Hujjatlarni boshqarish, dasturiy ta'minot xarajatlari

Hujjatlarni boshqarish dasturiy ta'minotidan nimani izlash kerak

Hujjatlarni boshqarish bo'yicha barcha tizimlar hujjatlarni raqamlashtirishi va tartibga solishi, ularni foydalanuvchilarga ruxsat olish yoki qayta ko'rib chiqishni osonlashtirishi bilan birga, boshqa ko'plab xususiyatlar hujjat boshqarish dasturida o'rnatilishi mumkin. Hujjatlarni boshqarish tizimini tanlashda ba'zi vositalar va jihatlarni ko'rib chiqing.

Foydalanish imkoniyati

Har qanday dasturiy ta'minotning muhim elementlaridan biri bu qulaylikdir. Bu dunyodagi barcha xususiyatlarni taklif qilishi mumkin, ammo tizim sizga qulay bo'lmasa, ular sizga hech qanday foyda keltirmaydi. Ko'pgina hujjatlarni boshqarish tizimlari sotib olishdan oldin ularni sinab ko'rishga imkon beradigan bepul sinovlarni taklif qiladi. Iloji bo'lsa, jamoangizga bepul sinov muddati davomida dasturiy ta'minotni sinab ko'rishga ruxsat bering va u yoqtirgan va yoqtirmaydigan narsalar haqida o'z fikrlarini bildiring.

Hujjatlarni almashish va hamkorlik qilish

Hujjatlarni boshqarish tizimining asosiy vazifasi fayllarni raqamlashtirish va tartibga solish bo'lsa, aksariyat zamonaviy dasturiy ta'minot foydalanuvchilarga fayllarni bir-biri bilan bo'lishish va ularni tahrir qilishda hamkorlik qilish imkonini beradi. Ba'zi bir hujjatlarni boshqarish dasturlari foydalanuvchilarga hujjatlarni bir vaqtning o'zida tahrirlashga imkon beradi, boshqalari esa bir vaqtning o'zida faqat bitta foydalanuvchi hujjat ustida ishlashini kafolatlaydigan ro'yxatdan o'tish / chiqish xususiyatiga tayanadi. Boshqalar ikkala variantni ham taklif qilishadi.

Versiyani boshqarish

Ba'zan "versiya" deb ham ataladigan versiyalarni boshqarish, hujjatni boshqarish dasturining muhim xususiyati bo'lib, hujjatdagi o'zgarishlarni kuzatib borishga imkon beradi. Hujjatlarni boshqarish bo'yicha eng yaxshi dastur hatto eski versiyalarning arxivini saqlaydi, bu sizga vaqt o'tishi bilan hujjatlarning qanday o'zgarganligini ko'rishga imkon beradi va agar kerak bo'lsa eski versiyaga qaytadi.

Rasmni skanerlash va OCR

Rasmlarni skanerlash va optik belgilarni tanib olish juda ko'p qog'ozli yozuvlarga ega bo'lgan korxonalar uchun foydali xususiyatlar. Skanerlash - bu birinchi qadam - dasturiy ta'minotga import qilinadigan qog'ozli yozuvni raqamli faylga aylantirish. OCR yanada rivojlangan xususiyatdir, ammo bu raqamlashtirishning yirik loyihalarini soddalashtirish uchun zarur bo'lgan narsadir. OCR rasm matnini o'qiydi va tasvir tarkibini qidirishga imkon beradi. Hujjatlarni boshqarish bo'yicha eng yaxshi tizimlar OCR-dan metama'lumotlarni avtomatik ravishda to'ldirish va keyinchalik hujjatni qidirishni osonlashtirish uchun foydalanadi.

Elektron imzolar

Hujjatlarni boshqarish dasturida ko'pincha menejer imzosini talab qiladigan fayllar, masalan, sotib olish buyurtmalari mavjud. Ko'p hujjatlarni boshqarish tizimlari elektron imzoga ruxsat berish uchun DocuSign kabi elektron imzo vositasi bilan birlashadi. Dasturiy ta'minot orqali tez-tez hujjatni qabul qiluvchiga imzo qo'yishni so'rab yuborishingiz mumkin.

