|
Тема работы: Фильтры, запросы и работа с ними в MS Access.
Цель работы: Научить студентов устанавливать фильтры и создавать базы данных в MS Access, содержащие запросы для получения различного рода отчетов.
Теоретическая часть.
Фильтры создаются для таблиц базы данных. Фильтр – это набор условий, накладываемых на отдельные поля одной и той же таблицы.
Для установки фильтра в MS Access нужно открыть таблицу базы данных, выбрать в меню Записи | Фильтр | Изменить фильтр, после чего откроется пустая таблица, содержащая все поля исходной таблицы.
Пусть, к примеру, у нас имеется таблица студентов следующего вида:
При выборе Изменить фильтр откроется следующее окно:
Здесь представлены все поля исходной таблицы. В свободных полях устанавливаемого фильтра мы должны записать критерий отбора записей из таблицы. Эти поля справа имеют кнопки, при нажатии которых появляется список выбора значения данного поля. Эти списки имеют все значения поля исходной таблицы, взятые по одному разу.
Допустим, нужно выбрать все записи таблицы, касающиеся студентов группы 48-09. Из списка этого поля выберем нужную нам группу или просто введем номер группы в это поле. После этого выберем из меню Записи | Применить фильтр. Исходная таблица предстанет в следующем виде:
В ней представлены только студенты нужной нам группы.
Фильтры можно задавать по нескольким полям одновременно. Например, нужно выбрать студентов какой либо группы, получающих стипендию определенного размера. Очевидно, что логически эти условия будут связаны союзом «И». Но при установке фильтра можно использовать и более сложные условия, например, выбрать из таблицы студентов группы 48-09, которые получают стипендию 96000 и студентов группы 38-10р, получающих стипендию 84000.
В полях, устанавливающих фильтр, можно использовать неравенства <, <=, >, >=, <>. Например, если мы хотим посмотреть только записи о студентах, стипендии которых меньше 96000, в поле фильтра Стипендия нужно записать условие <96000.
Несколько условий можно соединять союзом «ИЛИ». Для этого в окне установки фильтра есть вкладка «ИЛИ». Используя ее можно задавать такие фильтры как, допустим, студенты группы 48-09 или студенты группы 33-10р, получающие стипендию 78000. При активизации одной вкладки «ИЛИ» автоматически создается еще одна такая же вкладка.
Для снятия фильтра с таблицы БД достаточно в меню выбрать Записи | Удалить фильтр.
Как вы уже знаете, базы данных могут иметь в своем составе такие объекты, как запросы. Запросы являются базовым инструментом работы с таблицами базы данных.
В MS Access существует несколько разновидностей запросов: на выборку, с параметрами, перекрестный, на изменение и SQL-запрос. В отличии от фильтра, запросы могут содержать поля из разных таблиц БД.
Простейшим является запрос на выборку. Для создания такого запроса нужно открыть существующую базу данных, в поле «Объекты» активизировать опцию «Запросы». Нам представится две возможности: создание запроса с помощью мастера и создание запроса с помощью конструктора.
Рассмотрим процесс создания запроса с помощью конструктора. Дважды щелкнем по этой опции. В результате откроется окно для создания запроса, показанное ниже. Еще одно окно позволит выбрать таблицы, для которых будет составляться запрос. После выбора таблицы ее окно с содержащимися в ней полями будет представлено в верхней части окна создания запроса. Если мы выберем еще одну таблицу, она отобразится там же, где и первая.
Если между выбранными таблицами существуют связи, они будут отображены в верхней части окна линиями, соединяющими поля таблиц.
В нижней части окна имеется пустая таблица для создания запроса. Она разделена на столбцы, в которые можно заносить имена полей исходных таблиц базы данных. Поле, в которое записывается название поля таблицы, имеет кнопку, при нажатии на которую появится список, содержащий имена всех полей. После выбора поля из списка его имя переносится в это поле. В следующем поле задается имя таблицы, поле которой должно отображаться в запросе. В поле Сортировка можно указать порядок сортировки по этому полю: по возрастанию, по убыванию, отсутствует. Если отметить сортировку по двум и более полям, то сортировка будет выполняться по первому полю, если в этом поле будут записи с одинаковыми значениями этого поля, то они расположатся в отсортированном порядке значения второго поля и т.д.
В поле Условие отбора записывается условие отбора записей по соответствующему полю таблицы БД. Из исходной таблицы будут отобраны все записи, удовлетворяющие записанному условию. В нашем случае будут выбраны те записи, которые относятся к группе 48-09. Для условия отбора могут быть использованы логические связки И, ИЛИ, НЕ. С помощью построителя выражений можно построить сколь угодно сложные запросы. Построитель выражений может быть вызван из контекстного меню путем выбора опции Построить.
Флажок, поставленный в поле Вывод на экран, позволяет отобразить это поле в окне результата запроса.
Если мы создадим такой запрос, который показан выше, и сохраним его под каким либо именем, то после двойного щелчка по имени этого запроса появится окно, в котором будут содержаться записи таблиц БД, удовлетворяющие созданному запросу. Это окно показано ниже. Также можно выполнить запрос выбором Запрос | Запуск из главного меню при открытом окне построителя запроса.
Созданный запрос можно модифицировать. Для этого в окне, отображающем все созданные запросы нужно выделить требуемый запрос и щелкнуть по значку Конструктора в верхней части окна.
Do'stlaringiz bilan baham: |
