Is a publishing professional with more than twenty years of

4. exercise Good Sortsmanship
You should have three labeled stacking trays on your desk:
IN:  This  tray  is  for  mail  and  memos  when  they  first  arrive. 
Leave the mail in this tray until you’re ready to deal with 
it. Once you sort through the incoming mail, you’ll make 
a decision about where it goes next. It never goes back in 
the IN tray.
OUT:  The  second  tray  is  where  you  place  outgoing  mail—
either external or internal mail to others within your office 
or building. You are done with whatever you put here.
TO FILE: The third tray is where you place items to be filed 
when you have time. Keep some file folders here so you 
can further organize each item. These folders should be 
labeled so they work best for you, but “Do,” “Read,” and 
“File” will work in 90 percent of cases. You will need to 
assign time to do your filing or other action so this tray 
does not get out of control.
Start by asking a variation on that fundamental question: Do I 
want or need to deal with this?
If not, does anybody need to?
If so, reroute and place it in the OUT box.
If not, it will go in the TO FILE box.
Do it now. Keep a supply of routing slips, interoffice mail enve-
lopes, and whatever else you need to send the stuff on its way right 
away. And keep a bucket for recycling within easy reach.
For anything that makes it past this first cut, place each item 
in the proper folder in the TO FILE box. The “Do” folder carries 
with it a sense of urgency—this contains items that you’re working 
on now. You can grab the “Read” folder on your way to lunch or 
a meeting. And items in the “File” folder will need to be filed by 
someone before it overflows.
H O W   T O   C O N T RO L   PA P E R   F L O W

---

T I M E   M A N AG E M E N T
136