое дело. Вам нужно оставаться в игре.
Живые голоса
Вот как секретарь-референт Вики Фарнсворт справляется с
обоснованными конфликтами приоритетов. Вики работает в
компании HealthAlliance Hospitals в Леоминстере помощником

---

главного врача, вице-президента по развитию бизнеса, руководителя
корпоративной службы качества и двух директоров:
Для расстановки приоритетов в отношении себя и нескольких
начальников я всегда прошу дать мне конкретные сроки завершения.
Если несколько сотрудников просят выделить один и тот же
временной промежуток, то я показываю им противоречащие рабочие
нагрузки и полагаюсь на них в деле окончательной расстановки
приоритетов.