Logistics Sub-Sector Land Transportation

Participant Handbook 
70 
4.1.2. Turn Around Time 
Yet another key factor is the TAT (Truck Turnaround Time), which has to be measured and reduced 
over time to improve the efficiency in logistics. TAT is the time taken by any truck from the time of its 
entry into a plant until it exits the plant after duly completing the process. (Elapsed time between 
truck in & out time) 
Bay Turnaround Time 
The average time for which a truck coming into for loading remains in a particular bay. Alternatively, 
the number of trucks that get parked in a particular bay, in a period of 24 hours is a measure of the 
Bay Turnaround Time. The lower the time a truck is in a bay or a higher bay turnover results in greater 
logistics efficiency. 
Activities preceding truck Entry for loading. 
Entry Gate Pass 
•
Based on the daily plan for loading or unloading, assign the timing for loading/ unloading for 
the vehicle 
–
vehicle scheduling. In some organizations, there is a window of time allotted for 
a truck to enter the plant, based on the distance it needs to move from the truck parking lot. 
Non-Adherence/delays lead to a penalty deduction from the freight payable. Details also need 
to be recorded in the ERP as to when the truck was scheduled and at what time did it actually 
enter the factory for loading/unloading activity 
•
Plan for the bay based on priority and type of goods to be loaded/ unloaded to get the internal 
approval on the availability of bay. The basic principle being the Minimization of waiting time. 
For a cargo lined up in a particular bay or a truck waiting time for commencement of loading 
after getting parked on a specific bay, needs to be minimized. Usually, if loads are planned in 
advance, the bay number is allotted by the ERP system based on the set of optimized 
parameters 
•
Create an entry in the Enterprise Resource Planning (ERP)/ Transport Management System 
(TMS) based on the planned bay and timing of the vehicle. (Bay number, planned arrival time 
& actual time arrived) 
•
Communicate the same to the transporter or internal department for their vehicle planning.
•
Collect details about the vehicle, driver, vehicle registration number, vehicle insurance 
number, container number, release container PIN, Equipment Delivery Order (EDO), goods to 
be loaded/ unloaded, Delivery Challan (DC), pollution certificate etc. to prepare the truck 
entry pass 
•
Obtain vehicle permit from the transporter to carry non-normative goods in case of oversized 
cargo, dangerous goods declaration/ certificate in case of hazardous material 
•
Communicate the collected details to the gate supervisor 
Coordinate with the security to instruct the driver on the specific bay number to ensure the truck is 
driven into the plant directly into the specified bay. 

---

71 
Land Transportation 
Associate 
It may be noted that to ensure safety, long body trucks/trailers are guided by the transport 
supervisor/security posted on the loading bay to avoid any mishaps. 
Fig. 4.1.2. The Complete Cycle 
–
 Load Readiness to Truck Allocation 
Fig. 4.1.3. TMS Workflow
Notes 
__________________________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________________________ 

---