Деловая, коммерческая и дипломатическая документация: пособие по развитию

Циркулярная нота ‒ разновидность вербальной ноты, направленной сразу нескольким адресатам по техническим (формальным, вспомогательным) вопросам (например, организация экскурсий для семей дипломатов и пр.).
Правила оформления вербальной ноты

1. 
   Текст печатается на специальном бланке, имеющем исходящий номер.
   
2. 
   В правом верхнем углу указывается название города отправления и дата отправления ноты.
   
3. 
   Текст составляется только от третьего лица.
   
4. 
   Вербальная нота не содержит обращения.
   
5. 
   Начинается протокольным комплиментом, содержащим полное наименование отправителя и получателя («Министерство иностранных дел Республики Беларусь свидетельствует свое уважение посольству Российской Федерации и имеет честь сообщить ...»).
   
6. 
   Текст ноты должен быть посвящен только одному вопросу.
   
7. 
   Завершается протокольным комплиментом («Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить посольству уверения в весьма высоком уважении»).
   
8. 
   Личная подпись отправителя не ставится.
   
9. 
   В конце ноты ставится мастичная гербовая печать.
   
10. 
    Адрес получателя в нижнем левом углу с указанием фамилии, имени, должности в ее полной форме, титулования в дательном падеже, а также города.
    
11. 
    Вручается лично или курьером.
    

Образец вербальной ноты

МИНИСТЕРСТВО

ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
№ 227

Министерство иностранных дел Республики Беларусь свидетельствует свое уважение Посольству Республики Польша и в ответ на ноту Посольства № 0629 от 10 апреля 2014 г. имеет честь сообщить о готовности белорусской стороны организовать в Минске совместно с Посольством Республики Польша торгово-промышленную выставку польских товаров. Наиболее благоприятные сроки проведения выставки – февраль – март будущего года.

Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству свои уверения в весьма высоком уважении.

Посольству Республики Польша г. Минск

г. Минск 12 апреля 2014 г.
(печать посольства)
Памятная записка

Памятная записка – это неформальный документ, в котором объясняются действия либо точка зрения направляющей стороны. Может содержать предложения или просьбы. Передается лично в ходе дипломатической встречи или направляется после нее с курьером (в таком случае прилагается визитная карточка автора текста). Иногда памятную записку прилагают к вербальной ноте, чтобы более подробно осветить определенную сторону вопроса, поднятого в вербальной ноте, или напомнить о каких-либо предшествующих обстоятельствах.

Цель вручения памятной записки – усилить значение (важность) сделанного заявления или просьбы, предупредить возможность неправильного толкования, сказанного устно.
Памятная записка печатается па простом листе бумаги. Над текстом должно быть заглавие «Памятная записка». Обычно текст памятной записки составляется в безличной форме («Доводится до сведения», «Сообщается», «Возбуждается просьба» и т.д.). Не обязательно начинать памятную записку этими фразами, вполне допустимо приступить к существу дела. Текст памятной записки не содержит ни обращения, ни комплимента; под текстом в левом нижнем углу указывается название города и дата вручения, печать не ставится.
Личное (частное) письмо дипломата

Личное (частное) письмо дипломата может быть отправлено каждым дипломатом независимо от его должности и ранга. Получателем личного письма дипломата может быть не только иностранный дипломат, но и любой государственный или общественный деятель иностранного государства.

Личное письмо отправляется знакомым официальным лицам, например,при возникновениипросьбы об оказании какого-либо содействия по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров; по протокольным вопросам(личные или семейные события того или иного лица:День рождения, продвижение по службе, рождение ребенка, а также траурные события и др.). Частное письмо может сопровождаться сувенирами.
Частные письма пишутся на обычной бумаге хорошего качества.
В верхнем правом углу указывается название города и дата отправки письма. Текст письма начинается с обращения, завершается письмо протокольным комплиментом. Форма обращения к адресату и заключительного комплимента выбирается автором по его усмотрению, с учетом страны пребывания и общественного положения адресата. В нижнем правом углу указывается фамилия и титул отправителя. Адрес дается только на конверте в следующем порядке:

1. 
   Господину (имя и фамилия).
   
2. 
   Должность.
   
3. 
   Название страны.
   
4. 
   Название города.
   

Образец личного письма
г. Минск
27 августа 2014 года

Уважаемый господин Министр культуры,