Is a publishing professional with more than twenty years of

The grOUp meeTing
Those who make predictions about such things predicted that video 
conferencing  would  become  extremely  popular,  replacing  many 
face-to-face meetings. It’s an attractive concept for lots of reasons, 
not the least of which is the time savings potential for meeting par-
ticipants who are spared the need to travel. But video conferencing 
hasn’t yet reached the potential its advocates had hoped for, and 
may not until it can overcome some of its awkward and unnatural 
qualities. We prefer, at least for the time being, the ability to make 
eye contact with our colleagues, to see and judge their expressions 
and gestures up close in a face-to-face, live context. 
So, reports of the death of meetings are premature. Meetings 
will  continue  to  be  a  prominent  part  of  the  landscape  for  most 
knowledge  workers,  and  at  certain  levels  of  responsibility,  can 
consume more than half the work week. 
Just as with the one-on-one, impromptu meeting, the more for-
mal, scheduled, multi-participant meeting should be approached 
with the cold, objective point-of-view that considers: What can I 
gain from attending this meeting? and What will I miss (or what 
other tasks can I spend the time doing?) if I don’t attend? Before 
you can answer those questions, you need to know:
  1.  What’s the subject matter?
  2.  How long will the meeting last?
  3.  Am I the right person? (Actually, Phyllis is handling that 
account. You’d better ask her.)
  4.  Does it really require a meeting? (Maybe a two-minute dis-
cussion among the principals, or a couple of e-mails will 
resolve the issue so we can avoid having to meet later.) 
Knowing  the  answers  to  these  questions  will  permit  you  to 
decide  whether  to  accept  the  invitation  or  decline.  If  the  report 
you’ve been working on for two weeks must be circulated at close 
of  business  today,  you  really  don’t  have  the  luxury  of  spending 

---

97
three hours discussing a new project that may not be your respon-
sibility anyway. You find with profound regret that your schedule 
does not permit you to attend, but you hope for a most productive 
meeting and want to be kept informed of the results.
The  reality  of  the  situation  may  be  somewhat  different.  You 
won’t  always  have  the  ability  to  duck  a  meeting.  Attendance  is 
expected  at  your  department  meetings,  for  example,  and  when 
your manager puts you on the list for a meeting, you’d better have 
a  bona  fide  reason  that  he  will  accept  if  you  plan  to  skip.  You 
also should consider, when you’re thinking about what a pointless 
waste of time the planning committee meeting is, what you’ll miss 
if you don’t attend. It’s easy to find yourself outside the loop, and 
even if most attendees seem critical of each other, meetings can 
also cement or repair bonds between colleagues. Miss too many 
and you run the risk of finding yourself marginalized.