Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Дайте задаче определение, потом передавайте ее
Делегирование приносит два вида пользы: вам – свободу, а
обучающемуся у вас – повышение. Поэтому дайте заданию
определение на бумаге, а не только в своей голове. Ответьте на
следующие важные вопросы, составив документ из пяти частей, – это
поможет вам передать задание.
1. Можно ли сказать, что это задание и устоявшееся, и
повторяющееся одновременно? Покажите это.
2. Какова ожидаемая цель или результаты?
3. Какие особые навыки требуются? Статистический анализ, язык,
создание принципов, составление плана… Запишите их все.
4. Представьте ожидаемые результаты в виде цифр: насколько
большая производительность вам нужна, а также как быстро и с какой
стоимостью?
5. Перечислите предпринимаемые шаги в строгом порядке.
Подчеркните важнейшие пункты.
Заранее ответьте на эти пять вопросов, прежде чем попросите
вашего руководителя одобрить бюджет или разрешить поиск

---

кандидата. В тот момент, когда вы признаете задачу важной и при этом
устоявшейся и повторяющейся, вы готовы начать подготовку к ее
передаче.
НЕОЖИДАННАЯ ПОЛЬЗА: иногда в результате тщательной
подготовки вы обнаруживаете, что определенную задачу можно
выполнить, работая всего лишь несколько часов в неделю. Благодаря
этому открытию вашему начальнику будет еще легче одобрить помощь
работника, нанятого на неполный рабочий день.
Заранее готовьте методы обучения
Замечали ли вы, что продолжаете работу, уже давно испытывая
мучения, и делаете это до тех пор, пока увеличение нагрузки не
приводит к критической точке? Когда это происходит, ваша проблема
заключается не в том, что вы слишком медлите с вопросами, а в
получении настолько быстрого ответа от вашего начальника, что
помощь приходит до того, как вы приготовите рабочее место или
методы обучения! В худшем случае вновь нанятый вами сотрудник
сидит без дела в ожидании инструкций или прибегает к помощи своих
занятых коллег. Тогда вы рискуете вызвать у всех затруднения и
неприязнь и теряете время.
Если делегирование для вас – нечто новое, то сначала дайте
определение заданию и установите его важность. Затем опишите
главные шаги, убедитесь, что есть место для каждого помощника,
который может быстро появиться, и покажите этот план руководителю.
После того как вы проделаете такую трудоемкую подготовительную
работу, ему будет сложнее сказать «нет».
«Вот изложена задача, – скажете вы начальнику. – А вот как мы
будем обучать ее выполнению. Вот место и вот методы. Я готов уже
сейчас найти того, кто этим займется».
Благодаря вашему конкретному плану начальнику проще дать
согласие.