English for Writing Research Papers

4.3   How to structure a paragraph: an example
In the early 1960s, senior staff scientist at NASA, Sam Katzoff wrote a 30-page 
pamphlet  entitled  ‘Clarity  in  Technical  Reporting’.  This  short  document  was 
designed to help his colleagues at NASA to write clearly and to think of better ways 
to express themselves. In 2009, Katzoff celebrated his 100th birthday, and his pam-
phlet is still being read - not just by NASA scientists - but all over the English-
speaking  world.  It  is  a  truly  great  introduction  to  writing  skills,  for  native  and 
non-native speakers alike. It can be downloaded for free, see page 309.
I am now going to analyze how he writes the first paragraph at the beginning of his 
section entitled ‘Organization of a Technical Report’.
Different writers have different methods of organizing their reports, and some seem to have 
no discernible method at all. Most of the better writers, however, appear to be in remark-
ably close agreement as to the general approach to organization. This approach consists of 
stating the problem, describing the method of attack, developing the results, discussing the 
results, and summarizing the conclusions. You may feel that this type of organization is 
obvious,  logical,  and  natural.  Nevertheless,  it  is  not  universally  accepted.  For  example, 
many writers present results and conclusions near the beginning, and describe the deriva-
tion of these results in subsequent sections.
Let’s begin with some statistics.
words, sentences, punctuation
repetitions of key words
Total words = 101
approach
 2
Total sentences = 6
method
 3
Average words per sentence = 16.8
organization
 3
Longest sentence = 22 words
results
 4
Shortest sentence = 6 words
writer
 3
Full stops (.) = 6
Commas (,) = 10
Semi colons (;) = 0

---

58
4 Structuring Paragraphs and Sentences
If you analyzed a paragraph in a typical research paper, you would very likely get 
very  different  data.  Try  looking  at  some  of  your  own  work.  With  respect  to 
Katzoff’s  paragraph,  you  will  probably  notice  a  big  increase  in  the  number  of 
words, commas and semicolons per sentence. The typical sentence length will be 
around 30–40 words, but also up to 70–80. I imagine there will also be a consider-
able decrease both in the number of full stops and in repetitions of key words.
Sam Katzoff was a top scientist. His document was intended for fellow  scientists, 
who  were,  like  him,  native  English  speakers.  These  fellow  scientists  were  also 
amongst  the  most  brilliant  scientists  in  the  world.  They  could  potentially  under-
stand even the most complex text. Yet Dr Katzoff decided to write his document in 
the  simplest  and  clearest  way  possible,  and  he  encouraged  his  fellows  to  do  the 
same. According to a fellow colleague:
He was the kind of person who could look at a paper and tell whether it was a lot of bull. 
If you were writing a paper and were publishing, he would review it and that would help a 
lot of people in the field to come up with a better way of saying what they were trying to 
get across.
By  bull  the  colleague  was  politely  saying  bullshit,  i.e.  words,  phrases  and  para-
graphs that clearly made no sense, but were just included for effect.
Now let’s analyze the structure of Katzoff’s paragraph.
(S1)  Different  writers  have  different  methods  of  organizing  their  reports,  and  some 
seem to have no discernible method at all. (S2) Most of the better writers, however, 
appear to be in remarkably close agreement as to the general approach to organization. 
(S3) This approach consists of stating the problem, describing the method of attack, 
developing the results, discussing the results, and summarizing the conclusions. (S4) 
You  may  feel  that  this  type  of  organization  is  obvious,  logical,  and  natural.  (S5) 
Nevertheless,  it  is  not  universally  accepted.  (S6)  For  example,  many  writers  present 
results and conclusions near the beginning, and describe the derivation of these results 
in subsequent sections.
S1  introduces  the  general  topic  and  summarizes  current  practice  with  regard  to 
report writing. S2 qualifies what was said in S1. The reader is warned of this quali-
fication by the link word however.
Katzoff repeats the word writer from S1 to link it into S2, but precedes it with a dif-
ferent adjective (different, better) to show that he is moving from something general 
(all authors) to something more specific (better authors). The repetition of approach 
in S3 serves a similar linking purpose. It gives readers the feeling that they are being 
guided step by step along the path by which Katzoff develops his topic.
In S4 he addresses the reader directly, which is probably something that you would 
not do in a paper. Instead you would probably phrase such a concept in the passive: 
it may be argued that
. Katzoff’s idea is to anticipate possible objections to what he 
is about to say. S5 is only six words long. Such a short sentence is rare in academic 

---

59
4.4 First paragraph of a new section - begin with a mini summary
work. Yet it is very effective in capturing reader attention. The link word, neverthe-
less
, placed prominently at the beginning of the sentence, also catches the reader’s 
eye and helps to underline the importance of what is being said.
In S6 he uses another link word, for example. These link words all serve to show 
how each sentence relates to what has been said before. Without these link words, 
the  reader  would  be  forced  to  figure  out  Katzoff’s  train  of  thought.  However, 
Katzoff only uses link words when they really serve a purpose.
As can be seen in the second column of the table on page 57, one constant device 
Katzoff uses is to repeat words. He uses the word writer three times. He could eas-
ily have found synonyms, e.g. author, researcher, technician. But this might have 
confused readers who might think that there was a difference in meaning between 
these terms.
Another massive aid to helping readers understand, is to have a maximum of two ideas 
per sentence. S4 and S5 contain just one idea. S6 contains two ideas linked by and.