Курсовая работа по дисциплине: "Теория бухгалтерского учета" Калуга, 2007

2.3. Недостатки документооборота и оформления документации в Калужском ОАО "Кристалл"

Анализируя документы, работа с которыми ведется в Калужском ОАО "Кристалл", мы отметили некоторые недостатки. Во-первых, большую часть по-прежнему составляет бумажный документооборот. Основными недостатками бумажного документооборота являются:

• 
  сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;
  
• 
  трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
  
• 
  длительность сроков подготовки и согласования документов;
  
• 
  медленный поиск документов;
  
• 
  сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;
  
• 
  трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;
  
• 
  в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.
  

Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для таких организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков⁵.
Принимая во внимание аудиторское заключение о финансовой (бухгалтерской) отчетности, можно отметить, что бухгалтерская отчетность не содержит существенных искажений, однако выявлены следующие нарушения:

• 
  в ряде случаев не соблюдается временная определенность фактов хозяйственной деятельности;
  
• 
  в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу не отражена информация об отсутствии условных фактов хозяйственной деятельности;
  
• 
  ненадлежащим образом оформленные документы в связи с возникновением нестандартных хозяйственных операций (документ подписан ненадлежащим лицом или лицом не, имеющим право подписи).
  

Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем. Скорость документооборота можно, по нашему мнению, оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности. В Калужском ОАО "Кристалл" график документооборота отсутствует. Это также является одним из недостатков. По причине этого мы не можем узнать среднюю скорость документооборота, которая может быть рассчитана методом простой средней - путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Мы также не можем рассчитать ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому. При этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный эффект.