Ходимлар фаолиятига доир ҳужжатлар. Ҳужжатлар устида ишлаш тартиби

Хужжатларни рўйхатга олиш.

Бажариш ва ҳисобга олишни талаб қиладиган барча хужжатлар- олинма хужжатлар ҳам, ички хужжатлар ҳам, албатта, рўйхатга олинади- қайд қилинади. Хужжатлар бир марта: олинма хужжатлар – келиб тушган куни; жўнатма хужжатлар – имзоланган ёки тасдиқланган куни рзйхатга олинади. Рзйхатдан ўтказилган хужжат бир бўлинмадан бошқасига берилганда, у қайта рўйхатга олинмайди. Лекин умумий бўлимда (марказлашган девонхонада) рўйхатдан ўтказилмайдиган хужжатлар ҳам бўлади улар тегишли бўлинмаларда рўйхатга олинади. Олинма ва жўнатма хужжатларнинг рўйхатга олиниш шартли рақами (индекси) рўйхатдан ўтказиш тартиб рақами ва йиғмажилд индекси рақамларидан иборат бўлади: Масалан: 165/03-19 Бу ерда: 165- рўйхатдан ўтказиш тартиб рақами;

03-19- хужжат ёки унинг нусхаси тикиладиган йиғмажилд рақами.
Ички хужжатлар рўйхатга олинаётганда, хужжат турига қараб гуруҳланади ва уларнинг ҳар бири алоҳида-алоҳида қайдланади. Масалан, асосий фаолият бўйича буйруқлар, шахсий таркиб бўйича буйруқлар, тафтиш далолатномаси, баённомалар, хисоботлар, билдиришномалар, аризалар ва ҳ.к. Рўйхатга олинишнинг тартиб рақами (индекси) ҳар бирида алоҳида бўлади.
Рўйхатга олиш индекси йил давомида қўйилади ва йил бошидан қайта тартибланади. Хужжатнинг нисбатан оз ёки кўплигига қараб, рўйхатга олиш дафтари (журнали) ёки рўйхатга олиш-назорат варақчаси (карточкаси) қўлланилади.
Рўйхатга олиш дафтари хужжатлар сони унча кўп бўлмаган ташкилотларда ўулайдир. Юқорида қайд этилганидек, бундай дафтарлар олинма (кириш) қайд дафтари, жўнатма (чиқиш) қайд дафтари, ички хужжатлар қайд дафтари тарзида алоҳида тутилади. Уларнинг шакли 2- иловада берилди. Ички хужжатлар қайд дафтари ичида хужжатлар тури бўйича алоҳида қайдлов бўлимлари бўлади.
Хужжатлар қайд дафтари шакли улар ижросини назорат қилишда қийинчилик туғдиради. Рўйхатга олиш назорат варақчаси бу жиҳатдан анча қулайдир. Бундай варақчанинг таркибий қисмлари муайян шаклда (3-иловага қаранг) босма йўл билан керакли нусхада кўпайтирилади.
Рўйхатга олиш- назорат варақчаси жорий этилганда, девонхонада ҳар йилнинг бошида рақамланган махсус бланка тайёрланади (4-иловага қаранг). Унда хужжат рўйхатга олинаётганда навбатдаги тартиб рақамидан фойдаланиш белгилаб борилади. Варақчанинг календарь шкаласидан хужжатларни бажариш муддатларига риоя қилинишини текшириш учун фойдаланилади. Унда хужжатдаги топшириқ бажарилиши лозим бўлган сана кўрсатилади.