|
самарали
кенгашлар паст самарали
зонаси
кенгашлар зонаси
самарасиз кенгашлар
зонаси
Кенгашларни таёрлаш ва ўтказиш ҳаражатлари(Ҳ)
5.5-расм. Иш юзасидан кенгашларнинг самарадорлиги
87
Иш юзасидан кенгашларни тайёрлаш ва ўтказиш чиқимларини қуйидаги
формула тарзида ифодалаш мумкин:
бунда 3 – кенгашларни тайёрлаш билан шуғулланувчи ходимларнинг
ўртача соатбай иш ҳақи, сўм ҳисобида;
кенгаш қатнашчиларининг ўртача соатбай иш ҳақи, сўмда;
T – кенгашни тайёрлаш учун кетган вақт, соат ҳисобида;
- кенгашда қатнашиш учун, шу жумладан, мажлисда ўтириш вақти,
кенгаш ўтказиладиган жойга бориш ва ундан қайтиш вақти, соат ҳисобида;
I=1,2,…, H – кенгашни тайёрлаш билан банд бўлган ходимлар сони;
j=1, 2,…, M – мажлис қатнашчиларининг сони;
K – ҳар бир иштирокчининг хизмат сафарига сарфлаган маблағи, сўмда;
О – қўшимча ҳаражатлар, сўмда.
Кенгашларни тайёрлаш ва ўтказиш ҳаражатларини камайтириш мақсадида:
- мажлисларнинг давом этадиган вақтини, уларнинг ўтказилиш
давомийлигини қисқартириш;
- мажлис иштрокчилари сонини камайтириш;
- кенгашларни ўтказиш тартиб-қоидаларини соддалаштириш;
- кенгашларнинг муқобил турлари(норасмий учрашув, селектор алоқаси,
Интернет, Интранет) дан иложи борича фойдаланиш тавсия этилади.
Иш юзасидан кенгашни тайёрлаш тартиби қуйидагича. Аввало
кенгашнинг мақсади ва вазифалари танлаб олинади. Одамларни бевосита
йиғиш:
- ахборот алмашишга;
- фикрларни аниқлашга;
88
- мураккаб вазият ва муаммоларни таҳлил этишга;
- комплекс масалалар юзасидан қарорлар қабул қилишга зарурат туғилган
тақдирда лозим бўлади.
Ана шундан кейин кенгашни тайёрлаш учун масъул шахслар тайинланади ва
уларнинг вазифалари аниқ белгиланади. (Баъзан) кенгашни тайёрлаш ва
ўтказиш смета тузилади.
Кенгашни ўтказиш куни ва соатлари белгиланади (қатнашчиларга қулайлиги
ва тайёргарлик кўриш имконияти ҳисобга олинади). Мазкур вақт бошқа
тадбирлар ўтказиладиган вақтга тўғри келиб қолмаслиги эътиборга олиниши
лозим.
Қулай бинони танлаш ва уни банд қилиб қўйиш.
Кенгашнинг аниқ кун тартибини белгилаб, тасдиқлаш, маърузачиларнинг
номини кўрсатиш, ҳар бир масалани муҳокама қилиш зарур бўладиган вақтни
аниқлаш. Ҳар бир масаланинг муҳимлигига қараб, унга қанча вақт ажратишни
белгилаш. Масалалар тартибини белгилашда ҳар бирининг аҳамияти ва
мураккаблигини ҳисобга олиш.
Кенгаш қатнашчиларининг рўйхатини тузиш. Бунда энг зарур
кишиларнигина таклиф этиш, қатнашчилар сонини имкони борича
қисқартириш.
Кенгашга таклифнома ва зарур материалларни тайёрлаб, иштирокчиларга
жўнатиш, бу ишни кенгашга тайёргарлик кўриш учун зарур бўладиган
муддатларда бажариш. Мажлиснинг кун тартиби ва мақсадлари тўғрисида
иштирокчиларни имкон қадар батафсилроқ хабардор қилиш(агар айрим
иштирокчилар муайян масала муҳокамасигагина чақириладиган бўлса, соат ва
дақиқалари аниқ кўрсатилиши керак).
Кенгаш ўтказиладиган бинони тайёрлаш, кўргазмали ахборот, техник ва
ёрдамчи воситалар, кўрсаткичларни шай қилиб қўйиш. Кенгаш иштирокчилари
учун иш материаллари, блокнотлар, ручкалар, ва шу кабиларни тайёрлаб
қўйиш.
89
Бошқа шаҳарлардан келувчи иштирокчиларнинг яшаши учун
меҳмонхоналарда жойларга буюртма бериб қўйиш. Кенгаш қатнашчиларига
хизмат қилиш учун транспорт воситаларини тайинлаш ва умумий
овқатланишни уюштириш.
Кенгашни ўтказишда:
- мажлисни аниқ белгиланган вақтда бошлаш;
- уни самарали ўтказиш нияти борлигини айтиш;
- мажлис муваффақиятли боришига ишонч билдириш;
- биргаликдаги ишнинг тартиб-қоидаларини: ҳар бир маъруза ва нутққа,
танаффусларга қанча вақт ажратилишини, кенгашнинг тугаш вақтини,
қарорлар қабул қилиш тартиби ва шу кабиларни иштирокчилар билан
келишиб олиш;
- иштирокчилардан бирига ёки котибга баённома юритишни топшириш;
- мунозара давомида бегона мавзуга ўтиб кетиш, шошма-шошар
хулосалар чиқариш ва нотўғри қарорларни таклиф қилиш ҳолларини илғаб
олиб, бундай хатти-ҳаракатларга йўл қўймаслик;
- мажлис давомида ўртага қўйилган мақсадларга қандай
эришилаётганлиги: муаммонинг муҳокама қилиниши, муқобил қарорлар
таклиф этилиши, якуний қарорларга келиш йўллари изланиши қандай
бораётганлигини синчиклаб кузатиб бориш тавсия этилади.
Шу нарса аниқланганки, кўп сонли кишиларнинг биргаликдаги ақлий
фаолиятида энг самарали фаоллик, одатда, 40-45 дақиқа давом этади.
Шундан кейин кўпчилик кенгаш қатнашчиларининг диққат-эътибори
сусаяди, шовқин, турли ҳаракатлар, гап-сўзлар бошланади. Ана шундай
ҳолат 30-40 дақиқа давом этади, кейин мунозара авж олади ва “салбий
фаоллик даври” бошланади. Бу даврда одамларни бошқариб бўлмай қолади,
улар ҳамма нарсага ишончсизлик билан асабийлашиб қарайдилар. Одатда, бу
вақтда оқилона қарорлар қабул қилиб бўлмайди. Агар кенгаш танаффуссиз 2
90
соатдан ортиқ давом этса, иштирокчиларнинг 90 фоизидан кўпроғи тезроқ
қутулиш учун ҳар қандай қарорга рози бўлиб қолади.(5.6-расм)
45 60 75 90 120 135
Кенгашнинг давомийлиги, дақиқа
Do'stlaringiz bilan baham: |
