Convenience

coordination
The process of
linking the activities
of the various
departments of the
organization
pooled
interdependence
When units operate
with little interaction;
their output is pooled
at the organizational
level
sequential
interdependence
When the output of
one unit becomes
the input for another
in a sequential
fashion
reciprocal
interdependence
When activities flow
both ways between
units
Chapter 6:
Organization Structure and Design
1 7 1
Copyright 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be copied, scanned, or duplicated, in whole or in part. Due to electronic rights, some third party content may be suppressed from the eBook and/or eChapter(s).
Editorial review has deemed that any suppressed content does not materially affect the overall learning experience. Cengage Learning reserves the right to remove additional content at any time if subsequent rights restrictions require it.
www.MyEbookNiche.eCrater.com

---

As a device for coordination, a manager in a liaison role coordinates interdependent
units by acting as a common point of contact. This individual may not have any formal
authority over the groups but instead simply facilitates the flow of information between
units. Two engineering groups working on component systems for a large project might
interact through a liaison. The liaison maintains familiarity with each group as well as
with the overall project. She can answer questions and otherwise serve to integrate the
activities of all the groups.
A task force may be created when the need for coordination is acute. When interde-
pendence is complex and several units are involved, a single liaison person may not be
sufficient. Instead, a task force might be assembled by drawing one representative from
each group. The coordination function is thus spread across several individuals, each of
whom has special information about one of the groups involved. When the project is
completed, task force members return to their original positions. For example, a college
overhauling its degree requirements might establish a task force made up of representa-
tives from each department affected by the change. Each person not only retains his or
her regular departmental affiliation and duties but also serves on the special task force.
After the new requirements are agreed on, the task force is dissolved.
Integrating departments are occasionally used for coordination. These are somewhat
similar to task forces but are more permanent. An integrating department generally has
some permanent members as well as members who are assigned temporarily from units
that are particularly in need of coordination. One study found that successful firms in
the plastics industry, which is characterized by complex and dynamic environments,
used integrating departments to maintain internal integration and coordination.
26
An
integrating department usually has more authority than a task force and may even be
given some budgetary control by the organization.