Human resource management practice I also available by michael armstrong

Sorting applications

Applications are sifted by comparing the informa-

tion available about them with the key criteria in the 

person specification. The criteria should be analysed 

with  care  so  that  they  are  fully  understood.  The  

criteria can be classified under the following three 

headings so that they can be applied consistently to 

guide sifting decisions:

1 

Essential – applicants will not be considered 

unless this criterion is satisfied.

2 

Very desirable – preference will be given to 

applicants who meet this criterion.

3 

Desirable – applicants who meet this 

criterion will be given favourable 

consideration but it is not an essential 

requirement. However, if a number of 

applicants meet the first two criteria, 

satisfying desirable criteria would be a factor 

in making a choice.

A highly structured method of sifting applications is 

provided by the use of biodata. These are items of 

biographical  data  that  are  criterion-based  (ie  they 

relate to established criteria in such terms as qualificat-

ions and experience that indicate whether individuals 

are  likely  to  be  suitable).  These  are  objectively 

scored and, by measurements of past achievements, 

predict future behaviour.

Following the analysis, applicants can be sorted 

initially  into  three  categories:  possible,  marginal 

and unsuitable. The more information made available 

and the clearer the criteria the easier this process is. 

When there is a large field of applicants with many 

‘possibles’, sifting may have to be repeated against 

more stringent criteria until a shortlist for interview 

is identified.

---