Is a publishing professional with more than twenty years of

5. Finish Cleanly
You’ve said what you needed to say. Now you need to come up 
with the Big Finish, right?
Wrong.
Trying  to  come  up  with  an  important-sounding  conclusion 
is  another  waste  of  time.  You  are  not  trying  to  impress  anyone 
with your literary prowess. This is business. If the piece of writ-
ing is long, reiterate the main idea or recap the main points. If it’s 
short, simply end strongly with your final point. Make sure that the 
reader takes away the conclusion you intended.
6. edit by the Numbers
You’ve written quickly—and the writing shows it. You’ve got 
some editing to do.
If possible, arrange your work schedule so that you can set the 
just-completed document aside and do something else before you 
try to revise. That usually means getting the rough draft done far 
enough ahead of deadline, and that’s a matter of good planning.

---

127
The cooling-off period will allow you to gain some objectivity 
(although you will never be totally objective about your own work, 
and you shouldn’t be).
Pull out your mind map to make sure you’ve captured all the 
points you planned to, and nothing extraneous has crept in. If you 
find that you’ve recorded random thoughts unrelated to the sub-
ject, cut them out regardless of how beautifully they’re expressed. 
Put yourself in the reader’s position and think about the questions 
she might ask; make sure they’re answered.
Now go over whatever remains, using a checklist of the specific 
problems you need to look for, misspellings and dangling modi-
fiers, maybe, and also the almost-right word, the soft passive voice 
construction, the vague reference.
Where will you get such a checklist? You’ll create one by keep-
ing a pad of paper with you as you edit the next couple of pieces 
you’ve  written,  noting  the  sorts  of  mistakes  you  tend  to  make. 
That’s another one of those forward-thinking tasks that takes extra 
time now but will save a great deal of time later.
If you want a reference to help you with the editing, keep the
 
Associated Press Style Book 
handy to settle questions such as 6:00 
a.m., 6:00 A.M., 6:00 a.m., or 6:00 am, for example. For grammar 
and structure questions, you can rely on 
The Elements of Style,
 
by Will Strunk and E. B. White. Whatever style guide you use, 
remember that consistency is usually more important. Readers can 
adjust to the way in which something is expressed (with the pos-
sible exception of typos), but it tries the patience if the reader is 
asked to continually readjust.