Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Минимальные требования для объединенного набора
электронных средств
Вне зависимости от того, кто разработал ваш набор средств,
компания или вы сами, он должен позволять вам следующее:
• определять приоритетность заданий в соответствии с заранее
установленными правилами, основанными на относительном риске и
ценности;
• оценивать стандартный подготовительный период для обычных
заданий;

---

• определять влияние новых заданий на те, что были поручены вам
ранее;
• увязывать входящие требования с вашими списками проектов и
расписанием, особенно если они были получены по электронной почте
(труднее обсуждать), а не лично (легче показать, какое время занято);
• основывать ваши решения (выполнить, отложить, пересмотреть
объем или отклонить задания) на наглядных данных, которые сейчас
можно показать тем, кто направляет запрос, а позднее – лицам,
которые должны будут выполнять работу.
Долой компьютерную неграмотность!
Если вы не знаете, как пользоваться средствами интеграции,
встроенными в программное обеспечение компьютера, пройдите
обучение в вашей компании, у поставщика программ или в местном
центре дополнительного образования. Потратив немного времени и
денег, вы вскоре станете знатоком. Более того, вы можете объединить
ваших учителей и тех, с кем вы учились, в одну сеть. Эти продвинутые
пользователи – важный ресурс, особенно для владельцев малых
предприятий или независимых менеджеров.
Искорените утверждения: две колонки списка дел
Сообразительные работники перенимают этот инструмент на
наших семинарах по управлению хаосом, чтобы показать, как новое
задание переходит из разряда «просто запрос» в «полное
обязательство», а в случае кризиса – обратно. Этот наглядный подход
дисциплинирует сотрудников, обращающихся с требованиями: они
понимают, что менее срочные дела, принятые к исполнению сегодня,
не оставят времени более срочным делам завтра. Когда до них это
доходит, они сосредоточиваются на таблице.
Позвольте Эллен Перри дать наглядное пояснение:

---

Задание A
Эллен Перри, руководитель службы по работе с клиентами,
получает обоснованный запрос, который нужно выполнить в сжатые
сроки. Она поместила задание А в левую колонку (наклеила
настоящий или воображаемый стикер), и оно останется в колонке
«Запрос» до тех пор, пока Эллен не сможет оценить задание и
поместить его на временную шкалу. Тогда ему найдется место в правой
колонке «Обязательство», где оно останется до своего завершения.
Скорее всего, задание будет выполняться пошагово, что показано на
временной шкале. Работник, направивший запрос А, может иметь
доступ к схеме Эллен, чтобы отследить, как выполняется задание.
Задание Б
Еще одно обоснованное задание под буквой Б попадет в колонку
«Обязательство», но позже окажется вытесненным более важным
заданием В. Эллен обрисует реальную ситуацию тому, кто обратился с
заданием Б, которое на какое-то время возвращают в левую колонку
«Запрос». (Эллен на своем опыте узнала, что это зачастую вдохновляет
«вытесненного» сотрудника на усовершенствование задания,
поставленного «на ожидание», и оно становится готовым к переводу в
разряд срочных.)

---

Применение состоящего из двух колонок графика дел создает
Эллен репутацию человека, дающего обещания, которые может
сдержать!