иат. “ахборот тизимларини автоматлаштирилган лойиҳалаш”

2.3 Функционально-структурная схема автоматизированной системы документооборота кафедры

Более полное представление о проектируемой информационной системе с точки зрения взаимодействия его компонентов между собой и с внешней средой дает функциональная схема. Функциональная схема или схема данных, согласно ГОСТ 19.701-90 - это схема взаимодействия компонентов программного обеспечения с описанием информационных потоков, состава данных в потоках и указанием используемых файлов и устройств. Настоящий стандарт (ГОСТ 19.701-90) распространяется на условные обозначения (символы) в схемах алгоритмов, программ, данных, систем и устанавливает правила выполнения схем, используемых для отображения различных видов задач обработки данных и средств их решения [34, с. 478]. Разработанная схема представлена на рисунке 7.

Предполагается несколько этапов обработки документов:
 сбор, приём, передача данных на ввод;
 ввод, обработка данных;
 вывод полученных документов и передача для контроля и хранения.



Рис. 7. Функционально-структурная схема автоматизированной системы
Документы на кафедру поступают со всех структурных подразделений института: Ректорат, деканаты, бухгалтерия, отдел кадров. Методист разбирает их по номенклатуре дел, согласовывает с заведующим кафедры и начинает вводить в информационную систему.
Подсистема наполнения базы пополняется информацией за счет ручного ввода с клавиатуры. Результаты ввода записываются на жесткий диск в базу данных. Ввод документов происходит посредством специальных форм ввода данных. После добавления документа методист может просмотреть весь список документов, в том числе добавленные ранее, найти интересующие записи. Если нужно корректировать информацию по документам, то методист может самостоятельно в специальных формах вывода данных изменить, добавить или удалить записи с помощью кнопок, после чего обновить список документов. Одновременно эти данные отображаются на экране монитора компьютера.
После этого все данные по документам переходят в основную базу данных, где находится вся информация по созданию и изменению записей документов.
Подсистемы выполнения запросов и формирования отчетов использует данные, введенные в базу данных [36, с. 454]. Методист кафедры чтобы найти документ выбирает критерий поиска: по дате создания, по сотрудникам, по группам, за период времени.
Выполнение запроса можно увидеть в виде таблицы на мониторе компьютера, либо в виде отчета. Отчет формируется по запросу, введенному с клавиатуры. Результаты формирования отчета отображаются на экране монитора компьютера, либо отчет можно отправить на печать. Основное назначение отчета - это представление информации для последующей распечатки на бумажный носитель и включения его в папку документов в бумажном виде.
Построение функционально-структурной схемы системы, позволило изобразить выполнение команд подсистемами в процессе обработки информации.