Iqtisodiyotda axborot komplekslari va texnologiyalari

2. Elektron hujjat aylanish tizimi

Bugungi kunda, aksariyat kompaniyalar qog'ozli ishlardan elektronga o'tmoqda. Bu tashkilot vaqtini ham, pulni ham tejaydi. Elektron hujjat aylanishi hujjatlarni yo'q qiladi. Ma'lumotni ofisdan yoki boshqa joydan kuniga 24 soat almashish mumkin. Elektron imzo va Internetga ulangan kompyuterga ega bo'lish kifoya. Bundan tashqari, elektron hujjat aylanishi tizimi ish jarayonini real vaqt rejimida kuzatib borish imkoniyatini beradi.

Oddiy so'z bilan aytganda, elektron hujjat aylanishi - bu mahalliy hujjatlar, Internet yoki boshqa kanallar orqali elektron hujjatlar almashinuvi. Elektron hujjat aylanishi tashkilot ichida ham, kompaniyalar o'rtasida ham sodir bo'lishi mumkin.

EDO nafaqat hujjatlar bilan almashish, balki qog'ozni tashuvchisiz ishlarni tashkil etishga ham imkon beradi: hujjatlarni qidirish, hisobotlarni tuzish, arxivni saqlash va boshqalar.

Elektron hujjat aylanishi Rossiya Federal Soliq xizmati ishonch tarmog'iga kiritilgan EDI operatori tizimi orqali amalga oshiriladi. Bir kompaniya boshqa elektron hujjatni yuboradi. Qabul qiluvchini bir necha soniya ichida o'z kompyuterida oladi. Ushbu vaqtda operator avtomatik ravishda hujjat tasdiqlangan elektron imzoni va hujjat formatining qonun talablariga muvofiqligini tekshiradi. Holatlardan foydalanib, jo'natuvchi hujjat qanday ishlashini ko'rishi mumkin.

Deyarli barcha hujjatlarni elektron shaklga o'tkazish mumkin. Odatda, kompaniyalar elektron shartnomalar, yo'l varaqalari, turli xil hisob-fakturalar, hisobotlar va boshqalarga o'tadilar.

Elektron hujjatlar norasmiy hujjatlar va rasmiylashtirilgan hujjatlarga bo'linadi. Tasdiqlanmagan hujjatlar - xatlar, shartnomalar, ishonchnomalar, texnik hujjatlar va boshqa hujjatlar, ular davlat tomonidan qattiq tartibga solinishdan ozod qilingan. Rasmiylashtirilgan hujjatlar o'tkazish shakli va qoidalariga qat'iy talablarga ega. Rasmiylashtirilgan hujjat - bu Federal Soliq xizmati formatiga muvofiq yaratilgan hujjat, masalan, ishlarni qabul qilish to'g'risidagi dalolatnoma. Rasmiylashtirilgan hujjatlar soliq hisob-kitoblarining aniqligiga ta'sir qiladi, shuning uchun ular uchun barcha o'tkazish tartib-qoidalariga rioya qilish muhimdir. Rasmiy bo'lmagan elektron hujjatlar har qanday formatda bo'lishi mumkin: doc, xlsx, pdf, jpg va boshqalar, rasmiylashtirilgan hujjatlar faqat xml kengaytmasi bilan fayl shaklida bo'lishi mumkin.

Elektron hujjat aylanishi tizimi quyidagi funktsiyalarni bajaradi:

• 
  hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish;
  
• 
  hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish;
  
• 
  kataloglarni yaratish;
  
• 
  hujjatlar bilan ishlash tarixini saqlagan holda qog'oz va elektron hujjatlarning harakatini boshqarish;
  
• 
  hujjatlar tafsilotlarini yaratish va tahrirlash;
  
• 
  korxonaning hujjat aylanishi to'g'risidagi hisobotlarni shakllantirish;
  
• 
  fayl tizimidan va Internetdan hujjatlarni import qilish;
  
• 
  shablon yordamida to'g'ridan-to'g'ri tizimdan hujjat yaratish;
  
• 
  hujjat versiyalari, murakkab ko'pkomponentli va ko'p formatli hujjatlar, qo'shimchalar bilan ishlash;
  
• 
  hujjatlarni elektron tarzda tarqatish;
  
• 
  papkalardagi hujjatlar bilan ishlash;
  
• 
  skanerlash va tanib olish yordamida hujjatlarni qabul qilish;
  
• 
  ma'lumotlarga kirish va hujjatlarni qayta ishlash xarajatlarini kamaytirish.
  

