Iqtisodiyotda axborot komplekslari va texnologiyalari

3. Elektron hujjat aylanish tizimida qo‘llaniladigan dasturlar

Elektron hujjat aylanishi (EDO) - qog'oz tashuvchisiz elektron shaklda taqdim etilgan hujjatlar bilan ishlash uchun avtomatlashtirilgan jarayonlar to'plami. Tasdiqlangan shakllardagi elektron hujjatlar barcha buxgalteriya dasturlarining tarkibiy qismidir, ammo elektron hujjat qonuniy ravishda tan olinishi uchun u elektron imzo bilan imzolanishi kerak.

Elektron imzo bilan imzolangan elektron hujjat, agar Rossiya Federatsiyasi qonunchiligida uni ishlatishga to'g'ridan-to'g'ri taqiq bo'lmasa, foydalanish mumkin. Shunday qilib, kontraktlar, turli schyot-fakturalar, arizalar, hisobotlar, arizalar, shuningdek yukni jo'natish hujjatlari, aktlar va schyot-fakturalar elektron hujjatlar bo'lishi mumkin. Shuningdek, elektron hujjatlar norasmiy hujjatlar va rasmiylashtirilgan hujjatlarga bo'linadi. Tasdiqlanmagan hujjatlar - xatlar, shartnomalar, ishonchnomalar, texnik hujjatlar va boshqa yozishmalar - davlat tomonidan qat'iy tartibga solinmaydi. Rasmiylashtirilgan hujjatlar uchun, o'tkazilish shakli va qoidalariga nisbatan qat'iy qonun hujjatlari alohida qonun hujjatlarida belgilangan.

Rasmiylashtirilgan hujjat - Federal Soliq xizmati formatiga muvofiq yaratilgan hujjat. Formalashtirilgan hujjatlar soliq hisob-kitoblarining to'g'riligiga bevosita ta'sir qiladi, shuning uchun ular uchun barcha o'tkazish tartib-qoidalariga rioya qilish muhimdir.

Rasmiylashtirilgan hujjatlar, masalan, elektron hisob-fakturalar. Ba'zi dastlabki hujjatlar uchun Rossiya Federal Soliq xizmati TORG-12 ko'rinishidagi konsignatsiya uchun tavsiya etilgan formatni va xizmatlarni qabul qilish (yetkazib berish) to'g'risidagi aktni ishlab chiqdi. Bunday hujjatlar uchun tavsiya etilgan formatning xususiyati ko'rsatilgan bo'lsa ham, ushbu formatda kompaniyalar soliq inspektsiyasining talabiga binoan soliq solig'i bo'yicha xarajatlarni tasdiqlash zarur bo'lganda ushbu hujjatlarni elektron shaklda yuborishlari kerak.

Elektron hujjat aylanishi tizimini tashkil qilishning ikkita varianti mavjud. Birinchisi, pudratchilar bilan elektron hujjat aylanishi bo'yicha shartnoma tuzish va elektron imzo bilan imzolangan hujjatlarni elektron pochta orqali almashish. Siz oddiy elektron imzodan foydalanishingiz mumkin. Ikkinchi variant - elektron hujjat aylanishini maxsus operator orqali tashkil etish. Ushbu usul bilan kompaniya elektron hujjatlar almashinuvi qoidalariga qo'shiladi va kontragentlar bilan rasmiylashtirilgan hujjatlarni (Rossiya Federal Soliq xizmati rasmiy ravishda formatni tasdiqlagan) va norasmiy (shartnomalar, bitimlar, yarashtirish aktlari va boshqalar) almashishi mumkin.

Elektron hujjat aylanishi tizimining asosiy funktsiyalari quyidagilardan iborat:

• 
  hujjatlarni rasmiylashtirish;
  
• 
  hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish;
  
• 
  ma'lumotnomalar yaratish va ular bilan ishlash;
  
• 
  hujjatlar bilan ishlash tarixini saqlagan holda qog'oz va elektron hujjatlarning harakatini boshqarish;
  
• 
  hujjatlar tafsilotlarini yaratish va tahrirlash;
  
• 
  korxonaning hujjat aylanishi to'g'risidagi hisobotlarni shakllantirish;
  
• 
  fayl tizimidan va Internetdan hujjatlarni import qilish;
  
• 
  shablon asosida to'g'ridan-to'g'ri tizimdan hujjatni yaratish (to'g'ridan-to'g'ri integratsiya);
  
• 
  hujjat versiyalari, murakkab ko'pkomponentli va ko'p formatli hujjatlar, qo'shimchalar bilan ishlash;
  
• 
  hujjatlarni elektron tarzda tarqatish;
  
• 
  papkalardagi hujjatlar bilan ishlash;
  
• 
  skanerlash va tanib olish orqali hujjatlarni qabul qilish;
  
• 
  axborot olish va hujjatlarni qayta ishlash xarajatlarini kamaytirish.
  

