Erp ва ecm-тизимлар

4.2.2. ECM концепцияси
ЕСМ концепцияси. Ҳозирда бизнес учун жуда муҳим фақат электрон кўринишдаги ҳужжатлар кўп. Лекин муаммо ҳужжатлар миқдорида эмас, балки улар билан ишлаш учун изчил ўзаро боғлиқ тизим кераклигида. Маълум вақтларгача бу тизимни оддий, лекин файллар тизимидаги папкалар ва электрон почтадан то махсус иловаларгача тарқоқ воситалар ёрдамида қўллаб-қувватлашга ҳаракат қилинган. Бунда жами “бизнес-мантиқ” кишилар хотирасида сақланиб, улар зарур ҳужжатни қаердан ёки кимдан топишни доимо билган ҳолда бошқа ходимлар учун ўзига хос маълумотли излаш тизими бўлиб хизмат қилди. Айтиш мумкинки, ташкилотлардаги ЕСМ жамоаьчилик асосида норасмий тарзда амал қилди.
Лекин ҳеч қайси инсон ўз хотирасида жами ўзаро боғлиқлик ва ахборотни ташкил этиш мантиғини сақлашга қодир бўлмаган вазият кучаймоқда. Шунинг учун бу муаммони ҳал эта олувчи тизимга эҳтиёж юзага келмоқда.
Таъкидлаш лозимки, ҳеч нарса бўш жойда юзага келмайди. АТ ривожланишидаги дастлабки ўттиз йилда маълумотларни тузилмага солиш, уларни тўплаш, сақлаш ва ишлов бериш жараёнларига асосий эътибор қаратилди. Тузилмага солинмаган ахборот билан ишлаш учун фақат матн процессорлари сингари оддий воситалардан фойдаланилди. Бунда умуман ташкилот учун электрон почтанинг ягона умумий манзили мавжуд бўлиб, Internet ҳақида ҳеч ким билмасди.
90-йиллар охирларида зиддиятли фикрлар мавжуд вазият юзага келди. Жами корпоратив ахборотнинг 80%дан ортиғи тузилмага солинмаган ҳужжатлар кўринишида сақлана бошлади, бунда уларни ишончли сақлаш ва ундан қулай фойдаланишни таъминловчи тизимлар деярли йўқ эди. Албатта, масалан, ходимларнинг электрон ёзишмалари компания учун алоҳида муҳимлик касб этмайди деб ҳисоблашда давом этиш мумкин, бироқ 5 та йирик Америка брокерлик компанияси бу эътиборсизлик учун жиддий зиён кўрди: улар 8 млн. долл.дан ортиқ жарима тўлади. Нью-йорк фонд биржасининг амалдаги қоидаларида ўтказилаётган операцияларга тааллуқли электрон ҳужжатларни уч йил сақлаш белгилаб берилган. Бироқ баъзан ходимлар ишдан бўшаб, уларнинг давомчилари аввалги ходимларнинг электрон почтасини ўчириб юборган ҳолатлар ҳам учраган.
Демак, электрон ахборот борасида тўпланган ҳужжатлар ташкилотнинг қимматли интеллектуал активи, унинг корпоратив хотираси ҳисобланади. Бундай бойликни айниқса эҳтиёткорлик билан сақлаш лозим. Бунда уни сақлаб қолишнинг ўзи етарли эмас, интеллектуал активлардан фойдаланиш осон бўлиши керак. Ташкилотлар ўзига киритилган инвестициялардан тушумни олиши керак.
2001 йилдан бошлаб, (“Forrester TechRankings” га мувофиқ) электрон ҳужжат алмашувни бошқариш эмас, балки “корпоратив ҳужжатлар таркибини бошқариш(Enterprise Content Management – ECM)” концепцияси кенг оммалаша бошлади. ЕСМ атамаси AIIM International савдо ассоциацияцияси пайдо бўлиши билан юзага келди, у жами корпоратив ахборотларни бошқариш тизимини қўллаб-қувватламоқда.
Шу билан бирга агар Forrester Research компаниси ECMни ҳужжатлар ва Web-таркибни бошқаришга интеграцияли ёндашув сифатида белгиласа, Doculabs консалтинг компанияси учун эса ECM-тизим “корпоратив ҳужжатларни бошқариш тизимлари ва корпоратив ҳужжатлар (унинг турлари сони ошишда давом этишида) таркибининг тўлиқ ҳаёт даврини бошқариш қобилиятига эга таркибни бошқариш тизимлари имкониятларини бирлаштирувчи категория”ни намоён этади.
Ҳозирги кунда таҳлилчилар ЕСМни ахборот портлаши оқибатларини бартараф эта олишга ёрдам бера олувчи стратегик концепция сифатида кўриб чиқадилар. АТ менежерларининг эътибори тегишли қарорларни ҳал этишга қаратилган бўлиб, улар тузилмаган солинмаган ахборот билан ишлашни қўллаб-қувватловчи тарқоқ технологияларни бирлаштиришни кўзлайди.
1990-йиллар ўртасида шаклланган ҳужжатларни бошқариш тизимлари сегментини ҳозирги Enterprise Content Management бозорининг асосчиси сифатида қайд этиш мумкин. Лекин кейинчалик Интернет пайдо бўлди, у билан бирга эса улкан янги йўналиш – Web-таркибни бошқариш юзага келди. Натижада электрон почта ва жамоали ишни қўллаб-қувватлаш учун мавжуд тизимларни алоҳида қарорлар билан яқинлаштириш жараёни бошланди. Web, ўз навбатида, тузилмага солинмаган маълумотларни излаш ва таҳлил қилиш вазифаларининг аҳамиятини ошира бориш ташаббуси билан чиқди. ECM соҳасига ERP майдонидаги ўйинчилар ҳам фаол кириб, улар ўз қарорларида ҳужжатларни функционал бошқаришни ривожлантирмоқда.
“Электрон ҳужжат алмашув” маҳаллий атамасига Document Management (ҳужжатларни бошқариш) яқинроқ атама ҳисобланади. Бу категориядаги ДТ офис ҳужжатларини жамоали ишлаб чиқишдан бошлаб, уни архивлаштиришга қадар тўлиқ ҳаёт даврини бошқаради. Document Management тизимларининг асосий компонентлари индексациялаш, ҳужжатларни рўйхатга олиш (check in/check out), версияларни бошқариш, қисчақа маълумот бериш, workflow ва ҳаёт даврини бошқариш механизмлари ҳисобланади.
Умуман, ECM бозори Document Managementдан ташқари имижинг технологияси (қоғозли ахборот ва электрон ахборот ташувчилардан биргаликда фойдаланиш), Web-контент (Web Content Management), рақамли ҳисоботлар(Enterprise Report Management), шунингдек, ёзувларни бошқариш (Records Management)ни ҳам ўз ичига олади.
Турли кўринишдаги контентлар билан ишлаш воситаларини бирлаштириш шарти шуни англаш бўлдики, тузилмага солинмаган жами ахборот турларини бошқариш учун технология нуқтаи назаридан бир хил функциялар (контентни сақлаш, кутубхона хизмати, workflow ва излаш) тўплами талаб этилади. Умумий ҳолатда бундай турдаги илова архитектураси контент/маълумотлар даражаси, лойиҳалаш ва бизнес жараёнлари, шунингдек, ташқи тизимлар билан ўзаро таъсирни таъминловчи бизнес сервисларини бажаришдан иборат.