Logistics Sub-Sector Land Transportation

UNIT 3.3: Job Role / Activities & Vendor Coordination 
 
Unit Objectives 
At the end of this unit, one will be able to:
1.
Explain the job role of a route planner. 
2.
Discuss the various activities performed by an associate when making route plans. 
3.
Perform vendor coordination. 
3.3.1 Job Role of a Route planner 
Route planning is one of the initial steps of any route optimization process. This is explained as 
under: 
Fig 3.3.1 Steps of Route Planning
To understand the role better, listed below are the necessary steps involved in primary data collection, 
route planning & coordination with internal & external stakeholders 
•
Collect details on the point of origin, location of the destination, type of goods, pickup date 
and time, delivery date and time, the volume of products, vehicle capacity, vehicle traffic 
constraint and transporter details 
•
Calculate the pickup and delivery sequence for the optimal time, allocation of loads, and 
vehicle capacity by entering the details in route planning software 
•
Plan optimized routes for multiple depots ensuring cost efficiency across the whole operation
•
Identify the various tolls, rest stops, driver shift change, vehicle relay, refuelling of vehicle etc. 
Defining route 
constraints and 
parameters
Planning routes
Dispatching 
routes
Monitoring 
routing activity
Auditing 
routing activity
Improving 
planned routes

---

Participant Handbook 
62 
•
Plan daily truck coverage, driver and trip assignment
•
Communicate route information with staff 
•
Identify alternate routes to maintain service standards in case of contingency requirements 
like bad weather, natural calamities etc. 
•
Communicate to the customer on the finalized route plan and coordinate with internal and 
external stakeholders 
•
Coordinate with other internal departments regarding the route plan for consignment 
schedule 
•
Make necessary arrangements for consignment pickup/ delivery with the assigned vehicle 
driver or transporter 
•
Ensure the assigned vehicle is in good condition to operate as per the planned schedule if not, 
coordinate with maintenance department or transporter
•
Coordinate with transportation supervisor for the required number of drivers and cleaners to 
be allocated for the planned schedule