Instituti ish yuritish asoslari o’quv qo’llanma

Ish yuritish xizmatining strukturasi va funktsiyasi

Tashkilotdagi asosiy axborotlar oqimi namunasini to’plash va jamlash maqsadga muvofiq. Tashkilot rahbari ishlab chiqarish ko’rsatkichlari bo’yicha davriy hisobotlar, buxgalteriya muvozanati, ishlab chiqarish dasturining ko’rsatkichlar bo’yicha ma’lumotlar va shu kabi ichki va tashqi axborotlarga ega bo’lishi lozim.

Har bir rahbar, mansabining darajasidan qatiy nazar, o’z vazifasining ajralmas qismi qatori ish yuritishni nazorat qilishi kerak. Chunki u boshqarish jarayonining unsuridir. Rejalashtirishni ham, tashkiliy tuzilmaning yaratilishini ham, moyillikni ham nazoratdan ajralgan holda to’liq qarab bo’lmaydi.
Nazorat qilishdan asosiy maqsad xatolarga yoki noxolislikka yo’l qo’ymaslik. Menejerlar ishonadilarki, xodimlar, biladilarki, nazorat mavjud va samarali ta’sir etadi, ongli ravishda xatoga yo’l qo’ymaslikka harakat qiladi va boshqalar.
Ish yuritishni tashkil etishda yana shunga katta e’tibor berish lozim-ki, har bir hujjat turining mohiyati va maqsadi bilan bog’liq ravishda o’ziga xos qoliplashgan (oldindan tayyorlangan bosma ish qog’ozlari) sintaktik tuzilmalar shakllana borilsin. Masalan, buyruqda quyidagicha qoliplashgan tuzilmalar qo’llanishi mumkin:
“...so’m maosh bilan ...lavozimga tayinlansin”; “...o’z xohishiga ko’ra ...lavozimdan ozod qilinsin”;
“...boshqa ishga o’tganligi munosabati bilan ...lavozimdan ozod qilinsin”; “...ga ...dagi faol va samarali ishtiroki uchun tashakkur e’lon qilinsin”;
“...ga o’z bo’limida intizomni bo’shashtirib yuborganligi uchun hayfsan e’lon qilinsin” va h.k.
Yana shuni unutmaslik kerak-ki, aksariyat hujjatlarni tayyorlash umumiy qoidalarining asosiylari Davlat yagona nusxasida qayd etilgan. Ana shu Davlat yagona nusxasiga ko’ra, tashkiliy-farmoyish hujjatchiligi, ya’ni tashkiliy, farmoyish, ma’lumotsimon-axborot hujjatlari va xizmat yozishmalari zaruriy kismlar (rekvizitlar)ni o’z ichiga olmog’i lozim. Mazkur Davlat yagona nusxasida tashkiliy-farmoyish hujjatlari zaruriy qismlarining quyidagi to’liq ro’yxati belgilangan:

• 
  respublika gerbi;
  
• 
  tashkilotning alomati (emblemasi);
  
• 
  mukofot tasviri;
  
• 
  tashkilotlarning tasniflagichi bo’yicha tashkilotning xos raqami (kodi);
  
• 
  boshqaruv hujjatchiligining tasniflagichi bo’yicha hujjat shaklining xos raqami;
  
• 
  vazirlik yoki qo’mitaning nomi;
  
• 
  tashkilot (firma)ning nomi;
  
• 
  tarkibiy tarmoqning nomi;
  
• 
  aloqa muasasining indeksi (shartli raqami), pochta va telegraf manzili, teletayp raqami, telefon raqami, bankdagi hisob-kitob raqami;
  
• 
  hujjat turining nomi;
  
• 
  sana;
  
• 
  shartli raqami;
  
• 
  keladigan hujjatlarni sanasi va shartli raqamiga havola;
  
• 
  hujjatdan foydalanishni cheklovchi belgi (DSP, “mahfiy” kabi);
  
• 
  hujjat oluvchi;
  
• 
  tasdiqlash ustxati;
  
• 
  munosabat belgisi (rezolyutsiya);
  
• 
  matn sarlavhasi;
  
• 
  nazorat haqidagi qayd;
  
• 
  matn;
  
• 
  ilova mavjudligi haqidagi qayd;
  
• 
  imzo;
  
• 
  kelushuv ustxati;
  
• 
  rozilik belgisi (viza);
  
• 
  muhr;
  
• 
  nusxaning tasdiqlanishi haqidagi qayd;
  
• 
  ijrochining familiyasi va telefon raqami;
  
• 
  hujjatning bajarilganligi va uni hujjatlar yig’majildiga yo’naltirilganligi haqida qayd;
  
• 
  hujjatdagi ma’lumotlarni mashinkada ko’chirilganligi haqida qayd;
  
• 
  hujjatning kelib tushganligi haqidagi qayd;
  
• 
  tuzilgan yoki nashr qilingan joy.
  

Hujjatning har bir turi (sodda, murakkab) mazkur zaruriy qismlarning barchasini o’z ichiga olmaydi. Hujjatning muayyan turiga muvofiq ravishda bu zaruriy qismlarning ayrim bir turkumi huquqiy talablarni ta’minlash darajasida qo’llaniladi. Shu narsa ham muhimki, ayni zaruriy qismlarning hujjatda joylashishida qat’iy tartib mavjud. Zaruriy qismlarning joylashishidagi qat’iy ketma-ketlik hujjatning huquqiy kuchini ta’minlash, hujjatni zudlik bilan ishlash, bajarish, undan osonlik bilan foydalanish uchun muhim.
Mazkur 31 ta zaruriy qismning o’ntachasi nisbatan ko’p qo’llanadi, shuning uchun ularni asosiy zaruriy qismlar deb ham yuritiladi. Asosiy zaruriy qismlar: hujjat muallifi (tashkilot nomi yoki shaxsiy hujjatda imzo qo’yuvchi shaxs), hujjat turining nomi, sarlavha, hujjatni oluvchi (adresat), kelishuv va rozilik belgilari; matn, tasdiqlash, imzo, muhr, ilova mavjudligi haqidagi qayd (qo’llanmaning asosiy qismida mazkur zaruriy qismlarning qo’llanishi va ularning har bir hujjat turida joylashish tartibi bilan bog’liq xususiyatlar batafsil bayon qilingan).
Yuqorida keltirilganlarni oqilona tashkil etish chora-tadbirlari tashkilot rahbarlari va xodimlaridan kasbiy etuklik talab qiladi. Bu masalaga ijrochilar tomonidan qanchalik ma’suliyat bilan yondoshilsa, shunchalar tashkilot faoliyatini boshqarish sohasida shunchalik kamchiliklar kamayadi.

2.