Elektron Hujjat Aylanish Tizimi Nima Va u nima Uchun Kerak?

EHM va ECM tizimlarining funksionalligi va tasnifi
Gartner tadqiqot kompaniyasining fikriga ko'ra, ECM tizimlari oltita funktsiyaning kamida uchtasini qo'llab-quvvatlaydigan deb tasniflanishi mumkin:

• 
  hujjatlarni boshqarish (bayonot / qaytarish, versiyani boshqarish, xavfsizlik, hujjatlarni guruhlash va boshqalar),
  
• 
  umumiy hujjatlar va loyiha guruhlarini qo'llab-quvvatlash bo'yicha birgalikda ish olib borish;
  
• 
  skanerlash va qog'oz hujjatlarni rasmlarini boshqarish,
  
• 
  uzoq muddatli arxivda saqlash uchun yozuvlarni boshqarish, saqlash qoidalari va qoidalarini avtomatlashtirish, yozuvlarning qonun hujjatlari va tartibga solish qoidalariga muvofiqligini kafolatlash;
  
• 
  biznes-jarayonlarni qo'llab-quvvatlash, tarkibni yo'naltirish, ish topshiriqlari va holatlarini belgilash, marshrutni aniqlash va bajarishni boshqarish uchun ish oqimi
  
• 
  Nashrlarni avtomatlashtirish uchun veb-kontentni boshqarish, dinamik tarkibni boshqarish va ushbu vazifalarni bajarish uchun foydalanuvchilarning o'zaro ta'siri.
  

Amalga oshirilgan funktsiyalar soniga muvofiq EDMS quyidagilarga bo'linadi:

• 
  ofis tizimlari
  
• 
  elektron arxivlar
  
• 
  ish oqimi tizimlari
  
• 
  murakkab yoki ECM tizimlari.
  

Siz ushbu mavzu bilan "Funktsional SED va ECM" bo'limining sarlavhalarida tanishishingiz mumkin:
ECM tizimidagi biznes jarayoniga misol
Quyida BPMN notasida ish jarayonining diagrammasi keltirilgan, u tashkilot tomonidan pochta, faks, elektron pochta orqali va ro'yxatdan o'tkazilishi kerak bo'lgan kiruvchi hujjatlar (ro'yxatdan o'tish, ko'rish, bajarish) bilan ECM tizimida ishlash misolini ko'rib chiqadi. Hujjat tashkilotga qabul qilingandan so'ng darhol tizimga kiritiladi va keyin elektron shaklda "harakatlanadi".

ECM tizimida biznes jarayonlarini tashkil etishning eng yaxshi amaliyotlari
EDMS / ECMda ishlaydigan tashkilotlar uchun soddalashtirilgan hujjatlarni rasmiylashtirish va ish jarayonlariga e'tibor qaratish imkoniyati paydo bo'ladi. Ya'ni, hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish va kotibning buyruqlarini nazorat qilish bu holatda faqat chiquvchi va kiruvchi yozishmalar bilan ishlashda foydalaniladi, ichki hujjatlar uchun bu qadamlar chiqarib tashlanadi. Bu barcha biznes jarayonlar to'xtaydi degani emas va hech kim hech narsa qilmaydi va boshqarmaydi. Muayyan buyruqlarning bajarilishi vazifalar va ishlarning bir qismi sifatida amalga oshiriladi (ish oqimi), uning holatini kuzatib borish orqali siz ham jarayonning borishini boshqarishingiz mumkin. Shu bilan birga, odatdagi biznes-jarayonlar yoki "holatlar" doirasida gorizontal vazifalar soni ortib bormoqda, bunda katta menejerlar bilan muvofiqlashtirish zanjiridan o'tish kerak emas.
ECM tizimi ko'pincha korxonaning "qon aylanish tizimiga" aylanadi va ko'plab ish jarayonlariga ta'sir qiladi, bu esa ularni yanada samaraliroq qilishga imkon beradi. Bunday ishlarni tashkil qilishning eng yaxshi usullari haqida batafsilroq gaplashamiz.