Ish jarayonini avtomatlashtirish

Ish oqimini avtomatlashtirish xususiyatlari vazifalarni avtomatik ravishda ko'chiradi. Misol tariqasida yuqoridagi sotib olish buyurtmasini oling: Siz ish jarayonini avtomatlashtirishni o'rnatishingiz mumkin, shunda sotib olish to'g'risida buyurtma tuzilgandan so'ng, u avtomatik ravishda tegishli menejerga o'z imzosi uchun murojaat qiladi. Menejer xabarnoma oladi va topshiriq tugagandan so'ng, jamoaning navbatdagi tegishli a'zosi (masalan, buxgalteriya bo'limidagi kimdir yoki menejerning rahbari) xabardor qilinadi. Agar ko'proq harakat zarur bo'lsa, siz uni avtomatlashtirilgan ish oqimida ham yaratishingiz mumkin. Hujjatlarni boshqarish bo'yicha eng yaxshi tizimlar sizning ish jarayonlaringizni jamoalaringiz birgalikda ishlash uslubiga moslashtirishga imkon beradi.

Foydalanuvchi uchun ruxsat

Hujjatlarni boshqarish dasturining muhim elementi ma'murlar foydalanuvchiga individual ruxsat berish imkoniyatidir. Ruxsatnomalar ba'zi foydalanuvchilarga fayllarni ko'rish yoki tahrirlashga imkon beradi, boshqalari esa ushbu hujjatlarni tizimda ko'rishga to'sqinlik qilishi mumkin. Bu nafaqat samaradorlik uchun foydali, balki muhim xavfsizlik chorasi hamdir. Hujjatlarni boshqarish bo'yicha eng yaxshi dastur ma'murlarga ma'lum guruhlar bo'yicha ruxsatlarni belgilashga imkon beradi, shuningdek standart ruxsat sozlamalarini bir xil ushlab turganda istisno qilish kerak bo'lsa, darhol ruxsatlarni o'zgartiradi.

Mobil funktsionallik

Bugungi ishbilarmonlik muhitida mobil qurilmalardan foydalanish juda zarur. Ko'pgina hujjatlarni boshqarish tizimlarida maxsus mobil dastur mavjud. Boshqalar veb-brauzerlarga yoki onlayn portallarga ishonishadi. Siz ko'rib chiqayotgan har qanday hujjatlarni boshqarish dasturlarining mobil versiyasi haqiqatan ham mobil aloqada ekanligiga ishonch hosil qiling. Shaxsan siz uni mobil qurilmalarda ishlatmasangiz ham, bu sizning jamoangizning boshqa a'zolari tomonidan amalga oshiriladi.

Har bir hujjat aylanishi tizimi bu katakchalarni tekshirmaydi, boshqalari esa barchasini va boshqalarni taklif qiladi. Hujjatlarni boshqarish dasturini tanlashda qaysi vositalar va xususiyatlar sizning biznesingiz uchun eng foydali bo'lishini ko'rib chiqing. Har tomonlama va qulaylik o'rtasida muvozanatni o'rnatish muhimdir; Masalan, ba'zi tizimlar barchasini bajara olishadi, lekin navigatsiya qilish qiyin (oddiy dasturiy ta'minotga qaraganda qimmatroq).

Ma'lumotlar xavfsizligi

Ma'lumotlar xavfsizligi har qanday hujjatlarni boshqarish tizimining muhim qismidir. 2019 yilda TechRepublic xabariga ko'ra, qoidabuzarliklar soni 54 foizga oshgan, ularning 89 foizi tashqi hujumlardir.

Raqamli shaklga o'tadigan korxonalar soni tobora ko'payib borayotganligi sababli, ko'proq mijozlar o'zlari ish yuritadigan kompaniyalarga shaxsiy shaxsiy ma'lumotlarni ishonib topshirmoqdalar. Sizning tashkilotingiz mijozlar ma'lumotlarining xavfsizligi va buzilishlardan himoyalanganligi uchun javobgardir. Shifrlash va moslik vositalari, avtomatik yangilanishlar, ma'lumotlarning ortiqcha va zaxira nusxalarini taqdim etadigan hujjatlarni boshqarish xizmatlarini qidiring.