Elektron hujjat aylanishi tizimini tashkil qilishning ikki yo'li mavjud. Birinchidan, pudratchilar bilan elektron hujjat aylanishi to'g'risida shartnoma tuzish va elektron pochta orqali elektron imzo bilan imzolangan hujjatlar bilan almashish mumkin.

Ikkinchidan, siz EDI-ni maxsus operator orqali tashkil qilishingiz mumkin. Bunday holda siz elektron hujjatlar almashinuvini tartibga solishga qo'shilishingiz kerak. Shundan so'ng rasmiy hujjatlar va norasmiy hujjatlar bilan kontragentlar bilan almashinuv amalga oshiriladi.

Elektron hujjat aylanishi - bu ixtisoslashtirilgan dasturiy ta'minot, elektron pochta, Internet, lokal tarmoq va boshqalarni o'z ichiga olgan to'liq ma'lumot tizimi.

Elektron hujjat aylanishi qog'ozga nisbatan ancha jozibali ko'rinadi. Biz EDI-ning asosiy afzalliklarini ta'kidlaymiz.

• 
  eng oddiy - qog'oz xarajatlari bilan bog'liq xarajatlarni kamaytirish;
  
• 
  vaqt tejaladi - xodimlar qog'oz hujjatni topishga kamroq vaqt sarflashadi;
  
• 
  kompaniyaning ichki ishining shaffofligi oshirildi - elektron hujjat aylanishi tizimi hujjat holatini kuzatishga imkon beradi;
  
• 
  har bir fayl va tegishli hujjatlarning shaxsiy tarixi saqlanadi - istalgan vaqtda siz kompaniya va tashqi shaxslar o'rtasidagi munosabatlarning har xil turlari bilan bog'liq talablarni o'z ichiga olgan barcha kerakli hujjatlarni ochishingiz mumkin;
  
• 
  tashkilot hisobotlari tezda tayyorlanadi;
  
• 
  ma'lumotlar xavfsizligini oshirish.
  

Kamchiliklar orasida dasturiy ta'minotning yuqori narxi va xodimlarni o'qitish va mavjud bo'lgan barcha hujjatlarni raqamlashtirish bilan bog'liq xarajatlarni ta'kidlash mumkin.

Elektron hujjat aylanishini joriy etish uchun elektron hujjat aylanishi tartibini ishlab chiqish va tasdiqlash kerak; uning o'tkazilishi uchun javobgar bo'lganlarni aniqlash; qabul qilingan va yuborilgan hujjatlarning elektron arxivini tashkil qiladi; buxgalteriya siyosatida elektron hujjatlarni yaratish, qabul qilish va saqlash qoidalarini belgilash; elektron hujjatlarni shakllantirish va imzolash uchun javobgar tayinlaydi.

Hujjatlarni imzolash huquqiga ega bo'lgan barcha xodimlar elektron imzoga ega bo'lishi kerak.

Taxminiy harakatlar algoritmi:

• 
  texnik topshiriq ishlab chiqilmoqda;
  
• 
  iT yechimi tanlandi;
  
• 
  biznes jarayonlari tavsiflanadi;
  
• 
  smeta, jadval, zarur resurslar ro'yxati va umumiy ish rejasi tuziladi;
  
• 
  eDI joriy etilmoqda;
  
• 
  dastur sinovdan o'tkazilmoqda;
  
• 
  elektron hujjat aylanishi tizimi ishga tushirildi;
  
• 
  tizimdan boshqariladigan foydalanish.
  

Har qanday EDI tizimi quyida keltirilgan toifalarning xususiyatlarini o'z ichiga olishi mumkin, ammo ularning aksariyati mahsulotni joylashtirish bilan bog'liq bo'lgan o'ziga xos yo'nalishga ega.