Elektron hujjat aylanishining asosiy afzalliklari quyidagilardan iborat:

• 
  elektron arxivda hujjatlarni markazlashtirilgan, tizimli va tizimli saqlash;
  
• 
  qog'oz schyot-fakturalarni chop etish, pochta orqali jo'natish va saqlash xarajatlari kamaytirildi;
  
• 
  hujjatni shakllantirish va qayta ishlash protseduralariga yagona yondashuv (ro'yxatdan o'tish, tasdiqlash va boshqalar);
  
• 
  hujjatlarni etkazib berish, ro'yxatdan o'tkazish va tasdiqlash vaqtini qisqartirish;
  
• 
  hujjatlarni imzolash tezligi;
  
• 
  internetda kun davomida hujjatlar bilan har qanday operatsiyalarni bajarish qobiliyati: qidirish, yuklab olish, bosib chiqarish, tekshirish, rad etish va ularning harakatini kuzatish;
  
• 
  hujjatlarni tezda qidirish.
  

Birjaning maxfiyligi hujjatlar shifrlanishi bilan ta'minlanadi. Elektron raqamli imzo (ERI) imzolagan shaxsni identifikatsiyalash va uzatilgan hujjatlarning yaxlitligini ta'minlaydi. Elektron hujjatlarni yetkazib berish hujjatlar operatori tomonidan kafolatlangan.

Elektron hujjat aylanishi tizimini ishlatish uchun quyidagilar zarur:

• 
  elektron hujjat aylanishi tartibini ishlab chiqish va tasdiqlash;
  
• 
  uning yuritish uchun javobgarligini tayinlaydi;
  
• 
  qabul qilingan va yuborilgan hujjatlarning elektron arxivini tashkil qiladi;
  
• 
  buxgalteriya siyosatida elektron hujjatlarni yaratish, qabul qilish va saqlash qoidalarini belgilash, elektron hujjatlarni shakllantirish va imzolash uchun javobgar shaxslarni tayinlash.
  

Elektron hujjatlarni imzolash huquqiga ega bo'lgan har bir xodim elektron imzoga ega bo'lishi kerak. Elektron hujjat aylanishi tizimini yaratgan tashkilot hujjatlarni chop etmasligi, balki ularni elektron arxivda saqlashi mumkin. Agar kerak bo'lsa, arxivda saqlanadigan hujjatlar inspektorlar uchun bosilib, tomonlarning elektron imzolari bilan imzolangan va ularni tegishli tarzda tasdiqlagan holda taqdim etilishi mumkin.

Elektron hujjat aylanishi tizimlarini tasniflashning har xil turlari mavjud, ammo eng muhim tasniflash bu EHMlarni sarlavha funktsional imkoniyatlari bo'yicha ajratishdir. Har qanday elektron raqamli imzo, asosan, ma'lum bir vazifani bajarish uchun mo'ljallangan dasturchi tomonidan joylashtiriladi. Bu ko'pchilik "birodarlar" ga xos bo'lgan qo'shimcha texnologiyalarni ta'minlamaydi degani emas. Har bir elektron hujjat aylanish tizimi uchun shunchaki vositalar to'plami kuchli va kamchiliklariga ega. Funktsional sarlavha bo'yicha tasniflash EDMSning kuchli tomonlarini hisobga oladi.

Shunday qilib, u quyidagicha ko'rinadi:

• 
  Elektron hujjatlarni, shuningdek raqamli hujjatlarning raqamli analoglarini yaratish va ular bilan ishlash uchun mo'ljallangan SEDlar.
  
• 
  Hodisalar va hujjatlarni butun hayot davomida ro'yxatga olishni avtomatlashtiradigan buxgalteriya hisobi tizimlari (elektron fayl kabinetlari).
  
• 
  Asosiy vazifasi korporativ ma'lumotlarning yirik omborxonalari bilan ishlashni avtomatlashtirish bo'lgan ERI.
  
• 
  Elektron arxivlarni hujjatlar bilan boshqarish tizimlari.
  
• 
  Funktsiyalari arxivlardan va boshqa elektron manbalardan zarur ma'lumotlarni olishga ixtisoslashgan ERI.
  
• 
  Korporativ hujjatlar, ishlov berish hujjatlari va ish hujjatlari bilan ishlashda ishtirok etadigan tashkilot xodimlarining faoliyatini boshqaradigan tizimlar.
  
• 
  Ma'lumotni saqlash qurilmalarini boshqaruvchi ma'lumotlarning EDMS.
  

Faqat Rossiyada qo'llaniladigan EDMSlarning kelib chiqish mamlakati bo'yicha qisqacha tasnifi mavjud. Uning so'zlariga ko'ra, mamlakatimizda elektron hujjat aylanish tizimlari xorijiy Lotus / Domino platformasida ishlab chiqilgan ichki, import va rus tillariga bo'linadi. Bizning sharhimizda faqat ikkita xorijiy EDMS misollari paydo bo'ldi - EMC Documentum va Lotus Domino.Doc. Boshqa barcha EDMSlar Rossiya fuqaroligiga ega.