Fundamentals of Management, 8th ed

Interpersonal Communication

Interpersonal communication generally takes one of two forms: oral and written. As we

will see, each has clear strengths and weaknesses.

Oral Communication

Oral communication

takes place in conversations, group

discussions, phone calls, and other situations in which the spoken word is used to

express meaning. One study (conducted before the advent of e-mail) demonstrated the

importance of oral communication by finding that most managers spent between

50 and 90 percent of their time talking to people.

8

Oral communication is so prevalent

for several reasons. The primary advantage of oral communication is that it promotes

prompt feedback and interchange in the form of verbal questions or agreement, facial

expressions, and gestures. Oral communication is also easy (all the sender needs to do

is talk), and it can be done with little preparation (though careful preparation is advis-

able in certain situations). The sender does not need pencil and paper, a computer, or

other equipment. In another survey, 55 percent of the executives sampled felt that their

own written communication skills were fair or poor, so they chose oral communication

to avoid embarrassment!

9

However, oral communication also has drawbacks. It may suffer from problems of

inaccuracy if the speaker chooses the wrong words to convey meaning or leaves out per-

tinent details, if noise disrupts the process, or if the receiver forgets part of the mes-

sage.

10

In a two-way discussion, there is seldom time for a thoughtful, considered

response or for introducing many new facts, and there is no permanent record of what

has been said. In addition, although most managers are comfortable talking to people

individually or in small groups, fewer enjoy speaking to larger audiences.

11