Ish yuritish tili va uslubi

Hujjatlar mazmun bayonining shakliga ko‘ra uch turli bo‘ladi :

1. Xususiy hujjatlar
2. Namunaviy hujjatlar
3. Qolipli hujjatlar.

Xususiy hujjatlar

• Xususiy hujjatlarga fuqarolardan kelib tushgan ariza va shikoyatlar, ularning asosida olib boriladigan xizmat yozishmalari misol bo‘ladi. Ular aksariyat hollarda ayni bir vaziyat va holatni izohlab, tushuntirib berish maqsadida yoziladi.
• Namunaviy hujjatlar sirasiga ish yuritish sohasiga oid hujjatlarning aksariyati, ya’ni har bir tashkilot va uning bo‘linmalari uchun zaruriy bo‘lgan bildirgi, xizmat ma’lumotnomasi, tavsifnoma, majlis bayoni kabi belgilangan tartibda tuziladigan hujjatlar kiradi.
• Qolipli hujjatlarning ko‘plab turlari mavjud, ular soha faoliyatini osonlashtiradi, vaqt va moddiy resurslarni tejashga imkon beradi, ish jarayonida qulaylikni oshiradi.

Hujjat rekvizitlarining asosiy turlari quyidagilardir:

1. O‘zbekiston Respublikasining gerbi.
2. Vazirlik yoki yuqori idoraning nomi.
3. Tashkilot yoki muassasa nomi.
4. Tarkibiy tarmoqning nomi.
5. Aloqa muassasasining shartli raqami (indeksi), tashkilot manzili, telefon raqami, faks raqami.
6. Elektron pochta manzili.
7. Matn sarlavhasi.

Hujjat tayyorlashda nimalarga e’tibor berish kerak?

1. Hujjatlarning aksariyati A4 formatdagi qog‘ozda tayyorlanadi, umumiy tarzda qabul qilingan shaklda va ma’lum tartibda tuziladi.
2. Hujjatning yaxlit va uzluksiz matni uni tusunishni qiyinlashtiradi, shuning uchun matnni mazmun jihatdan abzas (xat boshi) larga bo‘lish maqsadga muvofiq.
3. Ish hujjatlarida yakka shaxsga murojaat qilinganda “Siz” kishilik olmoshi bosh harf bilan yoziladi.
4. Sonlar ish hujjatlarida raqamlar bilan yoziladi. Pul bilan bog‘liq hujjatlarda (dalolatnoma, ishonchnoma, tilxat) – raqamlar va qavs ichida so‘zlar bilan ifodalanadi.
5. Tartib son arab raqami bilan ifodalanganda -nchi (-inchi) qo‘shimchasi o‘rnida chiziqcha qo‘yiladi: 2-kurs, 3-chorak. Tartib sonni rim raqami yordamida ifodalashda chiziqcha qo‘yilmaydi, biroq o‘qilganda -nchi (-inchi) tarzida talaffuz qilinadi: II kurs, III chorak. 6. Tartib sonlar arab raqami bilan ifodalanib, sanani bildirsa, imlo qoidalariga ko‘ra chiziqcha qo‘yiladi: 2016-yil 6-sentabr. Shuningdek, hujjatning sanasini 06.09.16. tarzida ifodalash ham mumkin.