1. Elektron arxiv - bu ma'lumotlarni samarali saqlash va izlashga yo'naltirilgan EDI tizimi.

2. Elektron hujjat aylanish tizimining ilg'or ish oqimlari vositalari - ba'zi ob'ektlarning oldindan belgilangan yo'l bo'ylab harakatlanishini ta'minlaydi. Har bir bosqichda ob'ekt o'zgarishi mumkin, shuning uchun uni "ish" umumiy so'zi deb atashadi. Hujjatlar ishga biriktirilgan, ammo ular bu erda asosiy ob'ekt emas. Ushbu tizimlar tufayli ma'lum bir ish tashkillashtirilgan.

3. Tashkilotlarni boshqarish va bilimlarni to'plashni qo'llab-quvvatlashga yo'naltirilgan EDI tizimlari. Bular yuqorida tavsiflangan tizimlarning xususiyatlarini birlashtiradigan tizimlardir. Bu erda asosiy element har qanday narsa bo'lishi mumkin - ish yoki hujjat. Ushbu tizimlardan hujjatlar bilan ishlashning muayyan qoidalari va protseduralari mavjud bo'lgan davlat idoralari, yirik kompaniyalar foydalanadilar.

4. Hamkorlikni qo'llab-quvvatlashga qaratilgan EDI tizimlari - bunday tizimlar avvalgilaridan farq qiladi va ish oqimini tashkil qilish va rasmiylashtirishda aniq ierarxiyaga ega emas. Bunday EDIning vazifasi - qaerda bo'lishidan qat'i nazar, kompaniyadagi ishchilarning ishini ta'minlash va bajarilgan ishlarning natijalarini saqlash.

5. Qo'shimcha xizmatlarni ishlab chiqqan EDI tizimlari. Bunga mijozlar bilan munosabatlarni boshqarish (CRM) xizmati misol bo'la oladi. Ushbu turdagi xizmatlar xilma-xil bo'lib, ular turli xil xizmatlarni o'z ichiga olishi mumkin.

Ertami-kechmi, har qanday kompaniya elektron hujjat aylanish tizimlari (EMS) yordamida uyg'un ishlashi mumkin bo'lgan biznes jarayonlarini optimallashtirish va samaradorligini oshirish haqida o'ylaydi.

ERI turli xil masshtab va faoliyat sohalari, shu jumladan geografik jihatdan taqsimlangan korxonalar hujjatlari bilan ishlashni avtomatlashtirish bo'yicha vazifalarni hal qilishga imkon beradi. Ushbu sinfning dasturiy paketlari kompaniyaning yuridik ahamiyatga ega bo'lgan hujjatlar aylanishini tashkil etishni ta'minlaydi, hujjatlar arxivini yuritadi, idoraning ishini avtomatlashtiradi (kirish va chiqish yozishmalarini ro'yxatdan o'tkazish, hujjatlarni skanerlash va elektron shaklda ijrochilarga etkazib berish), intizomni nazorat qilish, shartnomalar va to'lovlarni tasdiqlash, tashkiliy ishlarni muvofiqlashtirish va nazorat qilish. - ma'muriy hujjatlar, birlamchi buxgalteriya hujjatlarini qayta ishlash va saqlash, shuningdek biznesning turli sohalariga ixtisoslashgan jarayonlarni avtomatlashtirish. Bundan tashqari, zamonaviy ERIning ko'pgina xususiyati mobil qurilmalarni qo'llab-quvvatlash va mavjud korxona axborot platformalariga qo'shilish qobiliyatidir.

Rossiya bozorida juda ko'p sonli elektron hujjat aylanish tizimlari taqdim etilgan va kompaniyalarga tanlov qilishlarini osonlashtirish uchun biz bunday echimlar tanlovini tuzdik. Ularning barchasi faqat mahalliy ishlab chiqarishga tegishli bo'lib, Rossiya qonun hujjatlari bazasi va xalqaro standartlarga, shuningdek, AT xavfsizligi talablariga javob beradi. Alohida ta'kidlash kerakki, quyida sanab o'tilgan deyarli barcha mahsulotlar ichki dasturiy ta'minot reestriga kiritilgan va Rossiya Federatsiyasining davlat idoralari va tashkilotlarida, shuningdek, dasturiy ta'minotni import o'rnini bosish dasturi bo'yicha loyihalarni amalga oshiruvchi kompaniyalarda foydalanish uchun tavsiya etiladi.