Convenience

Strengths and Weaknesses of Budgeting
Budgets offer a number of advantages,
but they also have weaknesses. On the plus side, budgets facilitate effective control. Plac-
ing dollar values on operations enables managers to monitor operations better and pin-
point problem areas. Budgets also facilitate coordination and communication between
departments because they express diverse activities in a common denominator (dollars).
Budgets help maintain records of organizational performance and are a logical comple-
ment to planning. In other words, as managers develop plans, they should simulta-
neously consider control measures to accompany them. Organizations can use budgets
to link plans and control by first developing budgets as part of the plan and then using
those budgets as part of control.
On the other hand, some managers apply budgets too rigidly. Budgets are intended to
serve as frameworks, but managers sometimes fail to recognize that changing circum-
stances may warrant budget adjustments. Also, the process of developing budgets
can be very time consuming. Finally, budgets may limit innovation and change.
When all available funds have been allocated to specific operating budgets, it may be
impossible to procure additional funds to take advantage of an unexpected opportunity.
Operating unit
budget requests
Division budget
requests
Organizational budget
•
Prepared by budget
committee
•
Approved by budget
committee, controller,
and CEO
©
C
en
ga
ge
Lea
rn
ing
F I G U R E 1 4 . 5
Developing Budgets in Organizations
Most organizations use the same basic process to develop budgets. Operating units
are requested to submit their budget requests to divisions. These divisions, in turn,
compile unit budgets and submit their own budgets to the organization. An
organizational budget is then compiled for approval by the budget committee,
controller, and CEO.