Buxoro davlat universiteti ish yuritish fanidan mustaqil ish

Hujjatlarni saqlash, ularni tashkilotlardan olish va berish qoidalari
Ijro etilgan hujjatlar ma’lum bir tizimda saqlanadi. Hujjatlar yigmajildi (delo) ni guruxlarga ajratishning eng keng tarqalgan belgilari quyidagilar hisoblanadi:
- nominal belgi - bunda hujjatlar vazifasiga yoki nomiga ko’ra (hisobotlar, majlis bayonlari, dalolatnomalar, buyruqlar va xoqazo) birlashtiradi;
• - mualliflik belgisi - hujjatlar mualliflar (majlis va kengash majlis bayonlari, fan-texnika qo’mitasining qarori va xoqazo) bo’yicha birlashtiriladi;
- Xronologik belgi - bunda hujjatlar qalendar davrlari bo’yicha guruxlanadi (oylar bo’yicha hisobotlar);
- korrespondentsiya belgisi - bunda hujjatlar kelish manbalari (vazirliklar, prezident apparati va xoqazo bilan yozishmalar) ga ko’ra birlashtiriladi;
- geografik belgi - bunda hujjatlar bir shahar yoki tumanda bo’lgan tashkilotlar bo’yicha guruhlanadi.
Yuqorida bayon etilgan guruhlash belgilari bir birigi muvofiq bo’lishi, ya’ni bir xil hujjatlar xronologiq belgiga, boshqalari esa nominal belgiga ko’ra hujjatlar yigmajildlarida joylashtirilishi kerak. Bundan tashqari, har bir bo’linmada devonxonaga topshirmasdan doimiy saqlashni talab qiladigan hujjatlar uchun yig`majildlar ajratish kerak.Xodimning shaxsiy yig’majildida to’planadigan hujjatlar quyidagilar:
 yig’majilddagi hujjatlarning ichki ro’yxati;
 mehnat shartnomasi;
 kadrlar hisobini yuritish bo’yicha shaxsiy
varaqa(so’rovnoma);
 rahbariyatning boshqa lavozimga o’tkazish, Yuqori
lavozimga ko’tarish, rezervga kiritish to’g’risidagi taqdimnomalari;
 attestatsiya varaqalari;
 tarjimai hol;
 ma’lumot to’g’risidagi hujjatlarning nusxalari;
 tavsifnomalari yoki tavsiya xatlari;
 faxriy unvonlar, ilmiy darajalar berish, davlat mukofotlari
bilan taqdirlash to’g’risidagi hujjatlardan ko’chirmalar(nusxalar);
 taqdirlash varaqalarining nusxalari;
 fotosuratlar;
 tibbiy tekshiruvlarning natijalari;
 T-2 shakldagi kartochkalar;
 Xodimga tegishli bo’yruqlarning nusxalari.
Hozirgi davrda hujjatlarni saqlash ikki turga bo`linadi:. .Gorizontal;

2.Vertikal.

Gorizontal usulda hujjatlar ustma-ust quyilib saqlanadi. Vertikal usulda esa yigmajildlarni kitoblarga o’xshab javonlarga taxlab saqlanadi. Yig’majildlarning muqovasida ularni tez va oson topish uchun raqam va indekslar quyib chiqiladi. Ba’zan, muqovalarda, chapki past burchaqdan boshlab o’ng Yuqori burchakkacha diagonaliga signal chiziqchasi o’tqaziladi. Ko’pincha bu chiziqchaga raqam va indekslar quyiladi. Agar shkafdan birorta ish qog’ozi olinsa, chiziqcha bo’lib, bir qatorda turgan ish qog’ozlarning buzilganligi ko’rinib qoladi. Yig’majildning ichidan biror bir hujjatning olinishi ta’qiqlanadi. Ammo ba’zi istisno xollarda raxbarning yozma yoki og’zaki ruxsati bilan hujjatlar olinishi mumkin. Bu xollar belgilangan shaklda vaqtinchalik qo’llanishi uchun hujjatni berish to’g’risida (akt) dalolatnoma tuziladi. Bu tuzilgan dalolatnoma hujjatni qo’llanishi uchun olgan va qo’llanishi uchun bergan korxonalarning gerbli muxrlari bosilgan bo’lishi shart. Bu dalolatnoma hujjat chiqarilgan yerga quyiladi va hujjat qaytarilgo’nga qadar usha yerda saqlanadi. Dalolatnoma hujjat qaytishi bilan yo’q qilinadi. Xo’jatlar faqat xuquqli kishilargagina beriladi va muddati tugagan kuni bo’linmalardan olib chiqib qetish faqat raxbar xodimning yozma ruxsati bilan amalga oshiriladi.


Qaytarish muddati_________________________________________________________
Quyidagi hujjatlr berilgan________________________________________
Vaqtinchalik qo’llash uchun jami ____________________
______________________ berilmoqda
(son va qavs ichida so’z bilan)
Topshirildi ____________ (lavozimi, imzo)
Qabul qildi_______________________(lavozimi, imzo)