Hujjatlar qimmatdorligi ekspertizasini o’tkazish usullari

Idoraviy arxivlarda ekspertiza o’tkazilishi

Idora bo’limlari ish yuritish hujjatlarini 2-3 yil o’tganidan keyin idoraviy arxivga topshiradilar. Bu arxivda doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlar jamlanadi. Davlat arxivida doimiy saqlanadigan qimmatli hujjatlarni topshirish uchun hujjatlar ekspertizasi o’tkaziladi. Bu ishga ijodiy yondoshish talab qilinadi. Yuqorida ta’kidlab o’tilganidek, arxiv fondlari tarkibidan kelib chiqib, ayrim hollarda vaqtincha saqlanadigan ikkinchi darajali hujjatlarni ham doimiy saqlash uchun qoldirishga to’g’ri keladi. Ekspertiza hujjatlarni saqlash muddati ko’rsatilgan tegishli Ro’yxat (Perechen) asosida o’tkaziladi.

Hujjatlarni saqlash muddatlari ko’rsatilgan ro’yxatlar
Hujjatlarning saqlash muddatini aniqlash juda murakkab ish, shuning uchun respublika tashkilotlari, odatda vazirliklar, yuqori malakali mutaxassislar hujjatlarni saqlash muddatlarini belgilab qo’yadilar. Bu ma’lumotnoma hujjatlarni saqlash muddati ko’rsatilgan Ro’yxat deb ataladi. Bu ro’yxatlar to’plam shaklida ko’paytirilib barcha tegishli idoralarga, arxivlarga tarqatiladi. Ular davlat idoralarining ayrim sohalari, xalq xo’jaligi korxonalarining tarmoqlari bo’yicha ham bo’ladi. Masalan, har bir vazirlik, davlat qo’mitasi va boshqa idora o’z sohasidagi hujjatlarni saqlash muddatini belgilovchi Ro’yxat ishlab chiqishi kerak.
Bunday Ro’yxatlar idoraviy arxivlarda davlat arxivlari tomonidan ekspertiza o’tkazilishini osonlashtiradi. Shu Ro’yxatlarga qarab hujjatlar ekspertizasi o’tkaziladi, ya’ni ular doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlarga ajratiladi. Doimiy saqlanadigan hujjatlar idoraviy arxivlardan, ya’ni vaqtincha saqlovchi joriy arxivdan davlat arxiviga topshiriladi.


Hujjatlar qimmatdorligi ekspertizasi o’tkazishni tashkil qilish va ekspertiza-tekshiruv komissiyalari


Hujjatlar ekspertizasini o’tkazish uchun idoralarda ekspertiza komissiyasi (EK) tuziladi. Bu komissiya idoraviy arxivga aloqador xodimlardan idora boshlig’ining buyrug’iga asosan tashkil qilinadi. Ular hujjatlar ekspertizasini, ya’ni hujjatlarni saqlash muddatini ro’yxat yordamida va ekspertiza qoidalariga asosan aniqlashadi. Doimiy saqlanadigan hujjatlar uchun alohida ro’yxat tuziladi. Saqlash muddati tugagan, ikkinchi darajali hujjatlar yo’q qilishga ajratiladi. Yo’q qilinishi kerak bo’lgan bu hujjatlar uchun maxsus dalolatnoma tuziladi. Doimiy saqlanadigan hujjatlar ro’yxati davlat arxivi huzurida mavjud bo’lgan ekspert-tekshiruv komissiyasi (ETK) ga tasdiqlash uchun topshiriladi. Bu tekshiruv komissiyasi yuqori malakali arxivchilaridan tuzilgan bo’ladi. ETK doimiy saqlanadigan hujjatlar ro’yxatini sinchiklab o’rganib, tahlil qilib chiqadi. Xatolarga yo’l qo’yilgan bo’lsa, tasdiqlamay, ularni bartaraf etishni talab qiladi. Masalan, arxiv fondi to’la saqlanmagan bo’lsa, ikkinchi darajali hujjatlarni ham doimiy saqlanadigan hujjatlar ro’yxatiga o’tkazishni talab qiladi. Davlat arxivining ETKlari ekspertiza qoidalari nuqtai nazaridan kelib chiqib, idora ekspert komissiyasi (EK) arxiv ro’yxatini tasdiqlaydi. Doimiy saqlanadigan hujjatlar arxiv ro’yxati ETK tomonidan tasdiqlangandan keyin idora boshlig’i saqlash muddati tugagan hujjatlar dalolatnomasini tasdiqlab yo’q qilishi mumkin.
Shunday qilib, idoralar o’z hujjatlarini yo’q qilish huquqiga ega emas. Bunday xuquq faqat davlat arxivlariga berilgan.