Instituti ish yuritish asoslari o’quv qo’llanma

Hujjatlarni ruyxatga qo’yish va bajarilishini nazorat qilish

1. Hujjatlarni ro’yxatga olishning maqsadi, vazifalari, qoidalari

Bajarish va hisobga olishni talab qiladigan barcha hujjatlar - olinma hujjatlar ham, jo’natma hujjatlar ham, ichki hujjatlar ham, albatta, ro’yxatga olinadi - qayd qilinadi. Hujjatlar bir marta: olinma hujjatlar - kelib tushgan kuni; jo’natma hujjatlar – imzolangan yoki tasdiqlangan kuni ro’yxatga olinadi. Ro’yxatdan o’tkazilgan hujjat bir bo’linmadan boshqasiga u qayta ro’yxatga olinmaydi. Lekin umumiy (markazlashgan devonxonada) ro’yxatdan o’tkazilmaydigan hujjatlar ham bo’ladi (1-ilovaga qarang), ular tegishli bo’linmalarda ro’yxatga olinadi (umumiy bo’limda faqat kelgan sanasi qo’yiladi).

Olinma, jo’natma va ichki hujjatlar alohida-alohida ro’yxatga olinadi. Olinma va jo’natma hujjatlarnnng ruyxatga olinish shartli raqami (indeksi) ro’yxatdan o’tkazish tartib raqami va yig’majildlar nomenklaturasi bo’yicha yig’majild indeksi raqamlaridan iborat bo’ladi. Masalan: 165/03-19
Bu erda:
165 – ro’yxatdan o’tkazish tartib raqami
03-19 - hujjat yoki uning nusxasi tikiladigan yig’majild raqami.
Ichki hujjatlar ro’yxatga olinayotganda, hujjat turiga qarab guruhlanadi va ularning har biri alohida-alohida qaydlanadi. Masalan, asosiy faoliyat bo’yicha buyruqlar, shaxsiy tarkib bo’yicha buyruqlar, taftish dalolatnomasi, bayonnomalar, hisobotlar, bildirishnomalar, arizalar va h.k. Ro’yxatga olinishning tartib raqami (indeksi) har birida alohida bo’ladi.
Ro’yxatga olish indeksi yil davomida qo’yiladi va yil boshidan qayta tartiblanadi. Hujjatning nisbatan oz yoki ko’pligiga qarab, ro’yxatga olish daftari (jurnali) yoki ro’yxatga olish- nazorat varaqchasi (kartochkasi) qo’llaniladi.
Ro’yxatga olish daftari hujjatlar soni uncha ko’p bo’lmagan tashkilotlarda qulaydir. Yuqorida qayd etilganidek, bunday daftarlar olinma (kirish) qayd daftari, jo’natma (chiqish) qayd daftari, ichki hujjatlar qayd daftari tarzida alohida tutiladi. Ularning shakli 2-ilovada berildi. Ichki hujjatlar qayd daftari ichida hujjatlar turi bo’yicha alohida qaydlov bo’limlari bo’ladi.
Hujjatlar qayd daftari shakli ular ijrosini nazorat qilishda qiyinchilik tug’diradi. Ro’yxatga olish - nazorat varaqchasi bu jihatdan ancha qulaydir. Bunday varaqchaning tarkibiy qismlari muayyan shaklda (3-ilovaga qarang) bosma yo’l bilan kerakli nusxada ko’paytiriladi. Ruyxatga olish-nazorat varaqchasi joriy etilganda, devonxonada har yilning boshida raqamlangan maxsus blanka tayyorlanadi (4-ilovaga qarang). Unda hujjat ro’yxatga olinayotganda navbatdagi tartib raqamidan foydalanish belgilab boriladi. Varaqchaning kalendar shkalasidan hujjatlarni bajarish muddatlariga rioya qilinishini tekshirish uchun foydalaniladi. Unda hujjatdagi topshiriq bajarilishi lozim bo’lgan sana ko’rsatiladi.

2.